Constancias de retención de impuestos a personas físicas -Cómo, cuándo, con qué-

Entre las múltiples obligaciones al cierre del ejercicio, está la de expedir debidamente (En tiempo y forma) las constancias de retención de impuestos que les hacemos a las personas físicas. (Honorarios, Salarios, Asimilados, Etc.)

INFORMACIÓN PARA RETENEDORES DE IMPUESTOS

Las personas que retienen impuestos a terceros, además de enterar el impuesto, deben cumplir oportunamente con otras obligaciones fiscales, con lo cual además de evitarse requerimientos y sanciones, contribuyen a que las personas a las cuales le retuvieron impuestos cuenten con la información que requieren para presentar su Declaración Anual y en su caso, para que se les devuelvan oportunamente sus saldos a favor.

Aquí les informamos las principales obligaciones y la forma de cumplirlas:

* Entregar constancias de las remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas

A más tardar en febrero del año siguiente se deben entregar a los trabajadores constancias de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas. Dichas constancias las genera el programa DIM en los siguientes anexos:

Anexo 1. Información anual de sueldos y salarios y conceptos asimilados, crédito  al salario y subsidio al empleo. En su caso se podrá utilizar la forma oficial 37. Debe contener sello y firma del empleador que lo imprime.

Anexo 2. Información sobre pago de retenciones de ISR, IVA y IEPS (pagos por honorarios, arrendamiento de inmuebles, entre otros) en su caso se podrá utilizar la forma oficial 37-A.

Anexo 4. Información sobre residentes en el extranjero.
Los retenedores deben asentar en la forma oficial 37 o en el anexo 1 que emita el programa DIM una leyenda en la que se señale:

• La fecha en que se presentó la DIM ante el SAT.
• El número de folio o de operación que fue asignado a dicha declaración.
• Manifestación sobre si realizó o no el cálculo anual del ISR al trabajador al que le entrega la constancia

Recuerde que la entrega oportuna de dichas constancias es indispensable para que las personas a las que les hizo pagos puedan presentar en tiempo su declaración anual y obtener, en su caso, la devolución de los saldos a favor de ISR que lleguen a determinar en la citada declaración.

* Calcular el ISR anual de los trabajadores

Los patrones además de retener y enterar mensualmente el ISR, deben calcular el impuesto anual para cada uno de sus trabajadores. Si del cálculo anterior resulta un saldo a favor del trabajador, el patrón debe:

• Compensarlo contra retenciones del mes de diciembre y en su caso, las retenciones sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario siguiente al que corresponda el saldo a favor.
• Compensar los saldos a favor de un trabajador contra las cantidades retenidas a los demás trabajadores, siempre que sean trabajadores que no estén obligados a presentar declaración anual.

Para poder compensar los saldos a favor de un trabajador contra el ISR retenido de otros trabajadores, es necesario que:

• Se trate de trabajadores que prestan sus servicios a un mismo patrón y no están obligados a presentar declaración anual.

• Que el patrón recabe los documentos que comprueben que entregó la cantidad compensada al trabajador con saldo a favor.

Si del cálculo anual resulta un saldo a cargo del trabajador, el patrón debe retener y enterar a más tardar en febrero del siguiente año de calendario de que se trate la cantidad a cargo.

No se debe realizar el cálculo anual a los trabajadores que hayan:

• Iniciado la prestación de servicios con posterioridad al 1 de enero o hayan dejado de prestar servicios antes del 1 de diciembre del año de que se trate.

• Percibido ingreso por salarios en el año que excedan de 400,000 pesos.

Comunicado por escrito al retenedor (patrón) que presentarán Declaración Anual por su cuenta

* Presentar declaración informativa (DIM)

A más tardar el 15 de febrero del año siguiente debe presentar declaración informativa de las personas a las que en el año anterior les efectuó retenciones. La información se presenta con el programa DIM en los siguientes medios:

Magnéticos
Quienes hagan capturas de más de 1000 registros deben presentar la información en la Administración Local de Servicios al Contribuyente que les corresponda en unidad de memoria extraíble (USB) o en disco compacto, que será devuelto al contribuyente después de realizar las validaciones respectivas.

Por Internet
Cuando se hagan capturas de hasta 1000 registros, la información debe enviarse por Internet a través del portal del Servicio de Administración Tributaria; en este caso, y después de capturar los datos, el programa genera un archivo para envío. Una vez que se manda la información, el SAT remite al contribuyente el acuse de recibo electrónico. El acuse se puede reimprimir en la Oficina Virtual de este Portal, para lo cual se requiere la Clave de Identificación Electrónica Confidencial actualizada o la Firma Electrónica Avanzada vigente.

* Inscribir a los trabajadores

Para que los patrones puedan efectuar la inscripción en el RFC de los trabajadores éstos deben proporcionarles los datos necesarios. Cuando ya se encuentren inscritos deben comprobarles esta circunstancia. El patrón proporcionará a sus trabajadores el comprobante de la inscripción y la copia de la solicitud que haya presentado dentro de los siete días siguientes a aquél en que la haya presentado.

No obstante lo anterior, los empleadores que no los hayan inscrito ante el RFC durante el ejercicio, tendrán por cumplida la obligación de inscribir al RFC a sus trabajadores, cuando en la Declaración Informativa Múltiple (DIM) presentada señalen el RFC a diez posiciones y CURP de las citadas personas.

* Otras obligaciones

Solicitar, a más tardar dentro del mes siguiente a aquél en que se inicie la prestación del servicio, en su caso, constancia de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas en el año por otros patrones a los trabajadores que contraten.

• Solicitar al trabajador, antes de que se efectúe el primer pago, escrito en el que notifique si presta servicios a otro empleador y éste le aplica el subsidio para el empleo, a fin de que ya no se le aplique nuevamente

• Expedir constancias de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas, en los casos de retiro del trabajador dentro del mes siguiente a aquél en que ocurra la separación.

• Entregar, cuando corresponda, el subsidio para el empleo a los trabajadores conjuntamente con el pago de su salario.

Proporcionar a los trabajadores, en su caso, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente, constancia del total de viáticos pagados en el año, cuando se eroguen en servicio del patrón y se compruebe con documentación que reúna requisitos fiscales.

* Conozca las principales inconsistencias con que se presentan las declaraciones informativas y cómo evitarlas:

Fuente: SAT

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