Plazos para conservar la contabilidad en materia fiscal, laboral y mercantil.

Plazos para conservar la Contabilidad

Colaboración de:

CPC Francisco Gámez Ponce

Socio de MGI Despacho Gámez Leyva y Asociados, S.C.

Con aportaciones de: Lic. Cuauhtémoc Gámez Ponce y

CP Edgar G. Castro Miranda.

Introducción:

En este resumen se presentan anotaciones sobre la conservación de la contabilidad en materia fiscal, con algunas recomendaciones adicionales y referencias en materia laboral, mercantil y de sociedades.

Plazo en materia fiscal: El periodo para conservar la contabilidad y documentación, para la extinción de las facultades de las autoridades fiscales es de 5 años, de acuerdo a lo señalado en el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.

El Art. 28 del C.F.F. señala que la contabilidad se integra por los sistemas y registros contables, los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, así como por los comprobantes fiscales o documentación comprobatoria de ingresos y deducciones, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos

Se recomienda se tome en cuenta el cuadro siguiente con los plazos de cada ejercicio debido a que ha habido cambios en distintos años.

Observación.- El plazo se corre a partir de la fecha en que se presenta la declaración anual.

     Ejemplo.- Una persona moral que presentó su declaración anual normal o complementaria del ejercicio 2008 el 30 de junio de 2009, deberá conservar la documentación de ese ejercicio hasta el 30 de junio del 2014.

Pérdidas Fiscales.- Recordemos que en el caso de contribuyentes que amorticen pérdidas fiscales, tienen el plazo de amortizar por diez años, por lo que es necesario conservar las declaraciones anuales (no toda la documentación) que originaron las pérdidas fiscales por el plazo que corresponda a los ejercicios donde se amortizarán.

     Ejemplo: Si durante 2008 se amortiza la pérdida fiscal originada en 2005, se deberá conservar la declaración anual del ejercicio 2005 hasta el año 2014.

Comentarios:

• En el caso de los comprobantes por pago de impuestos e inversiones en activos fijos es importante conservar más allá del tiempo señalado en las disposiciones fiscales por la importancia de esta documentación y por el hecho de que puede ser necesaria en una revisión futura o para el trámite de devolución o compensación de impuestos, esto se sugiere conservarlo durante la vida útil en libros del activo que se trate, es decir, mientras sea aplicada la depreciación.
• Consideramos se deben resguardar todo tipo de documentos, del SAT, IMSS, INFONAVIT, ya sean requerimientos, aclaraciones, exhortos, créditos, oficios, actas, y tener perfectamente identificado el lugar donde permanecen, hacer un expediente por dependencia o tipo de documento o ejercicio, en este caso sugerimos crear un expediente fiscal continuo.

Documentación en Materia Laboral: Las acciones de trabajo prescriben en un año es conforme lo señalan los Artículos 516 y 804 de la Ley Federal de Trabajo pero el Art. 519 habla de la prescripción de dos años en los casos de indemnizaciones por riesgos de trabajo y beneficiarios en caso de muerte. No obstante hay documentos en materia laboral como nóminas y recibos de vacaciones o pago de aguinaldo que deben conservarse 5 años por ser deducciones fiscales.

Documentación en materia mercantil: De acuerdo al artículo 49 del Código de Comercio, señala que: Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

Sociedades: Los administradores de sociedades pudieran ser requeridos por sus socios de entregar información financiera o comprobatoria de operaciones por cualquier ejercicio, sin importar el plazo, si no hubiera presentado en asamblea anual general de socios su informe anual con información financiera y haya sido debidamente aprobada.

Colaboración de:

CPC Francisco Gámez Ponce –

Socio de MGI Despacho Gámez Leyva y Asociados, S.C.

con aportaciones de Lic. Cuauhtémoc Gámez Ponce y CP Edgar G. Castro Miranda.

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