CFF 2014: Las nuevas obligaciones para el registro de la contabilidad
“Nuevas obligaciones para el registro de la contabilidad”
Autor: Beatriz Rochin y Elias Quezada
El día 2 de Abril de 2014, se dio a conocer en el Diario Oficial de la Federación el nuevo reglamento del Código Fiscal de la Federación, mismo que entró en vigor al día siguiente de su publicación, dejando sin efectos al reglamento vigente hasta esa fecha.
En el tema que nos ocupa, es importante consultar lo atinente a las reglas para el manejo de la contabilidad que se mencionan específicamente en el Capítulo IV, Artículos del 33 al 35, ya que es donde se precisan los lineamientos fiscales aplicables.
En este documento, analizaremos lo que establece el artículo 33, mismo que se divide en dos partes. La sección “A” que habla de la documentación e información que integra la contabilidad y por otra parte la sección “B” que indica cómo deben llevarse los registros o asientos contables.
Los elementos que deben de integrar la contabilidad de los contribuyentes, son los siguientes:
I. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos.
II. Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte.
III. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos.
IV. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente.
V. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente.
VI. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones.
VII. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior.
VIII. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios.
IX. Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables.
Uno de los principales cambios que sobresale respecto al nuevo reglamento con el anterior, es que ya no se hace referencia a la opción de poder llevar la contabilidad de manera manual o mecánica, por lo que se entiende que todo debe ser en forma electrónica.
Otra novedad y requisito es que los asientos y registros contables deben de ser analíticos y registrarse en el mes en que se lleven a cabo las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de dichos eventos.
Se debe integrar en el libro diario de manera descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, además de indicar el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda e indicar los nombres de las cuentas de contabilidad, además de relacionar cada operación con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.
Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
En cada asiento o registro se debe permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, para que de esta manera se logre identificar la forma de pago así como las diferentes contribuciones, tasas y cuotas.
Asimismo cada asiento y registro debe de señalar específicamente, la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, cantidad o unidad de medida, forma de pago detallando si esta fue al contado, a crédito, plazos o en parcialidades en su caso, así como el medio de pago o extinción de dicha obligación.
Se deben de formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados, y que estos sean debidamente relacionados con las cuentas respectivas de cada operación.
No debemos olvidar el identificar los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o destrucción.
En los casos que la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad esté en un idioma distinto al español, o que los valores se establezcan en moneda extranjera, estos deberán de acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio que fue utilizado por cada operación.
Otra novedad a destacar, es que los registros se deben establecer por centros de costos, esto es, identificar plenamente las operaciones de cada sucursal incluyendo las del extranjero.
En los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, se deberá permitir identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso, la fecha de adquisición y enajenación, así como la existencia, aumento o disminución en dichos inventarios. También se debe de especificar el método de valuación utilizado y la fecha en la que comenzó a utilizarse.
En relación a los depósitos y retiros en las cuentas bancarias, estas deben de permitir su identificación y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, tal y como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras.
Comentario Final.
Equivocadamente se tiene la idea de que los registros pueden ser globales. Frecuentemente nos topamos con contribuyentes, que concentran – por ejemplo – las ventas de todo un mes en una sola póliza, inclusive cargando a una cuenta global de clientes. El control de clientes lo llevan por separado ya sea en Excel o en otra herramienta de facturación que no amarra o coincide con la contabilidad.
Como se puede advertir, mediante esta reforma, la autoridad fiscal al verse impedida en el pasado a analizar a detalle las transacciones, puntualiza que la contabilidad debe ser analítica y detallada.
Así las cosas, le recomendamos tenga a bien revisar cómo se están registrando las transacciones de su empresa y si es que amerita de una reestructura de cara a las normas de información financiera y a los requerimientos fiscales antes esgrimidos.
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