Asamblea General Ordinaria de Accionistas.
Abril es el Mes de la
Asamblea General Ordinaria de Accionistas.
C.P.C. Adolfo Cortés Herrera
Socio Director De Cortés González Y Asociados, S.C.
Vocal Del Sector Externo y Exsíndico del Contribuyente AMCPDF
Contacto: [email protected]
El motivo de este artículo es hacer una exhortación a contribuyentes, personas morales representadas por personas físicas que tienen la responsabilidad de elaborar anualmente la Asamblea General Ordinaria de Accionistas para aprobar los estados financieros del ejercicio de que se trate.
Abril es la fecha límite que conforme al artículo 181 la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), establece para que en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, se aprueben los estados financieros del ejercicio inmediato anterior, en los términos siguientes:
Primer punto a cumplir en la materia es concluir con los procesos contables y la determinación de los estados financieros del ejercicio social de que se trate, para que en términos del artículo 172 de la LGSM se de cumplimiento a lo siguiente:
Artículo 172.- Las sociedades anónimas, bajo la responsabilidad de sus administradores, presentarán a la Asamblea de Accionistas, anualmente, un informe que incluya por lo menos:
A. Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.
B. Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.
C. Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.
D. Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.
E. Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.
F. Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.
G. Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.
A la información anterior se agregará el informe de los comisarios a que se refiere la fracción IV del artículo 166.
Es muy lamentable que en tu carácter de auditor externo, asesor, consultor, contador de la empresa, o el cargo que ocupes, cuando pides a los directivos de una empresa el cumplimiento en materia de Asambleas de Accionistas y el libro de actas, no tienen ni tan solo los estados financieros básicos con sus notas que conforme a la normatividad financiera debe generar la empresa, ni mucho menos tienen el libro de actas actualizado con las respectivas asambleas ordinarias y en su caso, asambleas extraordinarias respectivamente.
Un segundo punto y muy importante a considerar, es la intervención del Comisario y/o Comisarios de la sociedad, ya que la propia LGSM establece la vigilancia de la sociedad a través de su comisario en los términos siguientes:
Artículo 164.- La vigilancia de la sociedad anónima estará a cargo de uno o varios Comisarios, temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas extrañas a la sociedad, con las facultades y obligaciones siguientes:
Artículo 166.- Son facultades y obligaciones de los comisarios:
II.- Exigir a los administradores una información mensual que incluya por lo menos un estado de situación financiera y un estado de resultados.
III.- Realizar un examen de las operaciones, documentación, registros y demás evidencias comprobatorias, en el grado y extensión que sean necesarios para efectuar la vigilancia de las operaciones que la ley les impone y para poder rendir fundadamente el dictamen que se menciona en el siguiente inciso.
IV.- Rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la información presentada por el Consejo de Administración a la propia Asamblea de Accionistas. Este informe deberá incluir, por lo menos:
A. La opinión del Comisario sobre si las políticas y criterios contables y de información seguidos por la sociedad son adecuados y suficientes tomando en consideración las circunstancias particulares de la sociedad.
B. La opinión del Comisario sobre si esas políticas y criterios han sido aplicados consistentemente en la información presentada por los administradores.
C. La opinión del comisario sobre si, como consecuencia de lo anterior, la información presentada por los administradores refleja en forma veraz y suficiente la situación financiera y los resultados de la sociedad.
V.- Hacer que se inserten en la Orden del Día de las sesiones del Consejo de Administración y de las Asambleas de Accionistas, los puntos que crean pertinentes;
VI.- Convocar a Asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas, en caso de omisión de los Administradores y en cualquier otro caso en que lo juzguen conveniente;
VII.- Asistir, con voz, pero sin voto, a todas la sesiones del Consejo de Administración, a las cuales deberán ser citados;
VIII.- Asistir, con voz pero sin voto, a las Asambleas de Accionistas, y
IX.- En general, vigilar la gestión, conducción y ejecución de los negocios de la sociedad.
Como dijera el refrán; “Al buen entendedor, pocas palabras”. Bastaría con tan sólo atender estos dos artículos, el 172 y 166 de la LGSM para dar un buen inicio al cumplimiento de las asambleas de accionistas y su registro en el libro de actas.
Artículo 173.- El informe del que habla el enunciado general del artículo anterior, incluido el informe de los comisarios, deberá quedar terminado y ponerse a disposición de los accionistas por lo menos quince días antes de la fecha de la asamblea que haya de discutirlo. Los accionistas tendrán derecho a que se les entregue una copia del informe correspondiente.
Artículo 176.- La falta de presentación oportuna del informe a que se refiere el enunciado general del artículo 172, será motivo para que la Asamblea General de Accionistas acuerde la remoción del Administrador o Consejo de Administración, o de los Comisarios, sin perjuicio de que se les exijan las responsabilidades en que respectivamente hubieren incurrido.
En términos del artículo 178 de la LGSM, la Asamblea General de Accionistas, es el órgano supremo con facultades para remover tantas veces como sea necesario al Comisario, al Administrador Único y en su caso, a los integrantes del Consejo de Administración respectivamente.
Artículo 177. Quince días después de la fecha en que la Asamblea General de Accionistas haya aprobado el informe a que se refiere el enunciado general del artículo 172, los accionistas podrán solicitar que se publiquen en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía los estados financieros, junto con sus notas y el dictamen de los comisarios.
En los últimos años la autoridad ofrece la facilidad de publicar los estados financieros junto con sus notas y el dictamen de los comisarios en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía, todo ello a fin de agilizar y economizar los altos costos que en otros tiempos se pagaban por hacer las publicaciones en periódicos prestigiados de mayor circulación o en su caso, en el Diario Oficial de la Federación.
Artículo 181.- La Asamblea Ordinaria se reunirá por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social y se ocupará, además de los asuntos incluidos en la orden del día, de los siguientes:
I.- Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas.
II.- En su caso, nombrar al Administrador o Consejo de Administración y a los Comisarios;
III.- Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.
Puntos importantes a considerar en el desarrollo de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas, serán los siguientes:
La aprobación del informe presentado por el Administrador Único y/o Presidente del Consejo de Administración, el informe del Comisario, ratificar en sus cargos al Administrador Único y/o Consejo de Administración y Comisario de la Sociedad, así como nombrar al Delegado Especial para la debida protocolización y certificación en su caso, de la asamblea ante el Notario Público de su preferencia.
Artículo 183.- La convocatoria para las asambleas deberá hacerse por el Administrador o el Consejo de Administración, o por los Comisarios, salvo lo dispuesto en los artículos 168, 184 y 185.
Artículo 186. La convocatoria para las asambleas generales deberá hacerse por medio de la publicación de un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía con la anticipación que fijen los estatutos, o en su defecto, quince días antes de la fecha señalada para la reunión.
Durante todo este tiempo estará a disposición de los accionistas, en las oficinas de la sociedad, el informe a que se refiere el enunciado general del artículo 172.
Artículo 187.- La convocatoria para las Asambleas deberá contener la Orden del Día y será firmada por quien la haga.
Artículo 188.- Toda resolución de la Asamblea tomada con infracción de lo que disponen los dos artículos anteriores, será nula, salvo que en el momento de la votación haya estado representada la totalidad de las acciones.
Muy importante a considerar lo dispuesto por este artículo en referencia a la convocatoria e informe del Administrador Único o del Presidente del Consejo de Administración, recomendando que en la medida de lo posible, al momento de votación en la asamblea, esté presente la totalidad de los accionistas para evitar cualquier nulidad a la misma.
Artículo 189.- Para que una Asamblea Ordinaria se considere legalmente reunida, deberá estar representada, por lo menos, la mitad del capital social, y las resoluciones sólo serán válidas cuando se tomen por mayoría de los votos presentes.
Artículo 193.- Salvo estipulación contraria de los estatutos, las Asambleas Generales de Accionistas serán presididas por el Administrador o por el Consejo de Administración, y a falta de ellos, por quien fuere designado por los accionistas presentes.
Artículo 194.- Las actas de las Asambleas Generales de Accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran. Se agregarán a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos que esta Ley establece.
Cuando por cualquiera circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante fedatario público.
Las actas de las Asambleas Extraordinarias serán protocolizadas ante fedatario público e inscritas en el Registro Público de Comercio.
Muchas dudas se esclarecen con este artículo y preguntas que suelen hacerme con cierta frecuencia como las siguientes:
¿Qué Asambleas se deben registrar en el libro de actas?
Todas deben registrase y cuando por cualquiera circunstancia no pudiera asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante fedatario público.
¿Quiénes deben firmar las asambleas?
El Administrador Único y/o el Presidente del Consejo de Administración, el Secretario de la Asamblea y Comisario de la Sociedad.
¿Qué Asambleas deberán protocolizarse e inscribirse en el Registro Público de Comercio?
Las Asambleas Extraordinarias y en algunos casos las Asambleas Ordinarias, sólo se protocolizarán cuando por alguna circunstancia no se hubiera pasado libro de actas.
Fuente original:
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Concluyo exhortando a los contribuyentes, representantes de empresas, profesionales relacionados con este compromiso y demás personas con la obligación de elaborar las Asambleas de Accionistas, a dar cumplimiento en tiempo y forma con este instrumento que es tan importante en la validez de las operaciones y delimitar la responsabilidad ante las autoridades y los particulares involucrados en la materia.
C.P.C. Adolfo Cortés Herrera
Socio Director De Cortés González Y Asociados, S.C.
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