Control interno. El bienestar organizacional.
Control interno. El bienestar organizacional.
Autor: C.P. Antonio Garcia
El control interno, un tema que frecuentemente no es valorado dentro de las empresas y que sin embargo es de suma importancia; cobró mayor relevancia cuando sucedieron fraudes en empresas mundialmente reconocidas como lo fue el caso tan famoso de Enron Corporation, y es a partir de entonces que se constituyeron marcos normativos más estrictos al respecto, así como comisiones reguladoras.
Los controles internos son implementados para mantener a las empresas en curso hacia metas financieras y logros de su misión así como minimizar sorpresas durante el camino operativo. Estos controles internos promueven eficiencia, reducen riesgos de pérdidas de activos y ayudan a asegurar una confianza razonable en los estados financieros.
El control interno consiste de cinco componentes que están relacionados entre sí: el ambiente de control, la valoración del riesgo, las actividades de control, información y comunicación y el monitoreo.
Ambiente de control.
Establece el tono de una organización, influenciando la conciencia de sus integrantes. Es el fundamento para los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, valores éticos y competencia del personal de la organización; la filosofía de la administración y el estilo operativo, la manera en que la administración asigna autoridad y responsabilidad, organiza y desarrolla a su personal así como la atención y directrices proporcionadas por los accionistas o socios.
La valoración del riesgo.
Cada empresa afronta una diversidad de riesgos tanto internos como externos y los cuales deben ser atendidos. Una atenuante previa a la valoración del riesgo es el establecimiento de objetivos, ligados a diferentes niveles y que sean internamente consistentes. La valoración del riesgo es la identificación y análisis de riesgos relevantes al logro de los objetivos, formando una base para determinar cómo los riesgos deben ser administrados y afrontados. Debido a que las condiciones económicas, de industria, regulatorias y de operación están en constante cambio, es necesario contar con mecanismos para identificar y lidiar con riesgos especiales asociados a estos cambios.
Actividades de control.
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la administración se lleven a cabo. Asimismo ayudan a asegurar que las acciones necesarias se lleven a cabo para atender los riesgos y lograr los objetivos de la organización. Las actividades de control se llevan a cabo a través de toda la organización, a todo nivel y función. Incluyen un rango de actividades como son aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión de eficacia operativa, resguardo de activos y segregación de funciones.
Información y comunicación.
Información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada de tal manera y en un lapso de tiempo que permita al personal de la organización llevar a cabo sus responsabilidades. Los sistemas tecnológicos de información generan reportes que contienen datos operacionales, financieros y de cumplimiento, que hacen posible el funcionamiento y control del negocio. Estos no solo manejan información generada internamente, sino también información sobre eventos externos, actividades y condiciones necesarias para la toma de decisiones sobre el negocio y reportes externos. Una comunicación efectiva debe ocurrir en un sentido más amplio, fluyendo desde arriba hacia abajo y viceversa dentro de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de la alta administración sobre la importancia y responsabilidad que conlleva cada actividad de control. Deben entender su rol dentro del sistema de control interno, asimismo de cómo se interconectan sus actividades de control con las del resto del personal. Deben existir canales para comunicar información significativa hacia la alta administración; también debe existir una comunicación efectiva con terceros externos, como lo son clientes, proveedores, agentes reguladores y los accionistas.
Monitoreo.
Los sistemas de control interno deben ser monitoreados, es decir, un proceso que determine la calidad y desempeño a través del tiempo. Esto es logrado por medio de actividades de monitoreo, evaluaciones separadas o una combinación de ambas. El monitoreo constante debe ocurrir durante el curso de la operación. El enfoque, alcance y frecuencia dependerá principalmente de una evaluación de los riesgos y los procedimientos en marcha de monitoreo. Las deficiencias de control interno deben ser reportadas hacia la alta dirección, y en casos de asuntos graves directamente a la asamblea de accionistas o socios.
Dentro de una organización cada persona tiene un rol y responsabilidad especifica dentro del sistema de control interno.
La Gerencia (Contralor, Gerente de Planta, etc.) es el último responsable y debe asumir “propiedad” del sistema de control interno. Más que otra persona debe establecer el lineamiento de integridad y ética así como otros factores de un ambiente de control positivo. Por lo general cumple con este objetivo mediante un liderazgo y dirección de los Gerentes o Sub gerentes de cada departamento, así como una supervisión de cada uno de ellos.
La Junta Directiva, provee un gobierno corporativo, guía y una constante vigilancia. Los miembros de la junta directiva que son efectivos son objetivos, capaces y escépticos. Tienen un conocimiento de las actividades de la entidad y del ambiente. La Gerencia comentada en el párrafo anterior puede estar en una posición para erradicar los controles e ignorar las comunicaciones del personal subordinado, de tal manera que es deshonesto de manera intencional y oculta los resultados para cubrir alguna malversación. Una junta directiva sólida, activa y que tiene los fundamentos y conocimientos financieros, legales y de auditoria interna, es en la mayoría de los casos capaz de identificar estos problemas.
El departamento de auditoria interna juega un rol y papel importante cuando se evalúa la eficacia operativa del sistema de control interno, y que asimismo contribuye para la constancia de operación del mismo. Usualmente esta función de auditoria interna contribuye de manera significativa en las actividades de monitoreo.
Es importante enfatizar que el contar con un asesor externo (por lo general auditores) contribuye al logro de los objetivos de la entidad, ya que proveen un enfoque objetivo e independiente mediante una auditoría financiera e indirectamente proporcionan información útil a la administración o a la junta directiva.
Como énfasis final, el control interno, es hasta cierto grado, responsabilidad de todo el personal de una organización y por lo tanto debe ser explícitamente o implícitamente parte de la descripción de cada puesto. De manera virtual, todo el personal produce información utilizada en el sistema de control interno o realiza actividades sobre el mismo.
Prohibida la reproducción parcial o total. Todos los derechos reservados. Kim Quezada y Asociados, S.C. El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto Kim Quezada y Asociados, S.C., sus miembros y/o sus autores, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el usuario le pueda dar. Este Blog no constituye una plataforma de consulta para los usuarios del mismo, por lo que, cualquier persona es libre de reflejar su opinión.
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