Representación de Personas Morales. Los alcances y responsabilidades al tener conferido algún poder (jurídicamente hablando) en nuestro carácter de asesores fiscales y de negocios.
El Contador Público y la
representación de Personas Morales
CP. y LIC. Javier Campos Campos
• Administrador Único en JC CAMPOS Y CIA S.C.
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La dinámica de los negocios nos lleva necesariamente a estudiar y comprender las diversas representaciones que pueden o deben otorgarse para dar una correcta orientación por parte de los profesionales de la contaduría en nuestro ámbito de desarrollo profesional como Contador Público en el sector independiente.
Al momento de establecer nuestro vínculo con el cliente las empresas, sean personas físicas o personas morales, debemos orientar al cliente para autorizar, ya sea por requisito legal o por sugerencia nuestra, a las personas que habrán de representar a la entidad ante terceros.
El presente análisis tiene como primordial propósito adentrarnos en la temática de los alcances y responsabilidades que podemos asumir al tener conferido algún poder, jurídicamente hablando, por la entidad económica en nuestra persona en nuestro carácter independiente de asesores fiscales y de negocios.
¿En qué ocasiones al Contador Público, ya sea contador interno o externo, se le confiere Poder Legal?
Lo habitual es que se nos confiera poder para representar a la entidad ante trámites de todo tipo, principalmente fiscales y de seguridad social, evitando así que el propietario o administrador ocupe su tiempo para acudir a las instancias gubernamentales, independientemente que por lo general evaden este tipo de actividades que son más propias de nuestra profesión.
Aquí lo importante es preguntarnos:
- ¿Es correcto que se nos otorgue esta representación?
- ¿Cuáles son los alcances y responsabilidades que incurren, tanto el apoderado (Contador Público) como el propietario del negocio o de la entidad?
- ¿Cuándo va a concluir el Poder o Representación?
- ¿Podré adquirir responsabilidad para efectos fiscales y jurídicos?
Vayamos paso a paso entendiendo esta problemática partiendo del análisis legal, en primer término, de la figura del Poder, Mandato y Representación de entidades y personas en nuestra legislación vigente.
Como ser humano y partiendo del principio físico de que un cuerpo es todo aquello que ocupa un lugar en el espacio, es consecuente que NO podemos estar en dos o más lugares de manera simultánea, aunque quizás la magia del internet ya puede llevarnos a estar en diversos lugares a través de reuniones virtuales, lo cierto es que físicamente es imposible estar en dos o mas lugares diferentes de manera simultánea, por lo que los estudiosos del derecho crearon la ficción jurídica llamada del PODER, la cual nos permite que otra persona de manera válida pueda actuar en nuestro nombre tal cual lo hiciere yo mismo y así multiplicarnos por la cantidad de veces que sea nuestra voluntad a través de otras personas que efectúan diversidad de actos en el tiempo y en el espacio.
Lo anterior conlleva también sus riesgos porque, así como podemos hacer uso de las habilidades y destrezas de otra persona que actúa en nuestro nombre, también los es que puede comprometernos que quizás otras actividades de las que no estemos convencidos al cien por ciento o incluso que nos lleva tener responsabilidades diferentes al objeto por las cuales hayan sido conferidas.
Existen tres formar de representación o poder:
a. Legal, cuando una persona por ser incapaz, ejemplo un menor de edad, o por encontrarse ausente, debe ser representada.
b. Voluntaria, cuando de manera libre y voluntaria se faculta al representante para actuar y decidir en su nombre, y
c. Orgánica. Es la que tienen los órganos de administración para actuar en nombre y por cuenta de una persona moral o jurídica.
Por lo breve de este articulo y para ser más elocuentes con el fin de este, definiremos con mayor detalle esta última: la Representación Orgánica.
Para poder actuar frente a terceros las Sociedades Mercantiles designan a mandatarios temporales y revocables, quienes podrán ser socios o ajenos a la sociedad. Se les conoce como Administradores en la Sociedad Anónima y Gerentes en la Sociedad de Responsabilidad Limitada. Tienen a su cargo la Administración de la sociedad y de manera inherente la representan ante terceros.
Para el caso de la Sociedad Civil la representación ante terceros debe recaer en uno o más socios administradores, y en caso de la Asociación Civil recae en la figura del director o directores, quienes no necesariamente deben ser asociados de la misma.
Esta clase de representantes derivan de los órganos de gobierno de cada sociedad y son en principio a quienes se les debe atribuir el cargo de Representantes Legales para los efectos fiscales y legales. Las facultades con que cuentan para actuar en nombre de estas se toman de lo establecido en el Código Civil Federal, Titulo Noveno denominado “Del Mandato”, concretamente de lo establecido en los artículos 2,553 y 2,554 (2,427 y 2,428 para Código Civil de BC), que son los poderes de Pleitos y Cobranzas, poder para Administrar Bienes y el poder para ejercer actos de Dominio. Estos poderes podrán ser Generales o Especiales.
No es objeto de este análisis profundizar respecto a los alcances y responsabilidades jurídicas que trae consigo al recibir este encargo por parte de quienes ejercen la representación orgánica de las sociedades, ya que el tema es muy amplio.
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Nos vamos a concentrar en los alcances y responsabilidades del Contador Público en su carácter de independiente, que acepta el otorgamiento de los diversos poderes que contemplan nuestros códigos civiles, así como las responsabilidades que nos pueden entrañar bajo estas circunstancias.
Así las cosas, el instrumento idóneo para dar un mejor servicio al cliente será el otorgamiento en favor del Contador Público de un poder general para administrar bienes, conocido como poder general para actos de administración; si la necesidad del cliente es efectuar un trámite específico entonces habrá de conferirse un poder especial y detallarlo de manera exacta en el instrumento notarial y al llevar a cabo el mismo, el poder especial por sí mismo concluye.
Este poder deberá protocolizarse ante notario o fedatario e inscribirse ante el registro Público, para que surta efectos ante terceros; además debe contener la vigencia de mismo, que, en el caso del Código Civil de Baja California, en su artículo 2,420, establece en caso de omitirse la vigencia una duración de 3 años sin gestión alguna.
El poder es revocable en cualquier momento por parte del otorgante, sin embargo, ¿Qué pasa cuando el asesor independiente ya no tiene voluntad de seguir siendo apoderado o cuando ha concluido nuestro contrato de prestación de servicios independientes? En este supuesto debe solicitarse por escrito al órgano de administración que revoque el poder y una vez protocolizado ante notario o fedatario e inscrito en el Registro Público, dar el aviso de cancelación de este ante el SAT conforme al artículo 19 de CFF, en caso de haber sido registrado ante el SAT
¿Hay responsabilidad, sea civil, fiscal o penal, por tener conferido el poder para administrar bienes? En términos generales no debe imputarse responsabilidad alguna, ya que ello recae en la entidad y su administrador o administradores orgánicos responden por lo actos que el apoderado ejecute bajo la representación que le fue otorgada; dicho en otras palabras, la relación jurídica que se derive de nuestra actuación será entre la entidad y el tercero.
Es importante destacar que en el otorgamiento del poder debe ser con representación, de acuerdo con el artículo 2,434 del Código Civil para BC (artículo 2,560 de Código Civil Federal), para no crear vinculo jurídico directo entre apoderado (Contador Público) y tercero.
Si se excede el apoderado en el ejercicio de las facultades que se le han otorgado, será materia de un estudio más amplio en cuanto a responsabilidades y consecuencias de estos.
En materia fiscal se establecen responsabilidades solidarias a las personas que tengan conferida la dirección general, la gerencia general o la administración única de las personas morales, únicamente cuando se presenten los supuestos que establece el artículo 26 fracción III de CFF, entre ellos por cambiar de domicilio sin presentar el aviso correspondiente, desocupar el local sin presentar el aviso de Cambio de Domicilio o no llevar contabilidad, entre otros; sin embargo el simple apoderado que comentamos en este análisis definitivamente no cae bajo esta figura en razón de lo ya señalado, en el sentido de que el poder se otorga para representar al cliente ante terceros, sin ser parte de la administración, desde el punto de vista orgánico, de la persona moral.
En cuanto a Código de Ética se refiere, evidentemente al representar al cliente ante terceros estamos ante una amenaza al cumplimiento de los principios fundamentales, debido a que los terceros pueden asumir que el Contador Público forma parte de la personal moral, si bien no de manera orgánica, visto desde el marco jurídico, ya que se atribuyen consecuencias de tipo legal a las actuaciones que llevan a cabo bajo esta modalidad.
Conclusión
Pues bien, una vez analizado el concepto, alcance y consecuencias de la representación legal limitada que se ha expuesto, concluimos que esta actividad, si bien puede ser una opción más de servicio al cliente, debemos asimismo tomar en cuenta los alcances y consecuencias que debemos valorar antes de aceptar, incluso proponer, que se nos confiera el poder para ejercer actos de administración de bienes, popularmente conocido como Poder para Actos de Administración.
Espero en otra ocasión en un estudio más amplio, poder profundizar en estos apasionantes temas de mundo jurídico y el mundo de los negocios en México.
Por cortesía de INCP:
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