Los tres pasos para lograr una reducción de costos.
TRES PASOS PARA LA REDUCCIÓN DE COSTOS
Por: Juan José Medina
Gerente de Management Consulting
de KPMG en México
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Las fluctuaciones de las economías y las fuertes presiones de los mercados han ocasionado que la reducción de costos en las organizaciones, más allá de una moda, sea una necesidad. Con el paso del tiempo, dicho concepto se ha apoderado del primer lugar en la agenda de los directores de finanzas.
De acuerdo con la encuesta Perspectivas de la Alta Dirección en México 2014, realizada por KPMG, la mayoría de las empresas que formaron parte de este estudio cuentan con una estrategia formal de reducción de costos (72%), pero al comparar los resultados de aquellas que han logrado el efecto esperado con respecto a las estadísticas de años anteriores, se observa una tendencia a la baja, de 2012 a la fecha, reduciéndose la cantidad de compañías que lo han logrado en un 10%.
Considerando dicha tendencia y ante el aumento de la competitividad, resulta obsoleto contar con una estrategia de costos definida en función de recortes arbitrarios en los procesos y las partidas de gastos que, a simple vista, se perciben como excesivas, o bien, tratan de replicar medidas que en algún momento resultaron ser de amplio beneficio en la rentabilidad de una organización.
Para que la estrategia de reducción de costos se materialice y sea sustentable, es necesario analizar ciertos elementos clave, así como ejecutar con cierta frecuencia los siguientes tres pasos:
- Diagnóstico de gastos y costos
- Implementación de la estrategia
- Monitoreo de la estrategia
1) Diagnóstico de gastos y costos
Resulta fundamental realizar un diagnóstico que permita conocer el origen, la materialidad y la contribución marginal de costos y gastos de la compañía, pues tomar decisiones sobre su reducción obviando lo anterior, podría traer consigo diversas consecuencias, entre ellas:
- Merma en la calidad de un producto
- Pérdida de mercado
- Deficiencias en el desempeño
- Falta de productividad
Uno de los elementos sobresalientes y sobre el que habrá que poner especial atención en el diagnóstico, es el desempeño de los procesos, ya que este, en gran medida, dicta tanto el aumento como la reducción de los costos y gastos en una organización; basta con mencionar que de acuerdo con la encuesta de KPMG, 85% de los directivos percibe que los procesos inadecuados son el principal obstáculo para la optimización de costos.
Un componente clave de una buena estrategia de reducción de costos es contar con acciones específicas orientadas a hacer más eficientes y productivos los procesos y sistemas que los soportan dentro de la organización, acompañado de una definición clara de incentivos e indicadores que servirán para monitorearlos.
2) Implementación de la estrategia
Si bien es necesario distinguir cuáles deben ser las acciones orientadas a reducir los costos de una empresa que resultan del diagnóstico, el siguiente paso es ponerlas en marcha para materializar la estrategia. Un elemento clave para ello es llevar cabo su priorización en función al beneficio y al impacto de tiempo y esfuerzo que conlleva cada una de ellas. Con ello, obtendremos un plan de trabajo en el que se traduzca nuestra estrategia de manera ordenada con tiempos y responsables claramente definidos.
3) Monitoreo de la estrategia
Si bien es importante poner en marcha la estrategia de reducción de costos; también lo es medir su efectividad, a fin de corregir cualquier desviación en el camino en el momento preciso, o bien, simplemente ratificar que vamos en la dirección adecuada. Para ello es clave contar con herramientas que permitirán monitorear, controlar y validar los resultados conforme a lo esperado, con la integración de ciertos elementos como:
- El presupuesto
- Un modelo de asignación de costos y gastos a productos
- Indicadores de desempeño
Dichos elementos permitirán orientarse a la obtención de los resultados esperados en la reducción de costos.
Actualmente, es común que haya iniciativas de optimización de costos que requieren largos periodos de tiempo para su madurez, como la implementación de un nuevo sistema o de un modelo de entrega de servicios en la organización. Debido a su relevancia, estas se convierten en el foco de atención de las organizaciones durante años, lo que implica no brindarle la debida atención a la actualización de la estrategia de reducción de costos.
La clave para reducir costos en las organizaciones está en replicar dichos pasos con frecuencia, y así crear un círculo virtuoso emulando el concepto de mejora continua, ya que la amenaza de la obsolescencia es constante ante el entorno cambiante y dinámico al que se está expuesto constantemente en la comunidad empresarial.
