Contabilidad Electrónica SAT 2025: La lupa se intensifica… ahora acompañada de exhortos y multas en algunos casos…

Contabilidad Electrónica SAT 2025:

La lupa se intensifica y ahora acompañada de exhortos y multas en algunos casos…

La contabilidad electrónica en México, una obligación fiscal con varios años de vigencia, ha vuelto a ser protagonista. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha intensificado su labor de fiscalización, enviando avisos y exhortos a través del Buzón Tributario, recordando a los contribuyentes la importancia de cumplir con esta disposición. Si has recibido una notificación o simplemente quieres estar al día, este post es para ti. Aquí desglosaremos todo lo que necesitas saber sobre la contabilidad electrónica, sus fundamentos legales y las implicaciones de su incumplimiento.

¿Qué es la Contabilidad Electrónica y Cuál es su Objetivo?

La contabilidad electrónica es la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos y enviar mensualmente (o cuando corresponda) cierta información contable al SAT a través de su plataforma.

Los principales objetivos de esta medida son:

• Modernizar la fiscalización: Facilitar al SAT el acceso a la información contable de los contribuyentes.
• Eficientar los procesos de auditoría: Permitir revisiones más rápidas y dirigidas.
• Fomentar el cumplimiento voluntario: Al saber que la autoridad tiene acceso a la información, se incentiva la correcta declaración de impuestos.
• Combatir la evasión y elusión fiscal: Cruzar datos para detectar inconsistencias.

Fundamento Legal: ¿Dónde se Establece esta Obligación?

La obligación de llevar y enviar la contabilidad electrónica se sustenta principalmente en las siguientes disposiciones:

1. Código Fiscal de la Federación (CFF):

   • Artículo 28: Establece la obligación para las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, de hacerlo en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las reglas de carácter general que emita el SAT.
     • La fracción III de este artículo detalla los elementos que integran la contabilidad (libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, etc.).
     • La fracción IV especifica que se debe ingresar de forma mensual la información contable a través de la página de Internet del SAT.
   • Artículos 81 y 82: Establecen las infracciones y sanciones relacionadas con el incumplimiento de las obligaciones contables, incluyendo la no presentación de la contabilidad electrónica o hacerlo fuera de los plazos.

2. Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF):

   • Artículo 33: Detalla los documentos e información que integran la contabilidad electrónica. En su apartado B, especifica los registros o asientos contables que deben generarse electrónicamente.
   • Artículo 34: Establece requisitos para los registros contables y la documentación comprobatoria.

3. Resolución Miscelánea Fiscal (RMF): Esta se actualiza anualmente y es crucial, ya que detalla las reglas específicas para el cumplimiento de la contabilidad electrónica. Aquí se definen:

   • Quiénes son los sujetos obligados y las facilidades o exenciones.
   • Las características técnicas de los archivos XML que deben enviarse.
   • Los plazos de envío.
   • El procedimiento para el envío a través del Buzón Tributario.
   • Especificaciones para el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas.

Es indispensable consultar la RMF vigente para el ejercicio fiscal correspondiente, ya que puede haber ajustes y precisiones.

¿Quiénes Están Obligados a Presentar la Contabilidad Electrónica?

De forma general, están obligados:

• Personas Morales: Todas, incluyendo aquellas con fines no lucrativos, con algunas excepciones o facilidades específicas (por ejemplo, algunas donatarias autorizadas con ingresos menores a cierto umbral o ciertos sindicatos).
• Personas Físicas:
  • Aquellas con actividad empresarial.
  • Aquellas con actividades profesionales (honorarios) cuyos ingresos del ejercicio inmediato anterior hayan excedido los montos que establece la RMF (históricamente $2 millones de pesos, pero debe verificarse anualmente).
  • Aquellas en el Régimen de Arrendamiento, siempre y cuando no utilicen la aplicación «Mis Cuentas» del SAT y cumplan con los requisitos para ello.

Excepciones y Facilidades Importantes (Verificar RMF Vigente):

• Régimen Simplificado de Confianza (RESICO): Tanto personas físicas como morales en RESICO suelen tener facilidades o exenciones respecto al envío de la contabilidad electrónica, siempre que cumplan con los requisitos y límites de ingresos del régimen.
• Plataformas Tecnológicas: Personas físicas que obtienen ingresos exclusivamente a través de plataformas tecnológicas pueden tener reglas específicas.
• Contribuyentes que utilizan «Mis Cuentas»: Ciertos contribuyentes (principalmente personas físicas con ingresos menores a ciertos umbrales) que registran sus operaciones en la herramienta «Mis Cuentas» del SAT pueden quedar relevados del envío de la contabilidad electrónica en formato XML, siempre que cumplan con todas las condiciones.

¿Qué Información se Envía al SAT?

La contabilidad electrónica se compone principalmente de tres archivos en formato XML:

1. Catálogo de Cuentas:

   • Propósito: Es el listado de todas las cuentas contables utilizadas por el contribuyente, con un código agrupador asignado por el SAT. Esto permite estandarizar la información para su revisión.
   • Envío: Se envía por primera vez junto con la primera balanza de comprobación. Posteriormente, solo se enviará si existen modificaciones a dicho catálogo (adición o eliminación de cuentas, cambio en el código agrupador). De ser así, se envía junto con la balanza del mes en que se realizó la modificación.
   • Contenido Clave: Nivel de la cuenta, código agrupador del SAT, número de la cuenta, descripción, saldo inicial y final (aunque para el envío solo se requiere la estructura y el código agrupador).

2. Balanza de Comprobación:

   • Propósito: Refleja la situación financiera de la empresa en un periodo determinado, mostrando saldos iniciales, movimientos (cargos y abonos) y saldos finales de cada cuenta.
   • Envío: Mensual.
   • Contenido Clave: RFC, mes, año, tipo de envío (Normal o Complementaria), y para cada cuenta: código agrupador, número de cuenta, descripción, saldo inicial, total de cargos, total de abonos y saldo final.

3. Pólizas del Periodo (y sus auxiliares):

   • Propósito: Detallan cada una de las transacciones realizadas por el contribuyente.
   • Envío: Este es un punto crucial. Las pólizas y sus auxiliares NO se envían mensualmente de forma proactiva. Solo deben entregarse en los siguientes casos:
     • Cuando el SAT las requiera expresamente como parte de una auditoría, revisión de gabinete, compulsa o cualquier acto de fiscalización.
     • Cuando se realicen solicitudes de devolución de saldos a favor de IVA o compensaciones de impuestos.
   • Contenido Clave: Tipo de póliza (ingreso, egreso, diario), número de póliza, fecha, concepto, y para cada asiento: cuenta, subcuenta, descripción, concepto, debe, haber. Es fundamental que las pólizas incluyan los Folios Fiscales (UUID) de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que soportan la operación.

¿Cómo y Cuándo se Envía la Contabilidad Electrónica?

• Medio de Envío: A través del Buzón Tributario, en el apartado de Contabilidad Electrónica. Se requiere firma electrónica (e.firma) para el envío.
• Plazos de Envío (según RMF, verificar la vigente):
  • Catálogo de Cuentas:
    • Primera vez: Junto con la primera balanza de comprobación.
    • Modificaciones: A más tardar en la fecha de vencimiento de la balanza de comprobación del mes en que se realizó la modificación.
  • Balanza de Comprobación:
    • Personas Morales: A más tardar el día 3 del segundo mes posterior al que corresponde la información. (Ejemplo: la balanza de enero se envía a más tardar el 3 de marzo).
    • Personas Físicas: A más tardar el día 5 del segundo mes posterior al que corresponde la información. (Ejemplo: la balanza de enero se envía a más tardar el 5 de marzo).
  • Pólizas del Periodo: Cuando sean requeridas por la autoridad, dentro del plazo que esta establezca en el requerimiento. Para devoluciones y compensaciones, se adjuntan conforme a los procedimientos específicos.
• Acuse de Recepción: Es fundamental conservar el acuse de recepción que emite el SAT como comprobante del envío.

La Reciente Actuación del SAT: ¡Atención a los Avisos!

Como bien se ha observado, el SAT ha comenzado a enviar «avisos», «exhortos» o «cartas invitación» a través del Buzón Tributario, recordando a los contribuyentes su obligación de presentar la contabilidad electrónica. El aviso que compartiste es un ejemplo claro.

Esto significa:

• Mayor Escruinio: El SAT está utilizando su información institucional (declaraciones anuales, CFDI emitidos y recibidos, etc.) para identificar a contribuyentes que, estando obligados, no han enviado su contabilidad electrónica.
• Paso Previo a Sanciones: Estos avisos suelen ser una medida preventiva. Ignorarlos puede derivar en el inicio de facultades de comprobación y la imposición de multas.
• Oportunidad para Regularizarse: Es una llamada de atención para revisar el estatus de cumplimiento y, en caso de omisión, ponerse al corriente a la brevedad.

Consecuencias del Incumplimiento de la Contabilidad Electrónica

No cumplir con la obligación de llevar y enviar la contabilidad electrónica, o hacerlo de forma incorrecta o extemporánea, puede acarrear serias consecuencias, establecidas principalmente en los artículos 81 y 82 del CFF:

• Multas: Pueden variar dependiendo de la infracción específica (no llevar contabilidad, no ingresarla al SAT, llevarla en forma distinta a como se establece, etc.). Estas multas pueden ser cuantiosas y se actualizan anualmente.
  • Por ejemplo, el artículo 81, fracción I, del CFF señala como infracción no llevar contabilidad. La fracción XLI se refiere a no ingresar la información contable a través de la página de Internet del SAT estando obligado a ello, o ingresarla fuera de los plazos.
  • El artículo 82 del CFF establece los montos de las multas para dichas infracciones.
• Restricción Temporal de Certificados de Sello Digital (CSD): Una consecuencia muy grave, ya que impide la emisión de CFDI, paralizando la facturación y operación del negocio.
• Opinión de Cumplimiento Negativa: Esto puede afectar la posibilidad de celebrar contratos con el sector público, obtener subsidios, realizar ciertos trámites fiscales o incluso afectar relaciones comerciales con clientes y proveedores que la soliciten.
• Dificultades en Trámites Fiscales: Puede obstaculizar o retrasar solicitudes de devolución de impuestos, compensaciones, entre otros.
• Visitas Domiciliarias o Revisiones de Gabinete: El incumplimiento puede ser un detonante para que el SAT inicie una auditoría más profunda.

Recomendaciones Clave para un Cumplimiento Exitoso

1. No Ignores las Comunicaciones del SAT: Revisa constantemente tu Buzón Tributario y atiende cualquier notificación.
2. Verifica tu Obligación: Asegúrate si estás obligado o no, considerando tu régimen fiscal, nivel de ingresos y las disposiciones de la RMF vigente.
3. Mantén tu Contabilidad al Día: Lleva tus registros contables de forma correcta y oportuna.
4. Utiliza Software Contable Adecuado: Asegúrate de que tu sistema contable pueda generar los archivos XML con las especificaciones técnicas que requiere el SAT (Anexo 24 de la RMF).
5. Valida tus Archivos XML: Antes de enviarlos, existen herramientas para validar que la estructura y contenido de tus archivos XML sean correctos.
6. Cumple con los Plazos: Agenda las fechas de envío para evitar extemporaneidad.
7. Conserva tus Acuses: Guarda todos los acuses de recepción como comprobante de cumplimiento.
8. Asesórate con un Profesional: Si tienes dudas, recibiste un aviso del SAT o simplemente quieres asegurar el correcto cumplimiento, busca el apoyo de un contador público certificado. Su experiencia es invaluable para navegar estas obligaciones.

Es crucial subrayar, que el SAT no solo está en la etapa de enviar exhortos, sino que ya se tienen reportes y conocimiento de casos donde efectivamente se están aplicando multas por la omisión en la presentación de la contabilidad electrónica o por su presentación incorrecta o extemporánea.

Esta acción por parte de la autoridad fiscal eleva significativamente el nivel de urgencia para los contribuyentes que aún no se han regularizado. Ya no se trata solo de una advertencia de una posible sanción futura, sino de una realidad actual para algunos.

Impacto de esta Aclaración:

• La etapa de «avisos» puede ser la última oportunidad para algunos antes de la sanción directa. No todos los contribuyentes podrían recibir un exhorto previo antes de una multa, especialmente si hay omisiones de varios periodos o el SAT considera que ya ha habido suficiente difusión sobre la obligación.
• Las multas por incumplimientos relacionados con la contabilidad electrónica pueden ser considerables, como se mencionó en los fundamentos legales (Artículos 81 y 82 del CFF), y su aplicación directa sin un previo aviso (o con un aviso no atendido) puede impactar seriamente las finanzas de una empresa o persona física.

Por lo tanto, reitero y enfatizo:

La situación actual exige una acción inmediata por parte de los contribuyentes obligados. Si se tienen omisiones en la presentación de la contabilidad electrónica:

1. No esperar un exhorto: Si se sabe que hay incumplimiento, es prioritario regularizarse cuanto antes.
2. Atender cualquier comunicación del SAT de inmediato: Ya sea un exhorto o una notificación de multa, se debe actuar con prontitud.
3. Buscar asesoría profesional urgente: Un contador puede ayudar a determinar el grado de incumplimiento, preparar la información necesaria, presentarla correctamente y, en caso de ya existir una multa, analizar las opciones de defensa o corrección.

En Conclusión

La contabilidad electrónica es una pieza fundamental del sistema fiscal mexicano. La reciente actividad del SAT subraya la importancia de tomar esta obligación con la máxima seriedad. Estar informado, mantener los registros al día y utilizar las herramientas adecuadas son las claves para un cumplimiento exitoso y para evitar sanciones que puedan afectar la salud financiera y operativa de tu negocio. La proactividad y la prevención son tus mejores aliados.