Contabilidad electrónica, lo que sabemos a Octubre 2014.

El 10 de Noviembre en Aguascalientes se celebró una Reunión de Contadores, misma que trató temas diferentes y para ahondar más les traemos el material de la charla.

Créditos

Francisco Arguello
Guillermo Diosdado
Francisco Hernández

Sitio web: aafiscal.com

 

CONTABILIDAD Y SU ENVIO ELECTRONICO LO QUE SABEMOS A OCTUBRE DE 2014

ANTECEDENTES

El uso de la tecnología al servicio de la fiscalización no es algo nuevo en México. En los últimas dos décadas los contribuyentes, los contadores de estos y sus asesores hemos tenido que evolucionar, prepararnos y a final de cuentas adaptarnos a los requerimientos tecnológicos por parte de las autoridades fiscales para poder cumplir con nuestras obligaciones fiscales, por citar algunos ejemplos recientes están la facturación electrónica y la generación de comprobantes fiscales electrónicos para soportar la deducibilidad de la nómina.

Hoy día nos enfrentamos a un nuevo reto llamado “Contabilidad Electrónica y su envió mediante medios electrónicos a las autoridades fiscales” lo cual implicará el adaptar nuestras políticas y sistemas de registro contable para poder estar en cumplimiento de este requerimiento al que se está obligado desde el pasado 1 de julio y estar listos para comenzar a subir nuestra información contable a la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT) el próximo mes de Enero de 2015 para la personas morales y 27 de febrero para las personas físicas.

CRONOLOGIA DE LOS HECHOS

1 de enero de 2014, fue reformado el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), en especial en sus fracciones III y IV, en las cuales se establecieron nuevas obligaciones y requisitos que deben cumplirse en materia de registros contables.

En específico la fracción III ahora establece que los registros y asientos contables de todos los contribuyentes deben ser registrados en medios electrónicos y permanecer en el domicilio fiscal del contribuyente, mientras que la fracción IV señala que de forma mensual la información contable deberá ser ingresada en el portal del SAT, de conformidad con reglas de carácter general. La entrada en vigor de estas nuevas disposiciones fue prorrogada y entraron en vigor el pasado el 1º de julio de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43 transitorio de la resolución miscelánea para 2014.

2 de abril de 2013 se publica en el Diario Oficial de la Federación el nuevo Reglamento del CFF, en el cual su Artículo 33 prácticamente contiene lo que debe entenderse a partir del 1 de julio como “contabilidad para efectos fiscales” ya que este artículo por una parte señala que documentos e información debe integrar la contabilidad y por otra los requisitos que deben cumplir los registros y asientos contables como sigue:

A) INFORMACION QUE DEBE CONTENER LA CONTABILIDAD

 Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos.

 La solicitud de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como sus movimientos.

 Todas las declaraciones presentas al Servicio de Administración Tributaria.

 Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones contra los registros contables.

 La documentación relacionada con la contratación de trabajadores e información relacionada con el pago de su seguridad social.

 La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior.

En relación con la información que debe contener la contabilidad, es claro que la autoridad pretende que además de los CFDI en su versión XML se tenga disponible en forma electrónica información que soporta las operaciones realizadas por los contribuyentes, tal pudiera ser el caso de los contratos, estudios de precios de transferencia, documentación de los cargos intercompañías, pagos de outsourcing, etc.

B) REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS REGISTROS Y ASIENTOS CONTABLES.

Los requisitos más importantes a cumplir son:

Los registros contables deberán plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la información que soporta las operaciones esté en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación. Hasta el 31 de diciembre de 2013 se permitió llevar la contabilidad en un idioma distinto del español y en una moneda distinta del peso con la condición de que cuando la autoridad solicitara información se le proporcionara en español y en pesos.

Sin duda este es uno de los requisitos que ha causado mayor contrariedad entre los contribuyentes personas morales subsidiarias o partes relacionadas de compañías trasnacionales que utilizan sistemas contables estandarizados globalmente sobre la plataforma de un ERP (por sus siglas en inglés) para cumplir con fines de reporteo a sus corporativos en los cuales se utiliza un idioma extranjero y moneda funcional distinta del peso, y que para poder cumplir con los requisitos de este nuevo reglamento se tendrá que invertir, tiempo, dinero y recursos humanos y tecnológicos de manera considerable ya sea para modificar el sistema contable o para crear un módulo de reporteo para fines de cumplimiento de impuestos corporativos en México.

• Cada registro o asiento contable debe ser analítico y registrarse a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación. De conformidad con la tercera modificación a la Resolución Miscelánea publicada en el Diario Oficial del 19 de agosto de 2014, los registros se podrán efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.
• El registro debe contener los folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales digitales el cual es un código de 32 dígitos que será la información base mediante el cual el SAT muy probablemente correlacionará y compulsará la información, ya que fiscalmente equivale al número del comprobante. De conformidad con la fracción III de la Regla I.2.8.6 modificada en la tercera Resolución Miscelánea, en caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
• En el caso de los activos fijos identificar por cada uno de ellos la fecha de adquisición, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual y los papeles de trabajo que soportan la deducción de inversiones formarán parte de la contabilidad de conformidad con lo dispuesto en la regla I.2.8.9.
• En relación con los inventarios, distinguir entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción.

Además se deberá llevar un control sobre los mismos que permita identificar:

• Cada unidad
• Tipo de mercancía o producto en proceso
• Fecha de adquisición o enajenación según se trate
• Amento o la disminución en dichos inventarios
• Las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal
• Su fecha de entrega o recepción,
• Si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos.

 

• Contener el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones. Los registros además deben permitir identificar las distintas tasas aplicadas, si su pago o cobro se hacen en una sola exhibición o en parcialidades, y la fecha y forma en que se cobró o pagó.

Ahora bien, es importante tener en cuenta que hasta el 30 de junio de 2014 la obligación de llevar contabilidad se cumplía para efectos fiscales, cumpliendo con lo dispuesto con las Normas de Información Financiera, esta situación cambia sustancialmente con la entrada en vigor el 1 de julio de 2014 las fracciones I y II del Artículo 28 del CFF y el artículo 33 del su Reglamento ya que en conjunto brindan una nueva definición completamente nueva de lo que debe entenderse como contabilidad para efectos fiscales y el no cumplir con estas disposiciones derivaría en infracciones y sanciones de acuerdo con lo dispuesto en el CFF como sigue:

Del análisis del cuadro anterior, pareciera ser que el incumplimiento de estas nuevas disposiciones pudiese no ser tan grave, sin embargo lo realmente preocupante está en lo dispuesto por el Artículo 27 de la Ley del ISR textualmente establece en su fracción IV lo siguiente:

Artículo 27 de la Ley del ISR. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos:

I.-…

IV. Estar debidamente registradas en contabilidad y que sean restadas una sola vez

De lo anterior se desprende que si las deducciones de un contribuyente no están debidamente registradas en contabilidad, y entiéndase por debidamente que atienden a lo dispuesto en al artículo 28 del CFF y 33 de su reglamento dichas deducciones serían no deducibles para efectos del ISR.

Por otra parte, en materia de Impuesto al Valor Agregado y de conformidad con el artículo 5 de dicha Ley, si el gasto es no deducible para ISR el IVA pagado en la operación sería no acreditable.

11 de Julio de 2014, se publica en el Diario Oficial de la federación el Anexo 24 de la RMF 2014 el contiene la estructura de los archivos XML que se utilizará para la presentación de la información de la contabilidad al SAT, en lo que se refiere en detalle a:

A.- Catálogo de cuentas

En términos generales se proporciona información de cómo se deberá estandarizar los campos a utilizar en dicho catálogo desde el punto de vista tecnológico.

B.- Código Agrupador de Cuentas del SAT

Se incluye un listado con una serie de cuentas generales, cada una con un número, el cual servirá para agrupar las cuentas del contribuyente según las cuentas de este listado.

C.- Balanza de Comprobación

Se especifica las cuentas de la balanza de comprobación que deberán usarse para que el SAT reciba información estandarizada de los contribuyentes a nivel nacional.

D.- Información de las pólizas a ser generadas

Se proporciona información de cómo se deberá estandarizar los campos a utilizar en los registros desde el punto de vista tecnológico.

19 de Agosto de 2014, el SAT publica en el Diario Oficial la tercera modificación a la Resolución Miscelánea y modifica la regla I.2.8.6 y artículo transitorio décimo tercero quedando como sigue:

Regla I.2.8.6. Los contribuyentes, obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:

I.- Catálogo de Cuentas elaborado de conformidad con el anexo 24 A y B

II. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados, conforme al anexo 24, apartado C.

La balanza de comprobación para los efectos de esta fracción, se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel.

Para los efectos de esta regla se entenderá como balanza de comprobación aquella que se determine de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera

(NIF), los principios estadounidenses de contabilidad «United States Generally Accepted Accounting Principles» (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente.

El marco contable aplicable deberá ser emitido por el organismo profesional competente en esta materia y encontrarse vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligación de llevar la contabilidad.

III. Información de las pólizas siendo posible distinguir el CFDI que soporte cada operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D. En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza

Regla I.2.8.7. La información deberá ser enviada a través del buzón tributario de acuerdo a la siguiente periodicidad:

I.- Catálogo de Cuentas por única vez en el primer envío (Enero de 2015 para las personas morales y 27 de febrero para las físicas según transitorio décimo tercero modificado en la 3era RSM), salvo cambios posteriores

II. Balanza de comprobación de forma mensual:

 Morales el día 25 del mes inmediato siguiente al que corresponda

 Físicas el día 27 del mes inmediato siguiente al que corresponda

Conforme al artículo décimo tercero transitorio modificado en la 3era RSM publicada el 19 de agosto de 2014, las balanzas de comprobación de los meses de julio a diciembre de 2014 se entregaran en Enero de 2015 para la personas morales y 27 de febrero para las personas físicas.

III. El archivo con el cierre anual

•  Morales el día 20 de abril del ejercicio inmediato siguiente
•  Físicas el día 22 de mayo del ejercicio inmediato siguiente

En caso de que el contribuyente modifique posteriormente los archivos ya enviados, se efectuará la sustitución de éstos, a través del envío de los nuevos archivos, lo cual se deberá realizar dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación de la información por parte del contribuyente.

En caso de que los archivos contengan errores informáticos, se enviará por parte de la autoridad un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro del plazo de 3 días hábiles a partir que surta efectos la notificación del referido aviso el contribuyente proceda a enviar la información corregida.

Los contribuyentes que se encuentren en zonas donde no puedan acceder a los servicios de Internet, o bien, en el caso de que el tamaño del archivo no permita enviarlo por este medio, los contribuyentes entregarían la información a que se refiere la presente regla en la Administración Local del SAT adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos señalados anteriormente”, aclara el SAT.

Igualmente se establece que cuando les sea requerida información contable a los contribuyentes referente a las pólizas y su información soporte dentro del ejercicio de facultades de comprobación o cuando ésta se solicite como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensación el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico conforme a lo establecido en la regla I.2.8.6., fracción III, mencionado anteriormente.

Cuando se compensen saldos a favor de periodos anteriores, además del archivo de las pólizas del periodo que se compensa, se entregará por única vez, el que corresponda al periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor a compensar, siempre que se trate del mes de julio de 2014 o de meses subsecuentes y hasta que se termine de compensar el saldo remanente correspondiente a dicho periodo o éste se solicite en devolución.

El 16 de octubre se presenta la quinta resolución miscelánea en donde básicamente se reacomodan las aplicables derogándose las reglas anteriores bajo las estructura I.2.8 y publicándose nuevamente pero bajo la estructura I.2.8.1 como sigue:

• I.2.8.6. anterior / I.2.8.1.6. nueva Información contable que debe ser enviada por el buzón tributario

• I.2.8.7. anterior / I.2.8.1.7. nueva Plazos para el envío de la e-información

• I.2.8.8. anterior / I.2.8.1.8. nueva Envío de la información (pólizas) a requerimiento de la autoridad

• I.2.8.9. anterior / I.2.8.1.9. nueva Plazo para el registro contable y facilidad para incluir la información a la póliza.

RECOMENDACIONES

Tomar las medidas necesarias para adecuar los sistemas informáticos y políticas contables para estar en posibilidad de cumplir en tiempo y forma con esta nueva obligación fiscal en vigor desde el 1 de julio de 20014 y proporcionar la información al SAT correspondiente a los meses de julio a diciembre de 2014 en enero de 2015 para las personas morales y 27 de febrero para las personas físicas.

Asimismo, por la magnitud y complejidad de esta nueva obligación pudiera ser probable que el SAT realice nuevos ajustes u otorgue prorrogas o facilidades para el cumplimiento de esta obligación.

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