Identificación de la forma de pago y folio del XML relacionado con la operación en las pólizas contables.

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LA PROBLEMÁTICA DE LA IDENTIFICACIÓN DE LA FORMA DE PAGO Y FOLIO DEL COMPROBANTE RELACIONADO CON LA OPERACIÓN EN LOS REGISTROS CONTABLES

CP LD y MI Víctor Regalado Rodríguez

Sitio web: entornofiscal.com

Como parte de la reforma fiscal en materia de contabilidad para este año 2014, se ha adicionado una gran cantidad de requisitos que deben reunir los registros o asientos contables, mismos que se contienen en el Apartado B del artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (CFF).

Dicho numeral vigente a partir del 3 de Abril del 2014, establece entre otros requisitos, y en su fracción III, el que los registros o asientos contables deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate.

Por lo que a través de ésta disposición se incorpora, y como una novedad a partir de la fecha ya citada, el que en los asientos o registros contables se deba identificar el folio asignado a los comprobantes fiscales y la forma de pago de la operación que corresponda.

De esta forma es menester aclarar que el folio fiscal del comprobante fiscal a incluir es el denominado o conocido como UUID, el cual hace referencia al Código Identificador Universalmente Único formado por una cadena de 32 dígitos (integrado por una mezcla entre los números 0 al 9 y las primeras 6 letras del alfabeto) y que se muestra en 5 grupos separados por guiones. Ejemplo: 560a8451-a29c-41d4-a716-544676554400.

Al respecto es necesario precisar que conforme a la fracciones I y XIII del mismo precepto ya citado, también es un requisito el que el registro contable se efectúe en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran y que en el asiento contable se señale la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto y la cantidad o unidad de medida en su caso, por lo que si se debe incluir el número de folio del comprobante fiscal relacionado con la operación, pues se presenta el caso de cuando el comprobante fiscal es expedido en un momento distinto a cuando se hace el registro contable, ya que se podrá incluir en el registro contable los demás datos solicitados (fecha de la operación, descripción o concepto, cantidad o unidad de medida), pero no se podría relacionar el folio del comprobante fiscal respectivo, e incluso en ciertos casos ni se podría cumplir con el requisito de que el registro se efectúe en el mes de la operación, ya que el comprobante fiscal se emitiría con una fecha distinta a cuando la operación se hubiese realizado.

Considerando esto, a través de la regla I.2.8.9 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 (RMF 2014), adicionada a través de la 3ª Modificación a la misma, publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 19 de Agosto de 2014, se estableció que en los casos en que la fecha de emisión de los CFDI sea distinto a la realización de la póliza contable, el contribuyente podrá considerar como cumplida la obligación si la diferencia en días no es mayor al plazo de un mes.

Mientras que en lo relacionado al folio del comprobante fiscal, mediante reforma a la regla I.2.8.6 de la RMF 2014, efectuada a través de la 3ª Modificación a la misma, se estableció que en caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

Mientras que en lo referente a la forma de pago, en la fracción XIII del mismo precepto ya citado, se establece el requisito de que los asientos o registros contables deben señalar la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.

Tratándose de operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche según corresponda. Además de lo ya señalado, deberán registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, deberá indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor.

Por lo que entonces no sólo es la forma de pago lo que debe incluirse en el registro contable, esto es, si es en efectivo, transferencia de fondos, cheque, tarjeta de débito, crédito, de servicios, monedero electrónico, o si es en especie o permuta, o cualquier otra forma de pago, sino que también deberá incluirse en el registro contable la forma en que se ha extinguido la obligación, en caso de que no haya habido pago.

Debemos recordar que la legislación civil contempla una diversidad de formas por las que es posible extinguir la obligación de pago, a saber, la compensación, la novación, confusión, remisión, etc. por lo que de ser el caso será necesario que en el registro contable correspondiente se haga constar que la obligación de pago resultante de la operación que se ha registrado se ha extinguido por medio de alguno de los medios ya citados.

Pero además de lo anterior, también se debe incluir en el registro contable si la operación fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y luego, en el caso de operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada abono o pago que se reciba o se realice, igual se debe identificar la forma del pago o el medio de extinción de la obligación.

Esta situación de identificar al momento de hacer el registro contable de la operación el medio de pago o forma de extinción de la obligación, así como si la operación fue de contado o a crédito, a plazos o en parcialidades, es sin duda difícil de cumplir ya que al momento de realizar la operación generalmente no se conoce el medio por el que será liquidada la operación, e incluso aunque inicialmente pueda ser pactada como pago de contado, en muchas ocasiones las condiciones cambian, por lo que sin duda consciente de ésta situación, la autoridad fiscal emitió la regla I.2.8.9 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2014, adicionada a través de la 3ª Modificación a la misma, publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 19 de Agosto de 2014, por medio de la cual se señaló que en caso de no contar con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros, la expresión “NA”, en lugar de señalar la forma de pago y sin que sea necesario especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.

Por lo tanto, y de acuerdo a dicha regla de carácter general, en el registro contable bastará con poner la expresión “NA” y con ello ya no será necesario se incluya el medio de pago o forma de extinción de la obligación, ni tampoco será necesario especificar si la operación fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades.

CONCLUSIONES

En resumen, para cumplir con el requisito de que los registros contables deben identificar el medio de pago o forma de extinción de la obligación, así como si la operación fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, es posible hacerlo con sólo anotar la expresión “NA” en el asiento correspondiente.

Por otra parte, en los casos en que la fecha del comprobante fiscal sea distinta a la fecha del registro contable, se cumplirá con el requisito de que la operación se registre en el mes en que se realizó, si la diferencia en días no es mayor al plazo de un mes.

Mientras que en los casos en que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

Consultar próximos cursos.

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