Reglas para entregar la contabilidad al SAT – Recomendaciones para antes de la Contabilidad Electrónica –

Reglas para entregar la contabilidad al SAT

Autor: Elías Quezada

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Los impuestos se determinan sobre la información financiera de los contribuyentes. Es por ello relevante para la autoridad fiscal, el dejar claro que es lo que debe entenderse – par efectos fiscales – como contabilidad. Al efecto, la fracción I del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), indica que la contabilidad, se integra, por:

(…) los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

Forma en que deben llevarse los registros.

El artículo 33 del Reglamento del CFF, previene que los registros contables podrán llevarse en el sistema que mejor se adapte a las necesidades del contribuyente, pero deben de reunir ciertos requisitos, entre otros el que las operaciones estén relacionadas con la documentación comprobatoria de las mismas, que se puedan identificar las cuotas o tasas causadas de impuestos y que las inversiones en activos estén identificadas plenamente, tanto documentalmente como por sus características físicas.

Es obligación el formular estados de posición financiera, que permitan relacionar cada una de sus cuentas con cada operación en lo individual.

Se indica que los asientos contables deben ser analíticos, anotando en forma descriptiva todas las operaciones siguiendo un orden cronológico indicando el movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.

Sobre este punto, es común encontrarse con registros globales o efectuados de tal forma que no es posible conocer el origen de una transacción, principalmente por haber implementado un catálogo de cuentas inadecuado o un sistema no propicio a las circunstancias. Con independencia de que la autoridad fiscal pueda eventualmente solicitar la información en los términos anteriormente planteados, es recomendable implemente en su empresa o negocio, un sistema que le permita ser eficiente en la captura de sus registros y contar mensualmente con información financiera que le permita tomar decisiones acertadas.

Difícilmente podría usted eximirse de la obligación de entregar información a la autoridad, cuando así sea requerido, y mucho menos, de evitar mostrar el detalle de las transacciones.

Obligación de entregar información contable.

De conformidad con las disposiciones fiscales que entraron en vigor a partir del 1 de enero de 2014, es obligación de los contribuyentes de ingresar en forma mensual en la página de internet del SAT, la contabilidad del periodo. La fracción III, del artículo 9 transitorio del CFF para 2014, indica que la autoridad fiscal dará a conocer las reglas de presentación de la contabilidad, las cuales deben de prever la entrada en vigor escalonada de estas obligaciones.

Anteproyecto (Borrador) dado a conocer.

De manera informal, ha estado circulando un borrador que contiene el texto de las reglas, que son por demás exageradas, y que indican que deben ingresarse mensualmente al portal del SAT, lo siguiente:

1. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo.– A éste se le agregará un campo con el código agrupador del SAT publicado en su página de Internet. El catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.
2. Balanza de comprobación.– Debe incluir los saldos iniciales, movimientos del periodo, y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.
3. Pólizas contables.– Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los comprobantes fiscales digitales por Internet que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste

La pretensión de la autoridad aquí expresada, es exagerada y pudiera ir más allá de la propia ley. Sería prácticamente imposible para el contribuyente, el cargar mensualmente el detalle de su contabilidad en el sistema del SAT. Sabemos – por experiencia – que el meter un aviso a veces nos demanda horas, por falta de capacidad del sistema. Así pues, ¿en qué cabeza cabe que ese sistema pudiera contener el detalle de la contabilidad a nivel nacional de los contribuyentes?

Intención de la Autoridad.

Ahora bien, desde mi punto de vista, considero que la autoridad fiscal va a solicitar la balanza de comprobación detallada de los contribuyentes. Con esto, fácilmente podrá percatarse de posibles inconsistencias en sus registros y programar revisiones de una manera más atinada y efectiva.

Esto obligaría a los contribuyentes a cerrar oportunamente su contabilidad cada mes, y estar seguros que todo se encuentre debidamente registrado, ya que, la autoridad se va a estar percatando de cada ajuste o cambio que se vaya haciendo durante el ejercicio a los registros contables.

Recomendaciones.

Es recomendable revise bien en qué condiciones se encuentra su contabilidad; si hay cuentas irreales que deben ser depuradas, analizar la mejor manera de hacerlo; si hay contribuciones pendientes de pago, pues que haga un plan para liquidarlas y evitar recargos y multas.

Como dicen, que no hay mal que por bien no venga; estas nuevas reglas van a ayudar a establecer mejores prácticas financieras en la empresa, que a la postre, sensibilicen a los socios inversionistas, sobre los resultados periódicos que se obtengan, y de cara a ello, tomar mejores decisiones.

En lugar de quejarnos de la exageración de la autoridad, irnos preparando para tener una contabilidad correcta y al día. Que se preocupen los que no cumplen.

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