La importancia de los sistemas de información y de control interno en las microempresas como emprendimiento social o negocios sociales.

C. P., MA y DCA Teresa de Jesús Plazola Rivera

• Coordinadora de Formación Profesional en la Facultad de Ciencias de la Ingeniería, Administrativas y Sociales de la UABC. Tecate, B. C.

Introducción

Por mucho tiempo, diversos autores se han referido a la empresa como un concepto unitario, sin embargo, hay algunos otros que la han diferenciado por el tamaño, por el número de empleados, etc., siendo la microempresa uno de esos tipos.

Este libro nace de la voluntad de contribuir a la renovación del conocimiento de la familia empresaria.

El Dr. Yunus, a partir de su experiencia y publicaciones, acuñó un concepto denominado “negocios o empresas sociales”, distinguiendo dos tipos: las empresas u organizaciones sin fines de lucro y las microempresas.

Podría decirse que el Dr. Yunus se refería a las microempresas, sin embargo, no solo se puede hablar de la voluntad de una persona para hacer negocios sino de lo que, administrativamente puede ayudar al logro del objetivo, como lo es un sistema de información y un sistema de control interno, que, por más rústico que cualquiera de los dos fuera y tomando en cuenta que ambos influyen en la toma de decisiones, si se hace teniendo a la mano elementos que aducen confiabilidad, las ganancias podrían ser mayores o habría menos pérdidas.

En el presente documento se exponen ideas que podrían ser el argumento para apoyar la idea de que las microempresas, como negocios sociales y que pueden ser en principio un emprendimiento social, deben contar con un sistema de información financiera y un sistema de control interno, con el fin de tomar decisiones sobre bases más firmes.

Desarrollo

No siempre hablar de empresas implica generar ganancias, o no para el Dr. Yunus quien, a partir de su experiencia, ha publicado varios libros e impartido varias conferencias alrededor del mundo.

El Dr. Yunus acuña el concepto de Negocios sociales o empresas sociales ya que, desde su perspectiva, la misión en este tipo de empresas es más importante que el reparto de dividendos (Yunus, 2011).

El mismo Dr. Yunus señala que los negocios sociales con tres características: el objetivo es el bien común, la mayoría de sus ingresos se reinvierten y su forma de organizarse y su jerarquía se decide de manera democrática teniendo siempre en cuenta el bienestar social.

A partir de la experiencia de Yunus (2010), él mismo sugiere que hay dos tipos de empresas sociales: una que es estrictamente para resolver un problema social, y la otra que es propiedad de gente pobre y que emprende con el fin de generar un ingreso que le permita sobrevivir o subsistir, es aquí donde se enmarcan las microempresas como negocios sociales.

Una microempresa es una empresa que está conformada por una persona o varios miembros de una familia, cuyo giro es en torno a producir bienes o servicios (Alvarado, Barreto, & Baque, 2021), por lo regular, una microempresa cuenta con 10 empleados o menos, lo cual coincide con lo que indica el INEGI (2023), cuya clasificación señala que las microempresas son aquellas que cuentan de cero a 10 empleados (INEGI, 2020).

Al referirse a las microempresas y considerar que cuenta con 10 empleados o menos e inferir que son pequeñas, no implica todo el tiempo que se trate de empresas que generan pocas operaciones y que por lo tanto, no requieren de controles ni trabajar con base a planes previamente establecidos, o tampoco se puede generar información financiera que sirva para la toma de decisiones. De la toma de decisiones depende de ella lograr la productividad, la rentabilidad y la competitividad (Rodríguez, Alva, & Choez, 2023).

A decir por Rodríguez, et al. 2023, la toma de decisiones es de suma relevancia ya que permite la efectividad, lo cual se traduce en el logro de metas, de los objetivos o de su misión.

Cabe aclarar que todo esto es aplicable a cualquier tipo de empresa y no excluye a la microempresa; de hecho, la toma de decisiones es clave es uno de los procesos claves para la sobrevivencia de las empresas; Altman (1984), Xu y Wang (2009) y Simon (1982), citados por (Navarrete & Sansores).

Hoy en día, “la información es considerada actualmente un recurso estratégico de gran importancia para las organizaciones. Contar con la información necesaria posibilita tomar las mejores decisiones, de allí que el estudio de los sistemas de información constituye una prioridad empresarial” (Bravo, Valdivieso, & Arregui, 2018).

Aunque la toma de decisiones se asume como un proceso natural, en los últimos tiempos ha tomado relevancia debido a las consecuencias de esta en el contexto organizacional (Bravo, Valdivieso, & Arregui, 2018). En el mismo sentido, se dice que “la información es el alma de cualquier organización, comercial o no lucrativa, grande o pequeña; es esencial para solucionar problemas y tomar decisiones de manera adecuada pues constituye la base del éxito del negocio”, Oz (2001) citado por (Lara, López, & Vázquez, 2018).

A decir de Lara, et al. (2018), un sistema de información es el medio donde los datos fluyen de una persona o un departamento a otro y dicha información puede ser cualquier cosa que pretende influir en la toma de decisiones, lo cual puede darse a través archivos de datos, reportes, etc.

Todas las empresas, por pequeñas que sean deben tener control de sus recursos y de sus procesos operativos-administrativos, incluso aunque todo sea manual (Lara, López, & Vázquez, 2018); el mismo autor señala que muchos microempresarios son renuentes a automatizar sus sistemas de información porque lo ven como un gasto y eso repercutiría en sus ganancias, sin embargo, en ocasiones se trata de desinformación ya que podría tratarse de un costo de oportunidad que asumen sin darse cuenta de que lo es.

Las micros, pequeñas y medianas empresas en México, cuentan con una serie de problemas, tales como el exceso de inventarios, la sobre inversión en cuentas por cobrar, la adquisición excesiva de activos fijos o la estructura organizativa que le crea desventajas ante la competencia, Joya (2013) citado por (Pelayo, Joya, Velázquez, & Lepe, 2019) y justo lo que puede ser una de las causas de todo esto, es la falta de control, lo que al igual que los sistemas de información financiera, no por tratarse de microempresas, se justifica que no exista.

A decir de Pelayo, et al. (2019), es contradictorio que existen cuestionarios que procuran el monitoreo de los sistemas de control interno en las grandes empresas, no así en las microempresas, muy a pesar de que representan un alto porcentaje de los establecimientos en México, lo cual se puede confirmar siguiendo los datos que publica el INEGI (2024), el cual estima que el cuatro millones, 900 son micros, pequeñas y medianas empresas, las cuales contribuyen en un 52% al Productos Interno Bruto (PIB) y el 70% del empleo en el país (INEGI, 2023).

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Si se diseña e implementa un sistema de control interno ineficiente, es poco confiable lo que se traduce en que no serviría para la toma de decisiones, en cambio, si es monitoreado de manera ordenada, eficiente y uniforme, bien puede contribuir al objetivo, metas o misión de la empresa, cualquiera que sea el tamaño (Castañeda, 2014).

Conclusión

Si bien, las microempresas no son todas las empresas en México, ni tampoco contribuyen del todo en el PIB, sí son una fuente importante de ingresos para muchas familias y no solo eso, sino que se convierten en una fuente de sobrevivencia.

Aunque el tema de las empresas familiares es un tópico que amerita otro análisis, también es bueno traerlo a colación puesto que muchas microempresas son manejadas en gran medida por familias, que se componen los padres y madres, o uno de ellos, y los hijos e hijas.

Si se tienen en cuenta lo que implica una dinámica familiar, en muchas ocasiones conlleva también problemas que, por la confianza que se asume entre los miembros que la componen, se omite atender la necesidad de contar con un sistema de información y de control interno, sin embargo, nada más alejado de la realidad que eso.

Las microempresas, idealmente, es importante que cuenten con sistemas de información y de control acorde a su capacidad económica, manual o con el uso de tecnología, sin que esto necesariamente implique grandes inversiones. Se considera que este tipo de empresas adolecen de muchos atributos que, si los tuvieran, podrían alcanzar de manera más eficiente, el logro de sus objetivos o su misión, incluso, podrían lograr permanecer en el tiempo o crecer y dejar de ser microempresas, teniendo como ejemplos a grandes empresas en México que iniciaron siendo microempresas.

Por cortesía de INCP:

Descargar Revista #104 Contaduría del Noroeste:

La importancia de los sistemas de información y de control interno en las microempresas como emprendimiento social o negocios sociales.