La deducción de gastos de viaje y sus requisitos.

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LA DEDUCCION DE GASTOS DE VIAJE Y SUS REQUISITOS

Autor colaborador: CP Enrique Corona Mendoza

Socio de IFA

Correo: [email protected]

Las deducciones fiscales son aquellas erogaciones que los contribuyentes pueden restar de sus ingresos para obtener la base gravable y así determinar su ISR a cargo. A mayores deducciones fiscales será menor ISR a pagar. Indudablemente es importante el análisis de todos los requisitos para poder deducir las erogaciones realizadas o incurridas puesto que una mala interpretación practica de los artículos 27 y 28 de la Ley el Impuesto sobre la Renta representara una carga fiscal mayor para el contribuyente, con responsabilidad para su contador o asesor fiscal. En este artículo analizaremos los denominados gastos de viaje.

Requisitos de deducción generales

De antemano consideremos que todas las deducciones deben reunir los siguientes requisitos:

• Ser estrictamente indispensables para la obtención de ingresos o la actividad del contribuyente
• Estar amparadas por un CFDI, salvo contadas excepciones.
• Si son operaciones mayores a dos mil pesos estar pagadas con cheque, transferencia de fondos, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, monederos electrónicos Esta limitante no aplica para la deducción de combustibles.
• Que el IVA este expresamente desglosado en los comprobantes
• Registrarlas en nuestra contabilidad, sea en nuestra contabilidad electrónica o en Mis Cuentas
• Estar dentro de los límites de deducción establecidos en Ley o el Reglamento

Requisitos de deducción particulares de los gastos de viaje

Cuando un contribuyente va por cuenta propia y/o envía a uno de sus trabajadores o algún prestador de servicios a realizar una encomienda a su nombre y representación, generalmente estos piden al contribuyente que les dé una cantidad para “gastos”, es decir, para pagar su alimentación, transporte, hospedaje y algunos gastos adicionales que pudiera incurrir para realizar la encomienda del contribuyente. Si el beneficiario de dichos gastos no es trabajador ni prestador de servicios del contribuyente dicho gasto puede ser considerado No Deducible por la autoridad (Criterio no Vinculativo 08/ISR/NV).

Fiscalmente hablando estas erogaciones se les denomina GASTOS DE VIAJE O VIATICOS. Es importante resaltar que el primer requisito para considerar a estos gastos como viáticos es que se eroguen a más de 50 kilómetros de donde se encuentre el establecimiento del contribuyente. Si el beneficiario de dichos gastos es un trabajador se establece que los 50 kilómetros se calculan a partir del lugar donde presta normalmente sus servicios, por tanto si hablamos de un negocio con sucursales y el trabajador encomendado trabajan en una sucursal, la franja de 50 kilómetros es a partir del domicilio de dicha sucursal.

Los comprobantes por concepto de alimentación, transporte, hospedaje y demás deben contener todos los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación. Si son erogados en el extranjero deben tener al menos el nombre denominación o razón social y domicilio de quien la expida; lugar y fecha de expedición; descripción del servicio que amparen; el monto total de la contraprestación pagada por los servicios y en ésta deberá asentarse el nombre, denominación o razón social del usuario del servicio, y además contener los requisitos que conforme a la legislación del país en que resida quien expide el comprobante, deba incluir el mismo.

Si se eroga gastos de alimentación del contribuyente o sus encomendados en lugares que están a menos de los 50 kilómetros, dichos gastos no se consideran viáticos y no será deducible al 100%. Fiscalmente se le denomina consumos en restaurantes y solo son deducibles en un 8.75% del gasto erogado y el IVA pagado solo es acreditable dicho porcentaje siempre y cuando dicha erogación sea pagada con tarjeta de crédito, debido o monedero electrónico.

Un requisito importante para que la deducción de los gastos de alimentación proceda, es que los mismos deben acompañarse de comprobantes de transporte (consumo gasolina, boleto avión, boleto autobús) o de hospedaje (CFDI de posada u hotel). Si se presenta comprobantes de gastos de alimentación con gastos de transporte se debe demostrar que los gastos de alimentación fueron pagados con la tarjeta de débito del contribuyente o del encomendado (trabajador, prestador de servicios) ya que es la garantía que dicha persona que paga con tarjeta fue la que se alimentó. Los gastos de alimentación están topados a $ 750.00 diarios por cada beneficiario si se erogan en territorio nacional y $ 1,500.00 diarios si se erogan en el extranjero.

Los gastos de transporte no tienen un límite de importe, por tanto no es relevante si viaja en autobús o en primera clase. Ahora bien si el transporte es en un automóvil rentado solo es deducible dicha renta hasta el monto de $ 850.00 diarios. Si la transportación se realiza en un vehículo propiedad del trabajador, también serán deducibles los gastos por concepto de gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones, hasta un límite de 93 centavos por kilómetro recorrido, siempre y cuando se adjunten comprobantes de hospedaje de la persona que conduzca el vehículo. Si el vehículo es propiedad del contribuyente no hay límite por kilómetro recorrido para los gastos antes mencionados.

Los gastos por concepto de hospedaje en el país no está limitada a un importe su deducibilidad, pero si están condicionados a que sean acompañados de gastos de transportación que demuestre que fue el contribuyente o el encomendado quien se transportó y posteriormente se hospedó. En el caso de gastos de hospedaje en el extranjero su deducción está limitada a $ 3,850.00 diarios.

No olvidemos que si como patrón entregue a mis trabajadores una cantidad por concepto de gastos a comprobar como viáticos y la misma no es comprobada, dicha cantidad se convierte en un ingreso gravable para el trabajador y sujeta a ISR.

Un requisito de fondo para que dichos gastos sean deducibles es que los mismos se eroguen realizando una actividad que representara un beneficio para el negocio (venta de productos, cobro de productos, entrega de mercancía) o una actividad que representara un beneficio común (curso de capacitación al personal, defensa legal del contribuyente). Este documento encomienda debe anexase a la relación de gastos y la documentación comprobatoria para demostrar el interés del contribuyente en la erogación de dichos gastos. Si el contribuyente entrego una cantidad por concepto de viáticos y el trabajador o prestador de servicios comprueba que erogo una cantidad adicional, dicho importe debe reembolsársele.

Como se puede apreciar los gastos de viaje (VIATICOS) deben cumplir con algunos requisitos establecidos en Ley y Reglamento de la Ley del ISR para poder deducirlos en su totalidad, sin dejar de lado que los mismos deben erogarse porque representaran un beneficio para el contribuyente. Analicemos a detalle dichos requisitos para informarlo a nuestros clientes y que ellos no cometan errores que podrían convertirse en créditos fiscales al momento de efectuarnos una auditoria electrónica o física.

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