Actas Constitutivas, lo básico a saber.

Los 10+ que debes saber sobre el “Acta Constitutiva”

Autor colaborador: Carlos García

Web del autor: contrakto.com.mx

El “acta constitutiva” de una empresa es ese documento extenso, complicado y misterioso que todas las empresas tienen pero que casi nadie ha leído jamás. Por increíble que parezca, aun y cuando el acta constitutiva es el instrumento que le da vida a una empresa – sociedad mercantil o civil o a una asociación civil – muy poca gente le entiende.

Cabe hacer notar que, para más facilidad, en este artículo usaré el término “empresa” para referirme, indistintamente, a las sociedades mercantiles, las sociedades civiles y las asociaciones civiles.

Te comento 10 cosas que debes saber sobre el acta constitutiva.

1. El nacimiento de una empresa

Es bien sabido que, cuando 2 o más emprendedores desean asociarse para iniciar una empresa, deben constituir una sociedad o una asociación.

En algunos países, incluyendo EUA, un emprendedor puede constituir una persona moral y operar dicha empresa unipersonal sin poner en riesgo los propios bienes del emprendedor. En México, aunque existe una propuesta de ley al respecto, aún no se concreta.

Por ello, en México sigue siendo un requisito legal que una empresa se constituya con, al menos 2 socios. Como sabemos, en muchas ocasiones el segundo socio solamente se incluye para cumplir con el requisito legal, ya que se da mucho el caso de que un socio tenga el 99.9% de las acciones de la empresa mientras que el otro solo tiene el 0.01%.

Una cuestión “curiosa” es que, si en el futuro se llega a aprobar en México una reforma legal para aceptar a las personas morales unipersonales, tendríamos que dejar de llamarles “sociedades” y tal vez acostumbrarnos a decir “persona moral” o bien, “entidad legal”.

2. Los datos del fedatario público

Para constituir una empresa, las diversas leyes señalan que los socios o asociados deberán usar los servicios de un fedatario público para constituirla. La generalidad de las personas tienen la idea de que necesariamente se debe contratar a un notario público para constituir una empresa pero eso no es del todo cierto.

Cuando se trata de sociedades mercantiles, que es la mayoría de los casos (S.A. de C.V. o bien S. de R.L. de C.V.), los emprendedores pueden contratar a un corredor público en lugar de un notario público.

En mi experiencia, los corredores público tienden a ser un poco más económicos que los notarios y, muchas veces dan un servicio más personalizado.

Una vez constituida la empresa, la escritura (o bien la “póliza”, cuando se trate de un instrumento elaborado ante corredor público) contendrá los datos generales de fedatario público y los datos de identificación del instrumento público (número de escritura o póliza).

Lo que los fedatarios establecen es:

Nombre completo del fedatario público,
Número de notaría/correduría,
Lugar donde el fedatario esta autorizado para actuar (generalmente ciudad y estado) y
Número del instrumento.

3. Los datos de los socios

Otro dato esencial en un acta constitutiva es la identificación de los socios. Recordemos que éstos pueden ser personas físicas o morales, por lo que el fedatario público deberá asentar los datos generales de los socios.

4. La denominación social (o la razón social)

Un elemento esencial más dentro de un acta constitutiva es que se establezca la denominación social de la empresa… o bien la razón social (que no son lo mismo). La diferencia entre denominación y razón social es sencilla:

Denominación social es cualquier nombre comercial que se le dé a una empresa;
Razón social es aquel nombre de empresa que contiene todos o algunos de los apellidos de los socios (y cuando no aparezcan los de todos, se debe agregar la frase “y compañía” u otra equivalente). Un ejemplo pudiera ser “Fernández y Lopez, S. de R.L. de C.V.” o bien, “Gallardo, Pérez, Sánchez y Compañía, S.C.”
Por mandato de ley, las sociedades anónimas nunca pueden tener razones sociales.

Por alguna razón que desconozco, la mayoría de la gente dice “razón social” en lugar de “denominación social” y esto es, pues, un error.

5. Los estatutos sociales

Si tenemos en cuenta que cuando los emprendedores constituyen una empresa, lo que estan haciendo es celebrando un contrato entre ellos, entonces los estatutos sociales son, precisamente, las cláusulas del dicho contrato social.

Los estatutos de una empresa establecen la reglas generales bajo las que los socios han decidido operar la empresa. El “problema” es que, generalmente, los fedatarios públicos solamente transcriben en las actas constitutivas diversos artículos de la Ley General de Sociedades Mercantiles para cumplir con el requisitos de que la empresa cuente con los estatutos sociales.

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Nótese que digo que es un “problema” (entre comillas) porque si bien el uso de un formato general no afecta la validez de la empresa, sí es común que los socios a veces ni lean el documento por confiar ciegamente en el fedatario público y, bueno, pudiera darse el caso que en el acta constitutiva se llegue a establecer algo con lo que, más adelante, los emprendedores no estén de acuerdo.

Es raro ver que los emprendedores realmente hayan negociados las cláusulas de los estatutos sociales para adecuarlos a la operación que los socios quieren tener.

Otro “problema” de los estatutos sociales es que, cómo el acta constitutiva deberá ser inscrita en el Registro Público del Comercio, es entendible que los socios no quieran tener, en un documento público, los acuerdos a los que hayan llegado y que pudieran ser sensibles o confidenciales.

Por ello, es más o menos común que, cuando existan acuerdos especiales entre los socios, éstos se celebren mediante contratos privados por separado, para que no queden inscritos en el Registro Público y a la vista de todos.

6. La primer asamblea de socios

Dentro del acta constitutiva también es común encontrar una sección con “artículos transitorios”. En esta sección del instrumento público los fedatarios incluyen la primer acta de asamblea general de socios de la empresa.

Dentro de dicha “asamblea general de socios”, los socios:

Señalan el monto del capital social inicial de la empresa;
Establecen la participación de cada socio dentro del capital social de la empresa, es decir, cuanto dinero, o bienes, esta aportando cada socio;
Realizan los nombramientos que procedan y;
Nombran apoderados.

7. El capital social inicial

Toda empresa requiere de dinero para operar y ese dinero lo aportan los socios. En México existe el concepto del capital social mínimo fijo dentro de las empresas. También existe el concepto del capital variable.

Hoy en día no hay un monto mínimo requerido de capital social. Los socios lo pueden establecer libremente.

Anteriormente existía un monto mínimo requerido señalado por la Ley General de Sociedades Mercantiles que, para las sociedades anónimas era de $50,000 pesos, mientras que para las sociedades de responsabilidad limitada era de $3,000 pesos.

8. Los nombramientos

La Ley y los estatutos sociales de la empresa señalan que, para la operación de la misma, existirán un “consejo de administración” o un “administrador único” (pueden ser, o no, los mismos socios). También, para las sociedades anónimas, la Ley General de Sociedades Mercantiles establece que deberá existir un “comisario”.

Para las sociedades de responsabilidad limitada no existe este requisito en la ley pero, por costumbre o simplemente por usar el mismo machote de documento, algunos fedatarios público incluyen al comisario.

Dentro de los artículos transitorios del acta constitutiva, los socios realizan los nombramientos para dichos puestos (les ponen nombres y apellidos).

Cabe mencionar que, si así lo desean los socios, pueden existir puestos adicionales en los estatutos sociales. Por ejemplo, es común que, cuando una sociedad mercantil se constituye ante un corredor público, se establezca la existencia – no obligatoria – de subgerentes que, en su caso, tendrán las facultades que en los mismos estatutos se establezcan expresamente.

9. Los poderes

La figura jurídica del “poder” o “mandato” es un concepto civil que se regula en los códigos civiles de cada estado de la República Mexicana. Por ello, cuando los socios de una empresa quieren nombrar personas que, sin ser el representante legal de la empresa, puedan actuar en nombre de ésta, nombrarán apoderados.

Los apoderados pueden ser, para administrar bienes, para pleitos y cobranzas, para actos de dominio, para administración laboral, para firmar títulos de crédito (regulado por la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito), etc.

Los poderes pueden ser generales o especiales (limitados) pero normalmente, en el acta constitutiva lo que se establece son los poderes generales.

Los apoderados pueden ser socios, empleados o personas extrañas a la empresa, pero lo más común es que trate de socios o empleados de la misma.

10. Los datos de registro público del comercio

Las empresas tienen la obligación de inscribirse en el Registro Público del Comercio para que la sociedad, en general, sepa de la existencia de la empresa (en derecho se dice que se inscriben para que “surtan efectos frente a terceros”). Cuando una empresa queda inscrita en el Registro, éste le asigna un folio mercantil electrónico y emite una boleta de inscripción.

Anteriormente, el Registro Público del Comercio no contaba con un sistema electrónico y lo que hacían es que ponían un sello en la última página del acta constitutiva. Ese sello contenía los “datos de registro”.

Hoy en día, el folio mercantil electronico es el “expediente” de la empresa y, cuando alguien te pide los “datos de registro” de la empresa, solo es necesario mencionar el número de folio mercantil electrónico y la fecha de registro (ambos datos vienen asentados en la boleta de inscripción).

Para terminar:

El acta constitutiva es un documento muy valioso para cualquier empresa y contiene más información de la que aquí hemos mencionado. En otros artículos, más adelante, comentaremos más a detalle diversos de los conceptos jurídicos que hemos mencionado aquí, así como otros que dejamos fuera en este artículo.

Te invito a que ahora que sabes todo esto, le eches un ojo a un acta consitutiva y localices las diferentes secciones que la forman para que, en el futuro, te sea más fácil comprenderla.

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Sobre el autor: Carlos García es abogado desde hace mas de 14 años. Se especializa en derecho mercantil y civil, enfocado a la redacción y elaboración de contratos.

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Los 10+ que debes saber sobre el “Acta Constitutiva”.