Análisis Norma Mexicana de Certificación de empresas Outsourcing. PROY-NMX-R-086-SCFI-2016

Análisis Norma Mexicana de Certificación de empresas Outsourcing

Colaboración de: Gabriel Aranda Zamacona

Experto en Seguridad Social

Sitio web del autor: elnidodelseguro.com

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Para llevar acabo del análisis Norma Mexicana de Certificación de empresas Outsourcing, debemos primeramente, en los fundamentos legales, que le dan origen, recordando que en México, existe dos tipos de Normas, las NOM (Normas Oficiales Mexicanas) y las NMX (Normas Mexicanas), ambas buscan un fin, la regulación de los productos, bienes o servicios, sin embargo, no todos son de uso obligatorio en nuestro país.

Es en la propia Ley Federal sobre Metrología y Normalización, que encontramos los siguientes conceptos:

ARTÍCULO 3o.- Para los efectos de esta Ley, se entenderá por:

1. Norma mexicana: la que elabore un organismo nacional de normalización, o la Secretaría, en los términos de esta Ley, que prevé para un uso común y repetido reglas, especificaciones, atributos, métodos de prueba, directrices, características o prescripciones aplicables a un producto, proceso, instalación, sistema, actividad, servicio o método de producción u operación, así como aquellas relativas a terminología, simbología, embalaje, marcado o etiquetado.
2. Norma oficial mexicana: la regulación técnica de observancia obligatoria expedida por las dependencias competentes, conforme a las finalidades establecidas en el artículo 40, que establece reglas, especificaciones, atributos, directrices, características o prescripciones aplicables a un producto, proceso, instalación, sistema, actividad, servicio o método de producción u operación, así como aquellas relativas a terminología, simbología, embalaje, marcado o etiquetado y las que se refieran a su cumplimiento o aplicación

ARTÍCULO 40.- Las normas oficiales mexicanas tendrán como finalidad establecer:

Inciso I al XVIII…

(Último párrafo)

Los criterios, reglas, instructivos, manuales, circulares, lineamientos, procedimientos u otras disposiciones de carácter obligatorio que requieran establecer las dependencias y se refieran a las materias y finalidades que se establecen en este artículo, sólo podrán expedirse como normas oficiales mexicanas conforme al procedimiento establecido en esta Ley

Primeramente, para las Normas Oficiales Mexicanas, hay que tomar en cuenta que en México, es el gobierno federal con participación de la iniciativa privada quién emite las normas, el sistema mexicano de normalización se encuentra regulado por la Ley Federal sobre Metrología y Normalización(LFMN), constituyendo el fundamento jurídico OBLIGATORIO para la expedición de normas oficiales mexicanas, siendo así, esta ley en su artículo 38, fracciones II y V,  señala que corresponde a las dependencias(Secretarias de Gobierno), expedir normas oficiales mexicanas en las materias relacionadas con sus atribuciones, precisamente en el numeral 40 fracción VII (LFMN) menciona que las NOM’s, establecerán las condiciones de salud, seguridad e higiene que deberán observarse en los centros de trabajo. Por otro lado, las Normas Mexicanas, son creadas por distintos Grupos Particulares de Trabajo, aprobados por el Comité Técnico de Normalización Nacional, por lo que son en sí, en términos jurídicos, las NOM’s tiene su origen en autoridades o dependencias gubernamentales, se les debe de tratar como normas jurídicas, en sentido estricto ya que emanan de una ley federal, así también, por que las autoridades que tienen la facultad de generarlas, mientras que las NMX’s son normas a voluntad de los particulares, manifestaciones sobre sus productos, procesos o servicios, sin perjuicio de que las dependencias requieran en una norma oficial mexicana su observancia para fines determinados.

En este orden de ideas, la Secretaria de Economía, por medio de la Comisión Nacional de Normalización integró el Programa Nacional de Normalización 2016, publicando en el DOF, en el mes de Abril 2016, donde se dieron a conocer todos los proyectos de Normas, que se establecerían para este año, siendo que quedaba a disposición del COMITÉ TÉCNICO DE NORMALIZACIÓN NACIONAL DE INDUSTRIAS DIVERSAS, el proyecto de Norma Mexicana, para la Certificación de empresas de subcontratación o tercerización de personal, trabajando en ello, junto algunos particulares, liderados por la Asociación Mexicana de Empresas de Capital Humano, trabajaron en conjunto, terminando el proyecto, y lo dieron a conocer a la opinión pública para que todos contribuyamos en él, por medio de la publicación en el DOF, del AVISO de consulta pública del Proyecto de Norma Mexicana PROY-NMX-R-086-SCFI-2016, mismo que se desprende, el proyecto completo que dejamos a disposición, de todos nuestros lectores, en el siguiente documento:

 

Del mismo tenemos que tomar en cuenta, las siguientes indicaciones:

El Objetivo de esta Norma Mexicana (NMX), es coadyuvar a las Empresas de Subcontratación y/o Tercerización de personal, a efecto de que cumplan con el marco jurídico aplicable, evitando plenamente la simulación de operaciones y estableciendo los requisitos para obtener la certificación y autorización del uso del signo distintivo que compruebe que se cumple con la NMX. Siendo, aplicable a las personas físicas o morales que se dedican a la prestación de los servicios de Subcontratación y/o Tercerización dentro del Territorio Nacional.

A partir de la entrada en vigor de esta nueva Norma Mexicana NMX, por fin contaremos con ciertos conceptos básicos, que deberemos tomar muy en cuenta, para la interpretación, interacción y relación entre empresas que realizan el régimen de subcontratación en México, previsto en el artículo 15-A de la Ley Federal del Trabajo, o las prestadoras de servicios que fundamenta la ley del Seguro Social, en su mismo artículo 15-A, dentro de estos conceptos encontraremos ahora que:

• Centro de trabajo.-Todo aquél lugar, cualquiera que sea su denominación o ubicación, en el que se realicen actividades de producción, distribución de bienes o prestación de servicios, y en el que laboren personas que estén sujetas a una relación de trabajo.
• Contrato de prestación de servicios.-Acuerdo de  voluntades  celebrado  entre  la  Empresa  de  Subcontratación  o Tercerización de personal y el Contratante, mediante el cual se documentan por escrito los servicios a prestar al Contratante que son materia de este Proyecto de Norma, así como los derechos y obligaciones a cargo de cada parte, mismos que deben estar en concordancia con lo dispuesto en el marco jurídico aplicable y a las disposiciones previstas en este Proyecto de Norma Mexicana.
• Distintivo de certificación. Signo distintivo que denota la evaluación de la conformidad realizada a las empresas de  subcontratación  o  tercerización  de  personal  que  han  dado cumplimiento satisfactorio a las disposiciones establecidas en los términos de este Proyecto de Norma Mexicana
• Servicios de subcontratación y tercerización de personal. Para efecto  de  este  Proyecto  de  Norma,  se  entiende  como  servicios  de subcontratación y tercerización los descritos en la Ley Federal del Trabajo, así como en la Ley del Seguro Social y la Ley del Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores, consistentes en la prestación de servicios especializados, o especializados en administración, asignación y/o gestión de personal, para la ejecución de proyectos convenidos o actividades específicas en los que la Empresa de Subcontratación y/o Tercerización asume el debido cumplimiento de todas sus obligaciones patronales respecto de los trabajadores contratados.
• Servicios de subcontratación.- Son aquellos en los que el prestador de estos servicios cuenta con el personal, que bajo su supervisión los ejecuta, para la entrega de un resultado material al Contratante de los mismos servicios.
• Servicios de Tercerización de personal.- Son aquellos en los que el prestador de servicios pone a disposición del Contratante el personal que ejecuta servicios por encargo del Contratado bajo la dirección y supervisión del Contratante.
• Organismo de certificación.- Las personas morales que tengan por objeto realizar funciones de certificación que están acreditadas de conformidad con la Ley Federal sobre Metrología y Normalización
• Unidad de verificación.- Las personas físicas o morales acreditadas de conformidad con la Ley Federal sobre Metrología y Normalización que realizan actos de verificación mediante la constatación ocular o comprobación mediante muestreo, medición, o examen de documentos que se realizan para evaluar la conformidad en un momento determinado

Este proyecto de Norma Mexicana, certificará a todas aquellas empresas, que se dediquen al régimen de subcontratación de personal, mejor conocido como outsourcing en nuestro país, siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones:

• Debe contar con Registro Patronal ante el IMSS, (aunque la NMX, no lo dice, sería importante contar con un RPC, Registro Patronal por Clase) y debe estar inscrita ante el Servicio de Administración Tributaria.
• La Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal debe expedir al Contratante, por cada pago que éste realice, la factura, recibo o comprobante fiscal electrónico correspondiente, conforme a las disposiciones legales aplicables en materia fiscal.
• La Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal, previa contratación de los servicios que presta, debe proporcionar a sus Contratantes la siguiente información, misma que deberá ser veraz y actualizada:

1. a) Ubicación donde se encuentra la o las oficinas de atención al Contratante y en su caso, las oficinas de representación que la Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal tenga en el territorio de los Estados Unidos Mexicanos, así como sus respectivos horarios de atención.
2. b) Las diversas opciones disponibles para contratar los Servicios requeridos, así como los conceptos que se incluyen y el monto determinado y/o determinable de la contraprestación a generarse para cada uno de los mencionados Servicios.
3. c) Las bases para el incremento de la contraprestación.
4. d) Descripción del procedimiento a seguir por el Contratante para el pago de la contraprestación.
5. e) Obligaciones que   asumen   las   partes   respecto   del servicio contratado.
6. f) Condiciones para dar por terminada la prestación del servicio.

Para poder realizar la certificación y contar con el Signo distintivo, que otorgará la NMX, cuando entre en vigor, toda empresa outsourcing en México, deberá acreditar el debido cumplimiento de la misma y para ello deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Demostrar su constitución legal, con comprobantes de alta patronal tales como:

• Escritura pública, protocolizada y registra en el Registro Público de Comercio, correspondiente
• Alta RFC, Servicio de Administración Tributaria
• Tarjeta de Identificación Patronal así como las constancias correspondientes ante IMSS-INFONAVIT-INFONACOT
• Cedula de empadronamiento, o bien alta patronal, ante el organismo fiscalizador local de cada estado, para efectos del Impuesto sobre Nóminas, o su equivalente.
• Contar con un Reglamento Interior de Trabajo registrado ante la Junta de Conciliación y Arbitraje.
• Exhibir documentación con la que acredite que ha prestado los servicios objeto de esta Norma Mexicana durante la totalidad del año fiscal inmediato anterior, junto con la declaración anual del ISR correspondiente a dicho año fiscal.
• Acreditar y comprobar la verificación de su domicilio fiscal.
• Acreditar que se cuente con los recursos materiales, infraestructura capital humano para prestar los servicios.

Para demostrar, que está cumpliendo con sus responsabilidades administrativas, la NMX, menciona que las Empresas de Subcontratación y/o Tercerización de personal deben contar con la documentación, que demuestre la relación laboral, de cada uno de sus trabajadores entre otras se menciona que debe tener

• Contrato Individual de trabajo, con detalles de los domicilios, tanto fiscales, así como donde se desarrollarán las actividades, haciendo especial énfasis, que en materia de subcontratación estará prohibido pagar salarios, por figuras como los  contratos por honorarios asimilables a salarios, comisiones, alimentos u otras semejantes
• Documentos mínimos del expediente del Trabajador, entre otros:
  • Contrato Individual de Trabajo debidamente firmado;
  • Aviso de Privacidad;
  • Cédula de Clave Única del Registro de Población (CURP);
  • Constancia de   inscripción  en  el  Registro  Federal  de Contribuyentes (RFC);
  • Identificación   oficial   vigente   (credencial   de   elector, pasaporte, cartilla o cédula profesional) o equivalente;
  • Número de Seguridad Social (Alta y/o pre afiliación ante el IMSS);
  • Comprobante de domicilio; y
  • Acta de nacimiento

Para demostrar, que está cumpliendo con sus responsabilidades fiscales, la NMX, menciona que las Empresas de Subcontratación y/o Tercerización de personal deben contar

• Verificar que la forma de pago del salario y prestaciones al Trabajador, cumple con lo establecido en su Contrato individual de Trabajo y/o en el marco jurídico aplicable
• A fin de demostrar el cumplimiento de las obligaciones patronales correspondientes, la Empresa de Servicios de Subcontratación o Tercerización de personal deberá presentar la siguiente documentación:
  • Opinión satisfactoria del cumplimiento de las obligaciones fiscales vigente, emitida por el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
  • Opinión favorable del cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social.
  • Constancias de los dictámenes aprobatorios a los que la empresa de Subcontratación o Tercerización de personal se encuentre obligada según el marco jurídico aplicable, respecto del cumplimiento de obligaciones de seguridad social (IMSS, SAR e INFONAVIT) y fiscales incluyendo los impuestos federales y locales que afecten a la nómina.

En el caso de no obtenerse al momento de la verificación y/o esta sea negativa, no se considerará como un requisito incumplido para efectos de calificación por el organismo certificador si la Empresa de Servicios de Subcontratación o Tercerización de personal, demuestra que:

• Exista aclaración o recurso pendiente de resolución vinculado con las razones de la negativa, pero teniéndose garantizado el interés fiscal correspondiente o se siga dando cumplimiento a la obligación cuestionada en el caso de recurso pendiente cuando así lo requiera la autoridad fiscal por disposición de ley.
• Que el tema de incumplimiento no esté relacionado con alguna simulación o práctica indebida o de evasión en el cumplimiento de obligaciones;
• En su caso que la negativa o no generación de la opinión sea con motivo de errores del sistema para su emisión o errores del sistema por el desfase en tiempos entre el cumplimiento de alguna obligación y la solicitud de emisión.
• Se debe proporcionar la documentación que compruebe los puntos anteriores

Se deberá comprobar por completo el debido proceso administrativo para la elaboración de las nóminas de los trabajadores A fin de demostrar el cumplimiento de las obligaciones patronales correspondientes, En el que se deberá detallar la siguiente información:

• Plazo establecido para el pago de salario (hora, día, semana, quincena, etc.)
• En su caso prima dominical.
• En su caso, salario doble por el día de descanso trabajado
• Prima vacacional
• Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU)

Evidentemente se deberá cumplir con todas las disposiciones en materia de Seguridad Social, se deberá cumplir íntegramente con las obligaciones que emanan en la ley del Seguro Social Articulo 15, así como en la ley del Infonavit, Artículo 29, entre los que destacan:

• Verificar que el Trabajador se encuentre dado de alta en el IMSS conforme a la Ley y en coincidencia con la vigencia de su contrato individual de trabajo;
• Verificar que el número de seguridad social inscrito en la nómina es el asignado por el IMSS al Trabajador;
• Verificar que el Trabajador se encuentre dado de alta en el sistema de nómina;

Para comprobar el debido proceso de la terminación de las relaciones laborales, las Empresas de Subcontratación y/o Tercerización de personal debe contar con los siguientes registros relativos a la terminación de relación laboral con los trabajadores:

• Documento en el que consta la terminación de la relación de trabajo;
• Cálculo del finiquito y/o indemnización correspondiente que incluya las partes proporcionales de las prestaciones generadas; y
• Registro total calculado por concepto de finiquito y/o indemnización que coincida con el efectivamente pagado al Trabajador.

Respecto al pago de impuestos, se deberá comprobar que las empresas outsourcing cumplen al 100% con los pagos de:

1. El cálculo  y entero del impuesto sobre la renta, de los salarios, así como las  Cuotas IMSS, INFONAVIT, Descuentos INFONACOT,  debe  coincidir  con  las cantidades efectivamente reportadas y pagadas
2. Declaraciones de impuestos federales, siendo básica la Anual del ISR, Pagos Provisionales de ISR, IVA, Retención de ISR por Salarios.
3. Declaraciones Informativas tales como:
   1. Declaración Informativa de Operaciones con Terceros
   2. Declaraciones Informativas en materia del ISR, o del IVA
   3. Información de contratos PS-1, ante del IDSE IMSS
   4. Información de contratos, ante el SIRESO del portal empresarial del INFONAVIT
   5. Altas, bajas, modificaciones, incapacidades, formatos de riesgos de trabajo IMSS

Como parte de sus obligaciones la Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal deberá proteger los datos personales de los trabajadores, para ello deberá contar con:

• La Empresa de Subcontratación o Tercerización de personal debe contar con su Aviso de Privacidad.
• El Aviso de Privacidad debe estar a disposición del público, incluyendo a sus Contratantes y Trabajadores, a través de formatos impresos, digitales, visuales, sonoros o cualquier otro medio.
• En caso de que exista un tercero en el tratamiento de los datos personales de los Trabajadores y/o terceros, la Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal debe celebrar con éste un contrato o documento que especifique que se obliga a guardar confidencialidad respecto de éstos; obligación que subsistirá aún después de finalizar sus relaciones con los Trabajadores y/o terceros.

Es importante mencionar que esta NMX, obligará a las empresas outsourcing a formalizar, sus relaciones con los contratantes por medio de la formalización de los diferentes contratos de prestación de servicios o convenios vigente y firmado por ambas partes, estableciendo, una clausula especial, que obligue a la Empresa de Subcontratación o Tercerización de personal a poner a disposición para consulta de su Contratante o bajo los términos y periodicidad que acuerden, los documentos que  le  permitan  cerciorarse  de  que  se  cumple  con  las obligaciones  que derivan de las relaciones entre la Empresa de  Subcontratación  o  Tercerización  de  personal  y  sus trabajadores, mencionando sin limitar, los documentos que acrediten el cumplimiento de sus obligaciones, fiscales (federales o  locales), de seguridad social (IMSS, SAR e INFONAVIT), y laborales respecto a los trabajadores que contrate para la prestación de los servicios.

Así mismo se deberá contar, con la formalización entre proveedores y contratantes con lo siguiente:

1. Contar con mecanismos en funcionamiento para la recepción de información y comentarios sobre el nivel de servicio a Contratantes, vía su página de internet, buzón o correo electrónico o físico, línea telefónica u otros.
2. Contar con mecanismos en funcionamiento para la recepción de información y comentarios sobre el nivel de servicio a Trabajadores, vía su página de internet, buzón o correo electrónico o físico, línea telefónica u otros.
3. Contar con un respaldo interno o externo de los sistemas y de la información que utiliza para la prestación de los Servicios.
4. Contar con archivo físico y/o electrónico, según requiera el marco jurídico aplicable, de la información referente a su nómina, conforme el inciso primario 4.1 f).
5. Contar con archivo físico y/o electrónico, según requiera la Legislación vigente, de las constancias de cumplimiento y pago de sus obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social, conforme el inciso primario 4.1 f).
6. Contar con un plan de contingencia para la continuidad del negocio en caso de crisis o catástrofe.
7. Contar con la infraestructura material y tecnológica necesaria para prestar los Servicios.
8. Dictamen en sentido favorable para efectos fiscales por Contador Público certificado, cuando se esté obligado por la Ley aplicable.
9. Dictamen en sentido favorable en materia de seguridad social por Contador Público certificado, registrado, cuando se esté obligado por la Ley aplicable.
10. Dictamen en sentido favorable para efectos de INFONAVIT por Contador Público certificado, registrado, cuando se esté obligado por la Ley aplicable.

 

11. Dictamen en  sentido  favorable  en  materia  de  contribuciones estatales por Contador Público certificado, registrado, cuando se esté obligado por la Ley aplicable

 

La Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal deberá de asumir la responsabilidad de contar con todos los documentos que aseguren las condiciones generales de trabajo de los Trabajadores puestos a disposición del Contratante siendo estos los relativos a la forma de contratación, reglamento interior de trabajo, al salario, a la jornada de trabajo, vacaciones, aguinaldo, participación de los trabajadores en las utilidades, del trabajo de mujeres en estado de gestación o período de lactancia, del trabajo de menores así como de los enteros al IMSS, INFONAVIT e INFONACOT

También se hace obligatorio, dentro de esta NMX, la utilización de un Sistema de Gestión de Calidad, tanto para el interior de la organización como de la Alta dirección de la empresa, tanto para la ejecución, planificación, infraestructura y la evaluación del desempeño, como la mejora continua de las empresas de outsourcing en México.

Finalmente, para poder cumplir con el distintivo de certificación las empresas outsourcing, serán evaluadas por personas autorizadas por organismos, (hasta el momento solo sería la AMECH) llevando a cabo una evaluación de un check list, contenido en los anexos de esta Norma Mexicana

CONCLUSIÓN

Esta NMX (Norma Mexicana) si servirá para certificar a las empresas que realizan subcontratación de personal, en México, sirviendo como signo de distinción, de forma voluntaria, toda vez,         que LAS NORMAS MEXICANAS, NO SON OBLIGATORIAS, Recordando todo el momento lo que nos fundamenta la Ley Federal sobre metrología y Normalización, en el tenor siguiente:

ARTÍCULO 51-A. Las normas mexicanas son de aplicación voluntaria, salvo en los casos en que los particulares manifiesten que sus productos, procesos o servicios son conformes con las mismas y sin perjuicio de que las dependencias requieran en una norma oficial mexicana su observancia para fines determinados. Su campo de aplicación puede ser nacional, regional o local.

Para la elaboración de las normas mexicanas se estará a lo siguiente:

1. Deberán incluirse en el Programa Nacional de Normalización;
2. Tomar como base las normas internacionales, salvo que las mismas sean ineficaces o inadecuadas para alcanzar los objetivos deseados y ello esté debidamente justificado; y

III. Estar basadas en el consenso de los sectores interesados que participen en el comité y someterse a consulta pública por un periodo de cuando menos 60 días naturales antes de su expedición, mediante aviso publicado en el Diario Oficial de la Federación que contenga un extracto de la misma.

Para que las normas elaboradas por los organismos nacionales de normalización, y excepcionalmente las elaboradas por otros organismos, cámaras, colegios de profesionistas, asociaciones, empresas, dependencias o entidades de la administración pública federal, se puedan expedir como normas mexicanas, deben cumplir con los requisitos establecidos en esta Sección, en cuyo caso el secretariado técnico de la Comisión Nacional de Normalización publicará en el Diario Oficial de la Federación la declaratoria de vigencia de las mismas, con carácter informativo.

La revisión, actualización o cancelación de las normas mexicanas deberá cumplir con el mismo procedimiento que para su elaboración, pero en todo caso deberán ser revisadas o actualizadas dentro de los 5 años siguientes a la publicación de la declaratoria de vigencia, debiendo notificarse al secretariado técnico los resultados de la revisión o actualización. De no hacerse la notificación, el secretariado técnico de la Comisión Nacional de Normalización ordenará su cancelación

Así que la Secretaria de Economía, nos solicita su apoyo para la consulta pública de esta NMX, por medio de la publicación en el DOF, tal como se menciona:

El texto completo del documento puede ser consultado gratuitamente en la Dirección General de Normas de esta Secretaría, ubicada en Avenida Puente de Tecamachalco número 6, Lomas de Tecamachalco, Sección Fuentes, código postal 53950, Naucalpan de Juárez, Estado de México o en el Catálogo de Normas Mexicanas de la Dirección General de Normas cuya dirección electrónica es http://www.economia-nmx.gob.mx/normasmx/index.nmx  SINEC 20161103180055199

Por cortesía de:

Gabriel Aranda Zamacona

Asesoría, capacitación en Seguridad Social

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