Empresario: Conoce los Estados Financieros que deberías recibir de tu negocio.
¿Cuáles son los Estados Financieros que necesitas recibir en tu negocio?
Autor: C.P.C. y M.I. José Mario Rizo Rivas
Autor: Blog del autor: mariorizo.com
Firma Salles Sainz Grant Thornton
“El que no sabe llevar su contabilidad, por espacio de 3000 años se queda como un ignorante en la oscuridad, y solo vive al día.”
Wolfgang Von Göethe
Lograr un crecimiento rentable y sostenido con el paso del tiempo, esa es la primera responsabilidad y la misión de todo empresario y de quienes éstos contratan para dirigir sus negocios. Por supuesto, detrás de esa misión existen un sin número de otras responsabilidades, tareas, prioridades y actividades cotidianas. Para lograr un crecimiento sostenido y rentable los empresarios buscan la forma de incrementar sus ventas, que produzcan ganancias, que esas ganancias se conviertan en flujos libres de caja que es, al final de cuenta, lo que genera riqueza y agrega valor a la empresa. El empresario sabe que para lograr los resultados deseados, sus empresas deben de permanecer sanas. Pero, ¿Cómo sabe el empresario que sus negocios están sanos y que están produciendo los resultados deseados?
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En ocasiones el crecimiento puede llegar a ser muy engañoso, volverse una especie de espejismo y es por eso que los empresarios saben que deben ser informados cada mes sobre las finanzas de su empresa, además de información operativa que requieren para controlar sus negocios y poder tomar decisiones acertadas. Los estados financieros mensuales son una de las herramientas básicas y más importantes para ejercer esas dos funciones principales del empresario: control gerencial y toma de decisiones. Los contadores y los financieros tienen la obligación de presentar los siguientes estados financieros con todos los detalles, anexos y explicaciones que sean necesarios para aumentar el valor de la información:
- Balance general o estado de situación financiera
- Estado de resultados.
- Estado de flujo de efectivo.
- Estado de cambios en el capital contable.
El Balance general o estado de situación financiera muestra al empresario en una fecha determinada todos los bienes y derechos (activos), obligaciones (pasivos) y el patrimonio (capital contable) con que cuenta una empresa. En general éste estado financiero muestra al empresario si su empresa está sana financieramente y si está generando valor.
Para que el estado de situación financiero sea realmente útil se deben analizar cuidadosamente muchos detalles que son valiosos para el empresario. Los activos nos muestra todos los recursos que genera la propia empresa para seguir creciendo, por ejemplo, el empresario puede observar el efectivo con el que se cuenta, el nivel de inventario que se tiene, la cartera de clientes y también muy importante la cantidad invertida en propiedad, planta y equipo que es fundamental para poder determinar la rentabilidad que está generando una empresa. El pasivo nos indica el nivel de endeudamiento que se tiene a corto y a largo plazo y se puede determinar cuál es el monto de deuda con costo o financiera que tiene la empresa para poder medir el riesgo de la misma. Por último el capital contable le permite al empresario conocer lo que realmente pertenece a la empresa y por ende a todos los socios de la misma.
Toda la información que arroja éste estado financiero se debe analizar cuidadosamente para poder determinar en qué se tiene invertido el capital de los socios y la deuda externa que se obtuvo, determinar si su empresa es solvente, es decir, capaz de pagar sus deudas, si tiene la suficiente liquidez, le dice cómo se están manejando los recursos, cómo se administra el capital de trabajo y cuánta riqueza está generando y acumulando. En una sola página el empresario podrá ver la “radiografía” de su empresa. Tenemos que recordar que solo una empresa que esté sana financieramente, podrá ser llevada a grandes alturas.
El estado de resultados le dice al empresario, cuánto ha vendido durante un periodo, cuál fue el costo de lo vendido y los gastos de operación (administración y venta) que nos determinará la utilidad de operación la cuál es de suma importancia ya que muestra la capacidad que tiene una empresa para generar efectivo con su operación. Por último, se contemplan todos los demás ingresos, gastos, intereses e impuestos, partidas que se coincidieran como no operativas pero que de alguna manera disminuyeron las ganancias netas de la empresa. De acuerdo al giro de negocio que tiene la empresa, con el estado de resultados el empresario será capaz de determinar si el nivel de costos y gastos es el apropiado y también conocer si se tiene la rentabilidad correcta en un periodo determinado.
El estado de flujo de efectivo muestra todas las entradas (fuentes) y salidas (usos) que se le dio al efectivo en un periodo determinado. Éste estado financiero es de mucha utilidad para el empresario ya que puede observar de una manera sencilla en que se están utilizando los recursos de la empresa y si se están utilizando de manera correcta. Existen dos métodos para presentar el estado de flujo de efectivo: el método directo y el indirecto, este último es el más usado ya que el método directo únicamente describe todas las entradas y salidas de efectivo de manera general. El método indirecto se divide en tres grandes actividades que la empresa realiza comúnmente: actividades de operación, inversión y de financiamiento. Como su nombre lo dice las actividades de operación permiten al empresario conocer de que manera se utilizó el efectivo en las partidas referentes a la operación de la empresa, se espera que el flujo sea positivo ya que de esta forma la empresa estaría siendo administrada eficiente. La actividad de inversión son todas las compras y ventas que se hicieron en propiedad, planta y equipo que se supone traerán mayores ganancias a la empresa ya que permanecerán por un periodo largo de tiempo, por lo general este resultado es negativo ya que se supone que una empresa realiza más inversiones que desinversiones de este tipo. Por último se tiene las actividades de financiamiento que muestra todos los recursos que se solicitaron o que se pagaron a terceros para financiar la operación y las inversiones de la empresa, si se tiene un flujo positivo significa que se pidió más dinero y si fuera negativo entonces se podría decir que se pagó más de lo que se pidió. Al final el empresario podrá observar el incremento o decremento que hubo en el efectivo en el periodo que se está analizando.
El estado de cambios en el capital contable muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Es decir que al empresario le va a servir para observar el comportamiento que ha obtenido el dinero que ha invertido en la empresa.
Para agregar aún más valor a lo mencionado anteriormente es necesario comparar los estados financieros con periodos anteriores. Por lo general una empresa tiene comportamientos diferentes durante todos los meses del año, es decir que, el empresario conoce a la perfección que mes o trimestre vende más de acuerdo al giro al que pertenece. Por esa razón es importante comparar los estados financieros con el mismo periodo, por ejemplo, si se va analizar el primer trimestre del presente año, es necesario compararlo con el mismo trimestre del año pasado. Esto le permitirá al empresario tener mayor certeza a la hora de hacer una comparación.
Dentro de la presentación de los estados financieros el empresario se encontrará con una serie de notas y anexos que son parte y conforman a los estados financieros, es muy importante prestar mucha atención a estas notas ya que sirven para profundizar más en alguna cuenta que se quiera revisar a detalle, ya que, en los estados financieros nos vamos a encontrar con un resultado neto, sin embargo, en las notas se podrá ver la forma en la que determinó ese resultado.
¿Cuándo deben analizarse los estados financieros?
Todos los meses se deben de analizar los estados financieros en conjunto con los responsables de contabilidad y finanzas. El fundador debe tener presente que la razón de ser de los estados financieros, es: proporcionar información financiera oportuna, confiable y útil que sirva para controlar los resultados de sus negocios y tomar decisiones oportunas para el manejo eficiente de su empresa familiar.
La información presentada en los estados financieros es de utilidad y les interesa a:
- La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.
- Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.
- Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones.
- Al SAT, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones está correctamente liquidado.
Finalmente hay que tener presente que los estados financieros de la empresa, representan su situación económica y son la principal fuente de información que tienen terceros sobre su desempeño, por ello es de vital importancia conocer los diferentes tipos de estados con los elementos que los caracterizan y para que nos sirve cada uno de ellos. La información es poder y eso solo se logra utilizándola para la toma de decisiones.
C.P.C. y M.I. José Mario Rizo Rivas | Socio Director Oficina Guadalajara
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