Los presupuestos, la mejor herramienta de control empresarial.
“A menudo, quienes vacilan en hacer planes
es porque dudan también en su capacidad de cumplir.”
Michael Levine
Uno de los motivos por los cuales los empresarios no se retiran es porque no tienen ordenada la empresa; consideran y muchas veces así es, que la empresa necesita de la presencia total del empresario, pues éste administra personalmente el negocio, nadie sabe a dónde va la empresa, nadie sabe cuál es el camino y por lo tanto, nadie puede transitar en él sin la dirección del empresario.
Muchas veces se quejan de que están cansados, que tienen que estar en la empresa, que no hacen nada si ellos no están; sin embargo no planean su retiro. Para planear el retiro debemos empezar por definir hacia dónde va la empresa, cuál es la meta a corto, mediano y largo plazo, definir también los puestos y funciones; es decir que todos sepan a dónde va la empresa y qué les corresponde hacer para llegar a la meta.
En una siguiente etapa es básico contar con un presupuesto, pues éste es un elemento indispensable al planear, ya que a través de él, se proyectan en forma cuantitativa, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos, es la forma de definir el rumbo de la empresa, delinear los trayectos y determinar claramente y cuantitativamente el rumbo que seguirá la empresa y por lo tanto, el resultado que se espera.
Las principales finalidades de los presupuestos consisten en determinar la mejor forma de utilización de los recursos, a la vez que busca controlar las actividades de cada uno de los miembros de la organización en términos financieros.
Características de los presupuestos:
– Es un documento que contiene cada una de las actividades de los diferentes departamentos de la empresa.
– Es un plan expresado en términos financieros.
– Se establece de manera general para toda la empresa.
– Está diseñado para un período determinado.
En términos generales los presupuestos abarcan ventas, compras, producción, mano de obra, gastos de operación, otros ingresos, otros gastos, impuestos, etc. Comprenden también las inversiones capitalizables que realiza la empresa y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.
Un presupuesto debe contemplar, balance, estado de resultados y flujo de caja por lo menos.
Importancia de los presupuestos:
Es un medio de control para evaluar el desempeño de la administración. También es la mejor herramienta de retiro, pues una vez aprobado el presupuesto, definidas las actividades, determinados los ingresos y cuantificados los gastos, se pueden llevar a cabo revisiones bimestrales o trimestrales para verificar su aplicación y en su caso las desviaciones.
Con el presupuesto se puede medir el desempeño de cada departamento, sirve como patrón de ejecución, coordina las actividades de los departamentos entre sí y permite determinar el límite y alcance de las erogaciones.
Establece las bases para actuar ante las desviaciones, pues éstas son fácilmente identificadas, reducen los costos evitando compras innecesarias. También promueven la eficiencia y especialización, delimitan responsabilidades y evitan duplicidad.
CONCLUSIÓN
Se recomienda la elaboración de presupuestos y una vez elaborado y aprobado, se requiere la comparación con los resultados reales determinados por períodos bimestrales o trimestrales, de tal grado que permitan valuar desviaciones, identificar problemas y darles solución.
Una vez que la empresa acostumbra a regirse por los presupuestos a programar las ventas y a planear sus actividades, sus adquisiciones o inversiones, por supuesto tendrán un mayor control de todas y cada una de las erogaciones y sobre todo de la optimización de todos sus recursos.
En ese momento, el empresario podrá considerar retirarse y dejar la administración en manos de la siguiente generación, o por qué no, en un administrador sin parentesco.
CORTESÍA
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