Tesorería, un reto para el Contador Público como asesor.

Tesorería. Reto para el Contador Público como asesor

C.P.C. Norberto Agramonte Rivera
Socio Director de Sisto, Agramonte y Asociados, S.C.
Miembro de Prime Global International
Miembro de la Comisión de Consultoría del IMCP

La Tesorería es una función indispensable en todas las organizaciones, ya sean pequeñas, medianas o grandes, públicas o privadas, con o sin fin de lucro, que cae, casi en su mayor parte, en el campo natural de actuación de los profesionales de la Contaduría Pública

El objetivo de este artículo es señalar la gran oportunidad de servicios de asesoría que las firmas independientes, en especial las medianas y pequeñas, tienen en esta área y ayudar a su realización.
Para lograr lo anterior, y aunque de ninguna manera se pretende enseñar lo que es la función, antes de entrar en la materia propia del boletín se considera conveniente establecer el marco de la función de Tesorería, sus principales objetivos y responsabilidades, nivel jerárquico y ubicación más frecuente en el cuadro de organización, herramientas de mayor utilidad y su necesidad de mantenerse en constante contacto y armonía con su entorno interno y externo.

Algunas consideraciones

No está de más recordar que, aunque no hay duda de que la preparación académica de los profesionales de la Contaduría Pública los capacita para atender profesionalmente la mayor parte de los aspectos de la función de Tesorería, en la práctica de todos los servicios externos de asesoría o consultoría, es natural que los clientes esperen, además, que sus asesores tengan conocimientos adicionales en la materia, ya sea provenientes de estudios especializados o de su experiencia exitosa.
De acuerdo con las disposiciones del Código de Ética Profesional, en ocasiones no es compatible prestar servicios de consultoría junto con los de dictaminación de estados financieros, por lo que este aspecto deberá vigilarse en cada caso.

Resumen de elementos de los servicios de asesoría de negocios

Aunque este tipo de servicios puede ser muy extenso o pequeño, tanto que en ocasiones consiste en simples preguntas, en general es necesario que el asesor siempre los vea y atienda con toda seriedad y profesionalismo, de preferencia evitando contestar o dar soluciones sin un análisis concienzudo del problema o asunto y una respuesta derivada de un estudio específico y fundamentado.
Desde luego, como proceso del servicio es recomendable siempre anotar claramente el caso, formular un adecuado plan de trabajo, dependiendo de la magnitud requerida, desarrollarlo para llegar a las conclusiones fundadas y entregar al cliente un informe formal, por escrito, que incluya, por lo menos, la descripción del asunto estudiado, el enfoque dado al mismo, las limitaciones tenidas para su solución y sus probables efectos, el plan de trabajo seguido o un resumen del mismo y la respuesta profesional obtenida y sus fundamentos. En el caso de recomendaciones de cambio, es útil añadir si el mismo asesor puede implementarlas o debe buscarse a otro tipo de especialista.

Tesorería, características y necesidades básicas

La Tesorería es una función dinámica por excelencia, indispensable en toda organización, que tiene como objeto primordial, fomentar la mayor rentabilidad y valor para los dueños, mediante el manejo de los recursos financieros, es decir, del dinero propio o ajeno, que es desarrollada por los niveles jerárquicos de mayor nivel, aunque en el caso de pequeñas empresas, lo es por el dueño o administrador.
Las responsabilidades más usuales de la Tesorería equivalen, entre otras cosas, a lo siguiente:

• Incrementar el rendimiento del efectivo.
• Mantener una estructura financiera sana.
• Administrar el flujo de efectivo y su uso.
• Obtener créditos con las mejores condiciones.
• Determinar el capital de trabajo más adecuado.
• Vigilar el cumplimiento de las disposiciones fiscales aplicables.
• El uso de efectivo se refiere a lo siguiente:
• Mantener disponibilidades suficientes y manejar su inversión.
• Intervenir en la determinación de políticas de crédito.
• Planear dividendos.
• Intervenir en la planeación de niveles de inversión en los renglones del activo.
• Cumplir con los compromisos financieros.
• Manejar previsiones (seguros, custodia, etcétera).

Para el desarrollo eficiente de todo lo anterior, es necesario utilizar herramientas técnicas, tanto internas como externas, como pueden ser:

Herramientas internas:

• Plan estratégico de Tesorería.
• Estados financieros e informes internos aplicables o relacionados con la función.
• Razones financieras.
• Plan y estados de flujo de caja.
• Indicadores de gestión.
• Eficiencia del control interno aplicable.
• Políticas internas aplicables a la función.

Herramientas externas:

Entornos político, económico, laboral, gubernamental, bancario, monetario, fiscal, financiero (nacional e internacional) y mercados relacionados con la empresa o entidad.
El manejo de la Tesorería requiere, desde luego, tener un conocimiento claro de “mesas de dinero”, fuentes de financiamiento, diversos tipos de inversiones y sus características, factoraje, manejo de derivados, arrendamientos y seguros, entre otros.

Cómo puede ayudar el asesor o consultor externo

En primer lugar es importante anotar que un profesional de consultoría, cualquiera que esta sea, debe acumular a sus conocimientos técnicos de origen académico, experiencia en el campo que ofrezca atender y, en el caso de Tesorería, es de suma utilidad que mantenga vigentes constantes contactos con organizaciones financieras que, en un momento dado, pudieran apoyar con recursos a sus clientes, estar actualizados en el entorno interno y externo en aquellos aspectos que pudieran afectar las condiciones financieras de las empresas y, de manera especial, estar versado en las disposiciones fiscales, pues no debe perderse de vista que su cumplimiento tiene un efecto muy importante en las utilidades o remanentes de las empresas u organizaciones.

Tratándose de un boletín orientador como este, no es la intención incluir todo el potencial que existe en nuestro medio para el desarrollo de la práctica de la consultoría en el área de Tesorería, sino referirnos a algunos de ellos, tratando de explicar o mencionar los enfoques que pudieran tener, y estimular la imaginación del lector para ampliarlos, redefinirlos o complementarlos, aunque siempre teniendo en cuenta que, en cualquier modo, no debe perderse de vista que los servicios por ofrecer deben ser prácticos, útiles y necesarios para los clientes. Algunos ejemplos de servicios podrían ser:

Diseño de la función de Tesorería. Aunque la función de Tesorería existe en todas las organizaciones, pues es indispensable para su funcionamiento, la verdad es que difiere de una a otra en su magnitud y en su importancia, dependiendo, entre otras cosas, del objetivo institucional, tamaño, estilos de mando y entorno en el que se desarrolla. La definición de la función de Tesorería es un asunto delicado, en el cual debe tenerse sumo cuidado y donde los profesionales de la Contaduría Pública podemos participar con éxito en su implementación.

Establecimiento de registros, informes y otros controles del área de Tesorería. Todos sabemos de la importancia de estas herramientas para el control y para respaldar la toma de decisiones. Asimismo, estamos conscientes de que tales herramientas deben ser lo más simple posible en su manejo, así como de fácil comprensión para los usuarios de las mismas.

El diseño adecuado de los sistemas, procedimientos y formatos en el área de Tesorería, resulta muy importante, ya que deben reunirse los atributos de oportunidad, veracidad, integridad, facilidad de lectura y ser parte integrante de la planeación y el control. Siendo expertos en ambas materias, finanzas y control, somos los consultores idóneos para asistir a las empresas en estos asuntos.

Definición de políticas de crédito. Las políticas son normas internas que fijan las empresas para marcar sus parámetros dentro de los cuales se moverán o deberán hacerlo sus operaciones rutinarias. En el caso del crédito, las políticas que se establezcan juegan un papel importantísimo en el manejo eficiente de los recursos financieros, algunas de ellas son: otorgar o no crédito a los clientes, en caso afirmativo, a qué plazos, tasas de interés, limitaciones, proporciones deseables del crédito global con otros renglones de los estados financieros, rotación de la inversión en crédito.  Este es otro aspecto en el cual podemos participar y apoyar a nuestros clientes.

Inversión de remanentes de efectivo. La optimización de los rendimientos del efectivo que de manera permanente u ocasional maneja una organización es una responsabilidad tan importante como complicada en la función de Tesorería. Lo difícil consiste en la gran cantidad de opciones de inversión que se tienen, las cuales cambian en sus ventajas y desventajas constantemente y que, además, el responsable debe mantener el difícil equilibrio entre riesgos, rendimientos y liquidez o disponibilidad.

No cabe la menor duda de que en este tipo de asuntos, el profesional de la Contaduría Pública puede ayudar con éxito a sus clientes.

Políticas para el pago de dividendos. Los dividendos son una parte importante de la justificación de la inversión que hacen los propietarios de los negocios, por ello es muy importante pagarlos periódicamente. Sin embargo, esto debe planearse con sumo cuidado pues en ocasiones, dada su magnitud, podría afectarse el armónico manejo del flujo de caja de la entidad de que se trate. En la definición de las políticas de dividendos, también podemos apoyar como consultores a las empresas.

Obtención de recursos financieros. Los contactos con instituciones financieras y el conocimiento sobre otros medios de obtener préstamos de dinero que pueda tener un consultor en finanzas, será de mucha utilidad para las entidades que los requieran, así como la asesoría en la determinación de los montos más convenientes a obtener, los plazos, las tasas de interés, garantías y otros aspectos como mantener equilibrada la situación financiera, el capital de trabajo y los flujos de caja.

Estrategias financieras a corto y largo plazo. En la Tesorería, como en cualquier otra función, apoyándose en los objetivos de la organización y en sus políticas, debe formularse un plan o estrategia que enmarque sus actividades, decisiones y otras medidas rutinarias de la operación para minimizar errores y situaciones problemáticas.  Parte de este esfuerzo lo constituye el denominado cash flow o presupuesto del flujo de caja o efectivo, el cual resulta una herramienta indispensable en la planeación, manejo y control de la Tesorería. Los conocimientos del asesor financiero resultan invaluables en la atención de estos asuntos.

Determinación de indicadores de la gestión de la Tesorería. Los indicadores de gestión, tanto para las organizaciones tomadas en su conjunto como para las diferentes actividades funcionales, son cada vez más aceptados como medios para conocer el grado de cumplimiento con las metas fijadas. Debido a la importancia de esa herramienta resulta de suma importancia su correcta definición y comprensión por parte de los responsables de atender las áreas respectivas, así como la medición constante de los resultados que se vayan obteniendo, y su comparación con los indicadores. El consultor o asesor en finanzas también puede apoyar a sus clientes en esta importante tarea.

Visto primero en: http://contaduriapublica.org.mx/?p=3438