Catálogo de cuentas a enviar al SAT – Requisitos y comentarios #ContabilidadElectronica

Catálogo de cuentas a enviar al SAT – Requisitos y comentarios

CP LD y MI Víctor Regalado Rodríguez

Sitio web: entornofiscal.com

Como sabemos, a partir del 1º de Julio de 2014 se hace obligatorio para las personas morales el enviar su información contable al SAT de manera mensual, tal y como lo establece la fracción IV del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), en relación con el artículo Cuadragésimo Tercero Transitorio de la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 (RMF 2014), y que de conformidad a la regla I.2.8.6 de la citada RMF 2014 el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad deberá ser capaz de generar archivos en formato XML con la información contable a enviar a la autoridad fiscal.

Dicha regla precisa que la información contable a enviar regularmente será el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, mientras que las pólizas contables se enviarán sólo cuando la autoridad lo requiera al ejercer sus facultades de comprobación o en los trámites de compensación o devolución que el contribuyente realice.

Por lo que a continuación se comenta las características y requisitos que debe contener el catálogo de cuentas a enviar:

PERIODICIDAD DE ENVÍO

El catálogo de cuentas deberá enviarse al SAT sólo la primera vez y luego en cada ocasión en que se modifique, es decir, no deberá enviarse cada mes, a menos que se modifique el catálogo originalmente enviado al SAT.

Esto implica que si agregamos alguna cuenta o subcuenta en algún momento, o bien, eliminamos alguna cuenta o subcuenta, pues entonces eso haría obligatorio el enviar nuevamente el catálogo de cuentas, pero si no se hace ninguna modificación entonces no habría obligación de volver a enviarlo.

Las fechas de envío del catálogo de cuentas son las siguientes:

	PERSONAS MORALES	PERSONAS FÍSICAS	FUNDAMENTO
Por primera vez	Enero de 2015	27 de Febrero de 2015	Artículo Décimo Tercer Transitorio de la 2ª Modificación a la RMF 2014
Cada vez que se modifique	Dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación	Dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación	Regla I.2.8.6 de la RMF 2014.

Por lo tanto, las personas morales deberán enviar el catálogo de cuentas al SAT en el período del 1º al 31 de Enero de 2015, mientras que las personas físicas lo deberán hacer a más tardar el 27 de Febrero de 2015.

En lo que hace al número de veces que podría ser reenviado el catálogo de cuentas debido a modificaciones que se hagan, pues no hay evidentemente un límite para ello, por lo que se podrá modificar cuantas veces sea necesario, debiendo eso sí, ser enviado el nuevo catálogo ya modificado dentro del plazo ya comentado de 3 días hábiles posteriores a la modificación.

CARACTERISTICAS DEL CATÁLOGO DE CUENTAS A ENVIAR

Como sabemos, el catálogo de cuentas es una mera lista estructurada de acuerdo a su naturaleza, de las diversas cuentas a través de las cuales se registran contablemente las operaciones de la entidad, por lo que hay total libertad para estructurarlo de acuerdo a las necesidades de cada quien, por lo que en la práctica podemos encontrar catálogos bastante simples, de 2 o 3 niveles, hasta catálogos mas complejos con una gran cantidad de detalle.

Sin duda con el objetivo de que la información entregada a la autoridad fiscal pueda ser útil para sus fines, es que a través de la 3ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 19 de Agosto de 2014, se estableció el que los contribuyentes proporcionarán su catálogo de cuentas clasificando sus cuentas de conformidad con el código agrupador del catálogo establecido en el Anexo 24 de dicha RMF, asociando para estos efectos, el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza de la cuenta.

De esta forma, el 11 de Julio de 2014 se publicó en el DOF el Anexo 24 de la RMF 2014, donde en sus apartados A y B se estableció la estructura o formato del catálogo de cuentas y el código agrupador de cuentas, respectivamente.

De acuerdo a ese apartado A del Anexo 24 de la RMF 2014, el catálogo de cuentas que se envíe debe contener los siguientes atributos:

1.- Versión. La cual deberá partir de la 1.0

2.- RFC del contribuyente que envía la información.

3.- Total de cuentas que se relacionan en el catálogo.

4.- Mes en el que inicie la vigencia del catálogo para la balanza de comprobación.

5.- Año en el que inicie la vigencia del catálogo para la balanza de comprobación.

6.- Código agrupador de cuentas, según el catálogo publicado por el SAT.

7.- Número o clave de la cuenta

8.- Nombre de la cuenta

9.- En el caso de subcuentas, clave de la cuenta a la que pertenece.

10.- Nivel en que se encuentra la cuenta.

11.- Naturaleza de la cuenta (D – Deudora, A – Acreedora).

Mientras que en lo referente al código agrupador de cuentas, en el aparatado B del Anexo 24 de la RMF 2014, se estableció un número o código que se deberá incluir en cada una de las cuentas que integran el catálogo de cuentas del contribuyente, con el fin de hacer uniforme la información que se presente por todos los contribuyentes.

Es decir, no será necesario que los contribuyentes ajusten su catálogo de cuentas al publicado en dicho Anexo 24 de la RMF 2014, sino que bastará con que se relacione cada una de las cuentas del catálogo del contribuyente con el publicado por la autoridad a través del citado código agrupador.

Ante la imposibilidad de reproducir, debido al espacio, la totalidad del catálogo publicado por la autoridad con el citado código agrupador, a continuación sólo se pone el relativo a las primeras 4 cuentas del activo circulante:

Código agrupador	Nombre Cuenta
1	Caja
1.1	Caja y efectivo
2	Bancos
2.1	Bancos nacionales
2.2	Bancos extranjeros
3	Inversiones
3.1	Inversiones en Valores
3.2	Inversiones temporales
4	Clientes
4.1	Clientes nacionales
4.2	Clientes extranjeros
4.3	Partes relacionadas

Por lo que bastará con que, por ejemplo, si manejamos la cuenta de efectivo, le asignemos el código agrupador 1.1, o en el caso de la cuenta de clientes le asignemos el código agrupador 4, para que nuestro archivo conteniendo el catálogo de cuentas cumpla con los requisitos del SAT, sin importar que la cuenta tenga en nuestro catálogo el número 1001, 100 o cualquier otro.

Esto evidentemente requerirá que el programa o sistema electrónico en el que se lleve la contabilidad tenga esa posibilidad de agregar el citado código agrupador de la autoridad fiscal.

Si observamos el citado catálogo de código agrupador de cuentas del SAT, veremos que incluye cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, pero sólo hasta 2 niveles (cuenta y subcuenta), y evidentemente sin considerar de manera expresa todas las posibles cuentas que un contribuyente podría manejar dentro de su contabilidad, por lo que entre otras inquietudes, surge la interrogante de que pasará con aquellas cuentas del contribuyente que no están contempladas específicamente en el catálogo del SAT.

Será necesario ponerle el código agrupador más parecido o que tenga más relación con la cuenta de que se trate?…..O no habría obligación de incluirlas en esos casos?

En mi opinión el catálogo de cuentas que se presente debe incluir todas y cada una de las cuentas que lo integren realmente, por lo que sería necesario asignarles el código agrupador de la cuenta más afín o parecida, de acuerdo a su naturaleza, aunque es probable que de aquí a Enero que es cuando existe la obligación de presentar el catálogo de cuentas, quizá este catálogo del SAT sea modificado y ya incluya algún tipo de código agrupador general o genérico que se aplique para aquellas cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden no contempladas originalmente.

En todo caso, sería conveniente que la autoridad aclarara esta situación para evitar confusión y que el contribuyente pueda adoptar criterios que impliquen una contingencia para él.

Por otra parte, en el caso de que el catálogo del SAT maneje cuentas que no usa el contribuyente, pues ahí simplemente no hay que hace nada ya que evidentemente no será necesario que el contribuyente use ese código agrupador.

OBLIGATORIEDAD DEL USO DEL CÓDIGO AGRUPADOR DEL SAT

Este código agrupador del SAT, publicado en el apartado B del Anexo 24 de la RMF 2014 será obligatorio para todos los contribuyentes que deban enviar su información contable al SAT, sin importar la naturaleza del contribuyente, y sólo no le aplicará a las entidades financieras sujetas a la supervisión y regulación de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), que estén obligadas a cumplir las disposiciones de carácter general emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro, o la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, según corresponda, ya que éstas entidades, en lugar de utilizar el citado código agrupador del SAT, deberán utilizar el catálogo de cuentas previsto en las disposiciones de carácter general referidas.

NIVEL DE PRESENTACIÓN DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

El catálogo de cuentas del contribuyente, como ya se indicó, puede ser muy simple o muy complejo e incluir diversos niveles, por lo que entonces a qué nivel de cuentas deberá presentarse el catálogo de cuentas del contribuyente?

No hay una precisión al respecto, como si la hay en el caso de la balanza de comprobación, donde se precisa que se enviará por lo menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel. Sin embargo, si observamos la estructura del código agrupador del SAT, veremos que sólo incluye hasta 2 niveles, es decir, sólo incluye la cuenta de mayor y una subcuenta de primer nivel, por lo que entonces podríamos deducir que el catálogo de cuentas que se envíe al SAT debe incluir hasta ese nivel, porque no se contempla un código agrupador para otro nivel.

FECHA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

El catálogo de cuentas es susceptible de modificación por lo que las cuentas no podrían ser las mismas todos los meses, así que resulta de interés determinar cuál catálogo de cuentas será enviado al SAT, si el vigente a la fecha de envío por primera vez, es decir, el vigente a Enero o Febrero de 2015, según se trate de una persona moral o física, o si será necesario enviar el catálogo de cuentas vigente a la fecha de la balanza de comprobación que se envíe por primera vez, ya que en este caso y tratándose de una persona moral, entonces debería enviarse el de Julio de 2014.

En las disposiciones fiscales vigentes a esta fecha no hay una precisión al respecto, sin embargo, si consideramos que dentro de los atributos establecidos en el Apartado A del Anexo 24 de la RMF 2014, se señala que el catálogo de cuentas debe indicar el mes y año en que inicie la vigencia del catálogo para la balanza de comprobación, entonces podríamos concluir que el catálogo de cuentas que se enviará por primera vez al SAT en el mes de Enero de 2015, en el caso de las personas morales, es el vigente en Julio de 2014, ya que debemos recordar que dichas personas deberán entregar su balanza de comprobación de Julio de 2014 en dicho mes de Enero de 2015.

No obstante lo anterior, habrá que estar atento a las aclaraciones y reglas que se publiquen al respecto de aquí al mes de Enero de 2015 para estar en posibilidades de tener mayor certeza en relación a ésta situación.

FORMATO DEL ARCHIVO A ENVIAR

Como ya se mencionó, en la regla I.2.8.6 de la RMF 2014 se aclara que la información contable a enviar al SAT deberá ser enviada en formato XML, por lo que el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad deberá ser capaz de generar éste tipo de archivos, o bien, el contribuyente deberá hacer la conversión necesaria.

De esta forma, el archivo a enviar no será en Excel, PDF o algún otro formato que se importe del sistema contable y luego se anexe vía un correo electrónico al SAT o se guarde en algún medio físico para su entrega, sino que deberá ser en el formato XML, por lo que esto hace necesario el que nuestro sistema contable tenga la capacidad de convertir la información del catálogo de cuentas a ese lenguaje informático.

Dicho archivo deberá ser comprimido en formato ZIP previo a su envío.

NOMBRE DEL ARCHIVO A ENVIAR

El archivo conteniendo el catálogo de cuentas deberá ser identificado con un nombre que contenga lo siguiente:

1.- Registro Federal de Contribuyentes. A 12 caracteres si es persona moral, o a 13 caracteres si es persona física.

2.- Año al que corresponde la información.

3.- Mes al que corresponde la información.

4.- El identificador CT.

De esta forma, el nombre del archivo a enviar con el catálogo de cuentas podría ser el siguiente: AMC110728JP6201412CT.xml

Lo anterior según información contenida en la página de internet del SAT consultada el día 30 de Agosto de 2014.

ERROR EN EL ARCHIVO ENVIADO

De acuerdo a la regla I.2.8.7 de la 2ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el DOF el 4 de Julio de 2014, en caso de que el archivo enviado contenga errores informáticos, se enviará por parte de la autoridad un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro del plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso, el contribuyente corrija dicha situación y lo vuelva a enviar. En caso de no enviar el archivo corregido dentro del citado plazo, se tendrá por no presentado.

Por lo que en caso de enviarse el archivo con el catálogo de cuentas y éste contenga algún error y no pueda abrirse o el formato no sea el indicado, entre otros casos, entonces no hay problema ninguno, no habrá sanción por ello, y únicamente la autoridad dará aviso al contribuyente para que corrija el archivo y lo vuelva a enviar dentro de un plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso.

MEDIO DE ENVÍO

El catálogo de cuentas podrá ser enviado mediante 2 formas:

1.- Mediante el buzón tributario, siendo ésta la forma principal de hacerlo, y mediante la cual se enviará por internet el archivo en formato XML y comprimido en formato ZIP a la autoridad fiscal.

2.- Mediante la entrega física de la información. Esta posibilidad podrá utilizarse cuando el domicilio del contribuyente se encuentre en zonas rurales o donde no haya señal de internet, o en el caso de que el archivo que se genere sea tan pesado que no permita enviarlo por internet.

En este caso, la información del catálogo de cuentas se podrá entregar en la Administración Local de Servicios al Contribuyente (ALSC) adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos señalados anteriormente.

Al ser enviada la información se obtendrá de parte del SAT un acuse de recepción, el cual será el comprobante para el contribuyente de haber cumplido con esta obligación, salvo el caso ya mencionado de que el archivo contenga errores informáticos y no se haya sustituido por otro corregido dentro del plazo de 3 días hábiles.

ENVÍO DEL CATÁLOGO DE CUENTAS DE FORMA EXTEMPORÁNEA

La regla I.2.8.8 de la 2ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el DOF el 4 de Julio de 2014, establece que al efectuar el trámite de compensación o devolución de contribuciones el contribuyente deberá presentar en medios electrónicos las pólizas contables correspondientes al período del trámite respectivo, junto con el acuse de recepción del envío del catálogo de cuentas y las balanzas de comprobación que correspondan, indicando en su último párrafo que si no se tiene el acuse de la entrega de tal información, entonces deberá entregarse por medio del buzón tributario la información respectiva.

Tal disposición lo que establece es que será necesario enviar el catálogo de cuentas al momento de efectuar un trámite de compensación o devolución de contribuciones, si es que a esa fecha no se tiene el acuse de recepción del SAT donde se haya enviado con anterioridad el catálogo de cuentas vigente a la fecha del trámite respectivo.

Pero no considera que con eso se haya dado cumplimiento en tiempo y forma con la obligación de enviar el catálogo de cuentas dentro de los plazos legales establecidos, por lo que en ese caso existiría la contingencia de una posible sanción por parte de la autoridad fiscal.

Por supuesto, sin que sea óbice para lo anterior el hecho de que el trámite pueda realizarse dentro del plazo de los 3 días hábiles que se tienen para presentar el catálogo de cuentas modificado, por lo que entonces sería evidente que aún no se habría presentado y no se tendría el acuse de recepción del SAT respectivo.

Más sin embargo, con la finalidad de evitar cualquier contingencia con el SAT es recomendable que antes de realizar un trámite de compensación o devolución de contribuciones se asegure que ya se envió el catálogo de cuentas vigente al período donde se realizará el trámite en cuestión y que se cuenta con el acuse de recepción del SAT de dicho envío.

SANCIÓN POR NO ENVIAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS

No existe una sanción específica por no cumplir con la obligación de enviar la información contable al SAT de conformidad a la fracción IV del artículo 28 del CFF, por lo que tendríamos que buscar entre las sanciones relacionadas con la contabilidad donde podría quedar ubicada la omisión en la entrega del catálogo de cuentas, recordando que dicho documento es parte integrante de la contabilidad para fines fiscales, según se dispone en el artículo 33 Apartado A fracción I del Reglamento del CFF vigente a partir del 3 de Abril de 2014.

De la revisión a los supuestos contemplados en el artículo 83 del CFF, que es el que contempla las infracciones relacionadas con la contabilidad, vemos que no existe una situación que pueda encuadrar el hecho del no envío de información contable al SAT y sólo en el artículo 85 fracción I de dicho ordenamiento es donde se contempla como infracción el no proporcionar la contabilidad o parte de ella, pero tal precepto regula las infracciones en los casos en que la autoridad ejerce sus facultades de comprobación, situación que no sería nuestro caso, por lo que entonces podemos concluir que no hay una sanción por no enviar el catálogo de cuentas al SAT.

CONCLUSIONES

El envío del catálogo de cuentas al SAT por parte de los contribuyentes sin duda que implicará para éstos una carga administrativa y financiera importante, ya que como hemos visto el catálogo debe adecuarse a las características técnicas que el SAT impone, por lo que el contribuyente tendrá que invertir en un sistema electrónico que le permita generar la información acorde a dichas características, además de que aún existen situaciones no claras para el contribuyente que es necesario la autoridad precise lo más pronto posible para que el contribuyente prepare con tiempo la información a enviar.

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