Conservación de la Contabilidad ¿Cuánto tiempo?

Pablo Ricardo Pérez Toral
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En este ejemplar se exponen las NIF, en una forma basada en conceptos económicos.

En esta ocasión amables lectores, trataremos un tema bastante interesante, tal vez, algo desconocido y poco aprovechado por los contribuyentes, desde luego, esto puede ser por varios factores; pero existen contribuyentes que obtienen algún tipo de beneficio para efectos del ISR.

Un tema un tanto incierto y en ocasiones se torna difícil la interpretación, además la autoridad tributaria no es muy accesible que digamos en el asunto; por supuesto que lo anterior es entendible, por diversas causas.

Si amable lector, Conservación de la contabilidad ¿Cuánto tiempo? Ese es el tema en esta ocasión.

¿Incierto? ¡¡Desafortunadamente si!!

Realizaremos el análisis desde el punto de vista fiscal principalmente. Algunos aspectos importantes para este tipo de contribuyentes, tales como:

¿Cuál son los plazos para la guarda de la contabilidad?
¿Dónde se conserva la contabilidad?

De igual manera, a través de caso práctico intentaremos ejemplificarlos, en la medida de lo posible.

¡¡Entonces iniciemos!!

Caso Práctico

“La historia inicia de la siguiente manera:”

El señor Eduardo Cota es propietario de una empresa, la cual tributa en el régimen de las actividades empresariales en general. Ya tiene varios años realizando actividades, aunque tiene una persona que le lleva la contabilidad, desea conocer un poco más sobre ella, por lo cual a decidido consultar una opinión diferente.

El señor Cota decidió consultar entre varios especialistas al CP y MI Francisco Blanco, la consulta en específico es sobre los plazos de conservación de la contabilidad. El CP Blanco aceptó proporcionarle la asesoría.

Comienza mencionándole los siguientes aspectos:

En nuestro país gran parte de contribuyentes, tanto las Personas Físicas, como las Personas Morales, están obligadas a llevar contabilidad de conformidad con lo señalado en el Código Fiscal de la Federación, en su reglamento y en otras disposiciones fiscales, tales como las leyes del ISR, del IVA y del IEPS.

Las personas obligadas a llevar contabilidad la conservarán a disposición de las autoridades fiscales según lo señalado en la fracción III del artículo 28 del CFF.
Las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad conservarán en su domicilio a disposición de las autoridades, la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
La documentación y la contabilidad mencionada en los puntos anteriores, deberá conservarse por 5 años, a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ellas relacionadas.
También se debe mencionar que existen otros plazos para la conservación de la contabilidad y la documentación con ella relacionada.
Cuando los contribuyentes sufran pérdidas fiscales, las podrán amortizar por un plazo de 10 años, por lo que es conveniente que los mismos guarden la documentación con ella relacionada, principalmente las declaraciones anuales donde se reflejen las amortizaciones y remanentes de dichas pérdidas fiscales.
Cuando los contribuyentes realicen inversiones en activos fijos, deberán conservar la documentación referente a dichas inversiones por un periodo más allá del tiempo que señalan las disposiciones fiscales, debido a la importancia que representa la documentación; porque se tiene que realizar la deducción de las inversiones por un periodo largo de tiempo, dependiendo de la clase de inversiones en activos fijos. Además, porqué si la autoridad fiscalizadora le realiza una revisión, poder demostrar correctamente las deducciones por inversiones de los activos fijos.

Ejemplo: Inversión en Equipo de transporte adquirido el 02 01 2020, se deduce normalmente al 25% según lo indica la Ley del ISR. Por lo tanto, sería un lapso de 4 años para terminar la deducción, posteriormente a ese periodo de tiempo, iniciaría el plazo para conservar la documentación de dicha inversión.

7. En el caso de la documentación por pago de contribuciones y declaraciones presentadas, el contribuyente deberá conservar la misma por un periodo más allá del tiempo señalado en las disposiciones, por el hecho de que puede ser necesaria en una revisión futura por parte de la autoridad fiscalizadora, o también para tramitar el acreditamiento, la devolución o compensación de impuestos.

Como puede usted apreciar señor Cota, estos son aspectos básicos para la conservación de la documentación de la contabilidad, espero que le sea de utilidad la respuesta a sus dudas planteadas.

“De esta manera culmina esta historia”

Muchas gracias por su amable atención.

Conservación de la Contabilidad ¿Cuánto tiempo?