¿Cuánto representa el cambio a documentos digitales CFDI?
¿Cuánto representa el cambio a documentos digitales
Autor: C.P.C y E.F.C. Enrique Pastor
Con la reforma fiscal 2014 recibimos un cúmulo enorme de temas que analizar, canalizar e implementar en el quehacer cotidiano de los negocios. Quien no fue afectado en lo relacionado a los pagos a su personal, lo fue en el tratamiento o cambios de algunas deducciones, o en cambios en sistemas de costeo y muchas otras más, pero, en lo que absolutamente todos fuimos afectados fue el tema de la emisión y recepción de documentos digitales denominados CFDI[1].
Así es, a partir de este año (sólo algunos tuvieron una prórroga trimestral), todos los que lleven a cabo operaciones que representen un ingreso o una deducción, y además aquellos que lleven a cabo ciertos pagos que tradicionalmente hubieran requerido una constancia, deberán cumplir con un requisito de emisión de CFDI.
La entrada en vigor de esta modalidad venía desde hacía varios años dibujándose en la legislación, con disposiciones donde se agregaban paulatinamente diversos sujetos obligados, luego opcionales, y a base de prórrogas, finalmente ahora ya es obligatorio para todos.
QUE HA PASADO EN LAS EMPRESAS
En nuestra experiencia durante el primer trimestre del año hemos visto de todo. Desde quien no ha hecho nada, no se ha dado por enterado o no comprendió que lo valioso para el efecto fiscal es el archivo “xml”[2] y no la representación gráfica de este, hasta quienes han llevado a cabo importantes modificaciones en sus procesos administrativos y financieros y sobre todo de sistemas y procesos contables y es que no es para menos por la importancia de la materia.
Nos preocupa el tiempo en el que se asuma esta importancia, nos preocupa los costos en los que se va a incurrir para resolver lo que no se ha modificado, nos preocupa, la posibilidad real de obtener a tiempo pasado la comprobación en formato “xml” que se había perdido por no solicitarla a tiempo.
No será extraño que dentro de unos meses nuestros auditores soliciten para sus pruebas los lotes de archivos y emitamos diversas observaciones, ya sea por los faltantes, por los que no pasen la verificación, por los que no se encuentren dentro de un proceso vinculatorio a su registro contable, y muchas otras características que deberán cumplir para que se asuman como “comprobante deducible para efectos fiscales”, por lo que queremos compartir algunas reflexiones de aspecto práctico que pueden orientar acciones a tomar en aras de cubrir los puntos vulnerables de este requisito para las deducciones.
ASPÉCTOS PRÁCTICOS
DONDE Y COMO SE RECIBEN LOS CFDI
El primer punto interesante es definir donde y como se nos hacen llegar estos archivos. Como he dicho antes, aún muchos negocios se conforman con entregar y el comprador se conforma con recibir, una impresión de un comprobante. En virtud de que lo que necesitamos es un archivo digital, se requiere una entrega por medio digital, ya sea una grabación en un medio magnético o un envío por un medio electrónico. En este caso algunas empresas con estructuras muy robustas en telecomunicaciones y tecnología, pueden haber definido un sitio “ftp”[3] en su servidor para recepción de archivos con formatos específicos e información particular para ser procesados por su “ERP”[4] , y otros, más modestos, pueden solicitar que se les envíe a una dirección electrónica. De este tipo de negocios es donde las dificultades se pueden presentar. Es probable que no sólo una persona lleve a cabo todas las compras del negocio. Es probable que muchos potenciales compradores, estén solicitando simultáneamente que se les envíen a sus direcciones electrónicas los documentos CFDI, por lo que si no se diseña un proceso adecuado que conduzca al orden, es fácil caer en el caos, pues no se tendrá la certeza de que hay un control apropiado para recuperar todas las comprobaciones digitales. Recomendamos ampliamente que se señale un solo buzón electrónico para estos efectos y que se responsabilice a una persona o puesto que siga el proceso de recepción, se dicten políticas de restricción de pagos para el caso de proveedores que no entreguen el documento y se verifique que los archivos recibidos cumplan con reglas de Código Fiscal.
COMO SE PROCESAN LOS CFDI
Igual que en lo comentado en el proceso de solicitud y recepción, existen múltiples posiciones ante esta pregunta, dependiendo del tamaño y grado de complejidad de la empresa. Hay desde aquellas que gracias a las “Addendas”[5] que contienen los CFDI permiten que al recepcionarse sean procesadas por el sistema “ERP” del negocio, hasta aquellos más modestos que requieren que alguien lleve a cabo los diversos procesos derivados de un comprobante que ampara una compra o un gasto.
Normalmente esto incluye conocer la información del proveedor y la existencia de una orden de compra previa, así como de lo amparado por el documento, y los volúmenes, descripciones, precios unitarios, operaciones aritméticas como sumas y multiplicaciones, tasas de impuestos, descuentos aplicados, importe adeudado, si existen o no pagos a cuenta o anticipos y si se recibió el producto o servicio, así como si este fue recibido en forma completa o parcial. Todo esto, sobre un documento digital, es complejo. Por lo tanto, normalmente el o los funcionarios trabajan sobre el documento que es la “representación gráfica” del archivo electrónico, olvidándose de que aunque se cubran los aspectos administrativo-operativo de dicha adquisición, se deben comprobar además otros aspectos de índole fiscal. El artículo 29 del Código Fiscal señala dos comprobaciones que se deben llevar a cabo a los CFDI:
Art. 29.- “Los contribuyentes podrán comprobar la autenticidad de los comprobantes fiscales digitales por Internet que reciban consultando en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si al momento de la emisión del comprobante fiscal digital, el certificado que ampare el sello digital se encontraba vigente y registrado en dicho órgano desconcentrado.”
Esto es una parte de las verificaciones que se deben procesar para no incurrir en una falta administrativa o delito fiscal, al pretender una deducción de una erogación que no era procedente como lo señala la misma norma legal:
Art. 29-A último párrafo.- “Las cantidades que estén amparadas en los comprobantes fiscales que no reúnan algún requisito de los establecidos en esta disposición o en el artículo 29 de este Código, según sea el caso, o cuando los datos contenidos en los mismos se plasmen en forma distinta a lo señalado por las disposiciones fiscales, no podrán deducirse o acreditarse fiscalmente.”
Artículo 109.-Será sancionado con las mismas penas del delito de defraudación fiscal, quien:
…
VIII. Darle efectos fiscales a los comprobantes digitales cuando no reúnan los requisitos de los artículos 29 y 29-A de este Código.
COMO SE CONSERVAN LOS CFDI
En esta enorme gama de giros y tamaños de organizaciones, también hemos observado que el tema de la conservación de los documentos es realmente un punto de cuidado, y no todos lo han visualizado así. Las organizaciones más estructuradas y con alta capacidad y recursos tecnológicos cuentan con servidores especiales con sistemas de indexación de archivos que le permiten consultar y visualizar, así como reportear en cualquier tipo de consulta y orden y existen las más, empresas que no cuentan con dicha capacidad para la conservación y administración de los documentos digitales. Cuando mucho, estos le son enviados al área o responsable de los procesos contables y se espera que dentro de sus equipos se almacenen y conserven cumpliendo con todas las formalidades y garantías de que estos durarán completos (que no falte uno), íntegros (que no se puedan consultar tal como eran originalmente) y que no sean modificados después de su emisión (que sean auténticos). Dentro de estos requisitos, uno requerido es que hayan sido “timbrados”, o sea, que hayan sido certificados por un “PAC”[6] o prestador de servicios de certificación, el cual, para dicho fin, requiere que se haya firmado digitalmente, con un certificado de emisión digital.
El comentario también vale para lo que es el tiempo de conservación. Este depende de cada caso, pues, aunque en términos generales, las facultades de las autoridades para fiscalizar y liquidar contribuciones sea de cinco años (ejercicios), existen casos en que este plazo puede extenderse en el tiempo, tal es el caso de ejercicios que sean revisados y se interpongan medios de defensa, también es el caso de ejercicios en los que no se presente la declaración anual y otros, por lo que hay que determinar las políticas y procesos, así como las inversiones en equipo y tecnología para la conservación debida de los mismos, o en su defecto, la contratación de proveedores de servicios que ofrezcan la seguridad necesaria para conservar nuestros comprobantes de deducciones.
CONCLUSIONES
Como se puede observar, muchos empresarios aún no han valorado un monto específico de lo que significa el cambio en la forma de comprobar fiscalmente las deducciones. Cuando llevamos a la mente de nuestros clientes las posibles consecuencias de perder, no contar o no haber ordenado debidamente sus archivos digitales, es cuando muchos deciden invertir lo necesario en recursos humanos y tecnológicos para actuar en consecuencia.
Si su empresa aún no ha implementado las políticas y procedimiento necesarios para poder operar y conservar debidamente los CFDI que recibe, es tiempo de contactar a los socios de nuestra firma, quienes estaremos atentos y preparados para proveerle la asesoría necesaria y adecuada para el giro y tamaño de su empresa.
[1] Certificados Fiscales Digitales por Internet.
[2] XML o Lenguaje Extensible de “Etiquetado”, eXtensible Markup Language. Este metalenguaje proporciona una forma de aplicar etiquetas para describir las partes que componen un documento, permitiendo además el intercambio de documentos entre diferentes plataformas.
[3] FTP: Sigla en inglés de File Transfer Protocol – Protocolo de Transferencia de Archivos) en informática, es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP (Transmission Control Protocol), basado en la arquitectura cliente-servidor. Desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar archivos desde él o para enviarle archivos, independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.
[4] ERP: ERP (siglas en inglés de Enterprise Resource Planning) conocida en nuestro idioma como Planificación de Recursos Empresariales como la organización de un conjunto de información gerencial y su sistematización para poder integrar un grupo de actividades dentro de una compañía, organizándolas en sectores tales como Inventario, Producción, Logística y Contabilidad
[5] Las Addendas son un elemento opcional de la Factura Electrónica que en su caso, se incluye en el formato XML para añadir información no fiscal, de acuerdo a las prácticas comerciales que se observen. Regularmente en la addenda se incluyen datos relacionados a la orden de compra, identificación de proveedor, entrega de mercancías, entre otros.
[6] PAC: Proveedor Autorizado de Certificación, son empresas autorizadas por el Servicio de Administración Tributaria para procesar de formas determinadas y conforme a reglas de carácter general los archivos digitales que contienen comprobantes fiscales digitales por internet.
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