Contabilidad electrónica: Consejos para elegir un buen sistema contable.

Contabilidad electrónica: consejos para elegir un sistema contable

Autor: C.P.C. Marco Antonio Merino Pereira

Integrante de la Comisión de Auditoría del Colegio

Visto primero en: Veritas Online del CCPM

Parece que para la autoridad la Contabilidad electrónica representa ventajas, pero ¿para los contribuyentes que deban cumplirlas?

Aquellas empresas o personas físicas que tienen la libertad de elegir su sistema contable pueden seleccionar alguno hecho en México, que cumpla con todos los nuevos requisitos. Existen varios, solo hay que escoger el que mejor y más fácilmente las cumpla.

Desde luego ningún sistema contable tenía previsto incluir datos como:

• Código agrupador del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para el catálogo de cuentas. El actual catálogo publicado por el SAT tiene mil 78 rubros, pero ya antes había publicado dos más, bastante incompletos y deficientes. El primero apenas tenía como 280 cuentas, pero los nuevos no solo fueron aumentando el número, sino que modificaron la estructura del código agrupador, lo que ha obligado a las empresas y proveedores de software a modificar constantemente sus sistemas y archivos. Al último catálogo le intercalaron títulos como “Activo”, “Activo Circulante”, “Pasivo”, y aclaran que esas no son cuentas (menos mal).
• Clave del banco, según el catálogo del SAT. Con 92 bancos. Si es un cheque se debe incluir la clave del banco emisor; si es una transferencia, la clave del emisor y el receptor.
• Clave de moneda, según el catálogo del SAT. Con 176 monedas.
• Clave del medio de pago, según el catálogo del SAT. Con 19 medios de pago. Algunos ejemplos: dinero electrónico, tarjetas digitales, vales de despensa, bienes, servicios, por cuenta de tercero, dación en pago, pago por subrogación, pago por consignación, condonación.

Otros datos adicionales, que no todos los sistemas contemplan son:

• Un concepto por la póliza y un concepto por cada movimiento.
• Número del cheque, en su caso, pero en un campo separado y no como parte del concepto.
• Número de la cuenta bancaria en un campo separado.
• Fecha del cheque, en su caso, en un campo separado.
• Nombre del beneficiario del cheque, en su caso.
• Registro Federal del Contribuyente (RFC) del tercero vinculado, en su caso.
• Si el medio de pago es diferente a cheque o transferencia bancaria.
• Clave del medio de pago, según el catálogo del SAT, antes mencionado.
• Nombre del contribuyente a quien se realiza el pago.

Pero veamos algunos casos de empresas que les obligan a utilizar el sistema que usa su casa matriz, sobre todo si es una trasnacional. Los proveedores de este software, en 99% no aceptan modificar sus sistemas, por causa de las normas hacendarias mexicanas.

CASO A

Este software (de fama mundial) no reconoce la naturaleza de las cuentas y si se solicita, por ejemplo una balanza, todas las cuentas acreedoras las reporta con signo negativo. Esto no es aceptable para el SAT (está señalado en una de las misceláneas), que lo interpretará como saldo contrario a la naturaleza de la cuenta. Y sería lo correcto. Parece que el fabricante de dicho software pasó de noche la clase sobre “la partida doble”.

Estas empresas deben exportar su catálogo de cuentas, digamos a Excel, y agregarles columnas para el código agrupador y para la naturaleza de la cuenta. Como además, seguro tienen el nombre de la cuenta en idioma extranjero, para facilidad de su casa matriz, tendrán que traducirlo al español.

Cuando exporten la Balanza a Excel, deberán incluir fórmulas que verifiquen la naturaleza de las cuentas (en forma manual) y si son acreedoras cambiarles el signo: si es negativo ponerlo positivo, si es positivo ponerlo negativo. A las cuentas deudoras no habrá que hacerles cambio alguno. Esto también aplicará para los auxiliares, respecto a los saldos.

CASO B

La mayoría de los paquetes ERP extranjeros (Sistemas de planificación de recursos empresariales), sí reconocen la naturaleza de las cuentas (digamos que están contablemente bien hechos); sin embargo, deberán exportar su catálogo a Excel para adicionarle el Código agrupador del SAT y quizá la clave del Banco. Su balanza y auxiliares no tendrán inconvenientes.

El SAT deja en libertad al contribuyente para que defina los tipos de pólizas que desee. Por ejemplo, ingresos, nómina de cheques y nómina de transferencias”.

Sin embargo, en ambos casos antes mencionados, algún informático tendrá que generar, validar y compactar los probables cinco archivos XML para su envío al SAT.

Hasta aquí no se ha mencionado la preparación de los archivos de pólizas para su posible envío al SAT, ya que esta es la verdadera pesadilla. Sabemos que miles de empresas se están amparando, pero aún no pueden cantar victoria, y si no ganan dicho amparo, entonces el SAT les podrá pedir esta información (y los auxiliares) desde enero de 2015.

La recomendación sería que no se confíen y tengan esta información disponible, pues la carga de trabajo puede ser enorme y no lo podrán hacer en poco tiempo.

El SAT deja en libertad al contribuyente definir los tipos de pólizas que desee. Originalmente solo permitía las de Ingresos, Egresos y Diario, pero ante la necesidad de asociar los comprobantes digitales (CFDI) con las pólizas, tal vez sea conveniente definir otros tipos de pólizas, que faciliten dicha asociación, por ejemplo: ingresos, nómina cheques, nómina trasferencias, vales de despensa, pagos cheque, pagos efectivo, pagos transferencia, diario, etcétera.

Las organizaciones que manejan operaciones de compra con el extranjero deben considerar la clave numérica o alfanumérica del comprobante de origen extranjero que solicita el SAT. Por el momento es opcional la generación de sellos digitales de los archivos XML como se hace con las facturas electrónicas donde es forzoso, pero no se descarta que en el futuro se vuelva obligatorio.

Siempre es conveniente contar con software que permita la descarga en volumen, de archivos XML directamente de los servidores del SAT para garantizar la existencia completa de dichos archivos.

Este software es comercial y se puede adquirir la licencia para su uso. Si lo hace directamente desde el sitio electrónico del SAT (www.sat.gob.mx), por ahora solo puede descargarlos uno por uno, y si su volumen es alto, esto puede ser otra pesadilla.

C.P.C. Marco Antonio Merino Pereira

Integrante de la Comisión de Auditoría del Colegio

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Pregunta de ElConta.Com para ti colega (Acá entre nos):

¿Cuál es el sistema contable que mejores resultados te está dando para cumplir cabalmente con la Contabilidad Electrónica?