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Nuevo programa de fiscalización que aplica el IMSS

Autor: C.P.C. Crispín García Viveros

Miembro de la Comisión Representativa del IMCP

ante Organismos de Seguridad Social

Fuente: IMCP-CROSS

Como parte de su acción fiscalizadora el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) esta emitiendo Oficios de Invitación para aclarar probables irregularidades, inconsistencias u omisiones en el cumplimiento de las obligaciones del patrón, derivada de la confronta de información proporcionada al IMSS y al SAT, esos oficios están siendo enviados a patrones dictaminados y no dictaminados para efectos del Seguro Social. El Programa Inicio con revisiones del ejercicio 2012.como parte de su acción fiscalizadora el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) esta emitiendo Oficios de Invitación para aclarar probables irregularidades, inconsistencias u omisiones en el cumplimiento de las obligaciones del patrón, derivada de la confronta de información proporcionada al IMSS y al SAT, esos oficios están siendo enviados a patrones dictaminados y no dictaminados para efectos del Seguro Social. El Programa Inicio con revisiones del ejercicio 2012.

En empresas dictaminadas el Oficio se esta notificando al patrón y en algunos casos también al Contador Publico Autorizado, haciendo referencia al mismo folio de carta invitación.

Por lo que se ha podido observar, para ese tipo de empresas, el IMSS antes de iniciar una Revisión Secuencial, esta comenzando su «acción» por medio de esa Invitación y en caso de que la respuesta a esta no desvirtúe las irregularidades que, según este, tiene detectadas, ese Instituto aplicara la Revisión Secuencial. Esto ultimo lo hemos conocido al investigar algunos casos de los cuales tenemos conocimiento.

También hemos sabido que a patrones dictaminados a los cuales les fue notificada una revisión secuencial por el ejercicio 2012, adicional a lo que se esta solicitando en el oficio de la revisión secuencial, se tendrá que adjuntar papeles de trabajo y comentarios relacionados a la comparación de la Información Declarada en el DIM y lo reportado al IMSS. Esto se informa verbalmente al dictaminador.

Como podemos observar, por primera vez el IMSS esta utilizando la Información proporcionada por el SAT de manera masiva, en el caso concreto de lo señalado por el patrón en la declaración informativa múltiple (DIM) en la parte correspondiente al pago a personas físicas, confrontando los datos que resultan de esta con la información que el Instituto tiene a través del SINDO, a nivel de cada trabajador.

EN EL TEXTO DE LA CARTA INVITACION EL IMSS HACE TRES ASEVERACIONES:

• La no coincidencia de trabajadores registrados en el IMSS (SINDO) y los declarados al SAT (DIM), que se denomina no coincidencia en las «plantillas». Es conveniente señalar que hemos observado, que además se solicita información de los días cotizados, que resultan de comparar los datos de inicio y termino que se consignan en la DIM con los reportados en el SINDO.
• Que hay una diferencia en el SBC del SINDO contra lo reportado en el DIM.
• Que en consecuencia existe una omisión de cuotas.

PROCEDIMIENTO SEGUIDO POR LA AUTORIDAD

1. Comparación de las Bases de Datos, de los nombres de las personas reportadas en la DIM contra los nombres que aparecen en SINDO (Base de Datos del IMSS alimentada con los avisos afiliatorios presentados por los patrones).
2. Obtienen no coincidencias de Trabajadores. La diferencia es lo que consideran como: «no coincidencia en la plantilla». Adicionalmente, en cuanto a esta comparación también están pretendiendo verificar el período (días cotizados) considerando los datos que se consignan en la DIM respecto al período de inicio y termino de los importes que se consignan en este.
3. Se realiza una suma de los conceptos que considera el IMSS como Base de Cotización, obteniendo la información por cada trabajador directamente de la DIM.
4. Para la operación antes detallada hay que recordar que en la DIM existen 28 Conceptos en los cuales se deben manifestar las remuneraciones pagadas a los trabajadores.
5. Igualmente tenemos que considerar que de los conceptos pagados en nomina que no se ubiquen en los primeros 27 preestablecidos en el formato, se reportan en el de «Otros Ingresos».
6. Para el programa en comentario el IMSS considera el concepto «Otros Ingresos» de la DIM como integrable en su totalidad al SBC, sin contemplar que es muy posible que en el mismo estén considerados conceptos que pueden ser base de cotización o no.
7. De los otros 27 conceptos determina cuales considera como integrables y obtiene una «base de cotización según DIM».
8. En cuanto al SINDO, por parte del IMSS se calcula una base de cotización por trabajador; multiplicando el SBC reportado en los avisos afiliatorios presentados a ese Instituto por el numero de días que aplico dicho salario, en cada periodo de cotización.
9. Como siguiente paso, realiza una comparación de la «base de cotización según DIM» contra la «Base de Cotización según SINDO», obteniendo diferencias, que aun cuando ese Instituto las tiene calculadas a nivel trabajador, al comunicarlo a los patrones que se «invita», se da un dato global, que trae como consecuencia, complejidad para tratar de aclarar dichas diferencias.
10. En función de la diferencia de las Bases Determinadas calcula una posible omisión de cuotas.

En consecuencia dicho Instituto solicita como elementos para tratar de aclarar las diferencias lo siguiente (cabe señalar que esto puede variar dependiendo de la subdelegación del IMSS de que se trate, puesto que hasta donde sabemos no hay un documento normativo que lo señale y presumimos que esto se deja al criterio de cada una de esas subdelegaciones).

• Se entregue un comparativo de lo que se tiene en nomina contra lo reportado en DIM.
• Desvirtuar las diferencias de las Bases calculadas como se explico anteriormente.

RESPECTO A LA VERIFICACION DE LA NO COINCIDENCIA DE TRABAJADORES PODEMOS ENCONTRAR DIFERENTES SUPUESTOS, ENTRE OTROS:

Lo que a continuación se consigna resulta de nuestras primeras experiencias al analizar algunos casos en los cuales ya hemos tenido conocimiento de la aplicación del nuevo procedimiento de fiscalización que esta aplicando el IMSS.

a. Supuestos de omisiones: contribuyentes en la DIM, pero no asegurados SINDO:

• En la DIM se reporta al Administrador Único, el cual no es sujeto de aseguramiento.
• Personal que en el ejercicio fiscal 2012 no labora con la empresa pero recibió el pago de su finiquito.
• Personal que en el ejercicio fiscal 2012 no labora con la empresa pero recibió el pago de PTU generada en el ejercicio 2011.

b. Supuesto de diferentes periodos reportados en la DIM y en SINDO

• Trabajadores que en un mismo ejercicio, tienen movimiento de baja y reingreso, para efectos de la DIM se toma la primer fecha como mes de inicio y la ultima fecha como mes final, solicitando el IMSS que se desvirtúe la supuesta omisión de cuotas por los periodos intermedios entre la baja y el reingreso.

c. Supuestos trabajadores en SINDO que no aparecen en la DIM:

• Desfase de Movimientos de Baja, es decir el trabajador se da de baja en la nomina pero sigue cotizando en el IMSS por algún periodo determinado.
• Personas físicas con actividad empresarial, a los cuales se les paga mediante recibos de honorarios, sin embargo el patrón los afilia al IMSS.
• Trabajadores que se encuentran en litigio laboral.

d. En cuanto a la Determinación de la «Base de Cotización según la DIM» la problemática identificada es la siguiente:

• En función de los montos declarados en la DIM, el IMSS determina una base de cotización; en el cual consideran el importe total del concepto Otros Ingresos como integrable para determinar la Base de Cotización, siendo esto incorrecto, ya que no integran al SBC, como ejemplo, los conceptos de Premio de Asistencia y Despensa en efectivo, entre otros.
• Los conceptos que pueden calificarse como variables perdidas, al tratarse de pagos realizados a trabajadores que causan baja, estos no están revelados en la base de cotización calculada con la información de la DIM.

e. En cuanto a la comparación de datos reportados en la DIM y lo asentado en nominas se han detectado algunas situaciones que generan diferencias:

• Trabajadores que por error en la carga Bath no fueron reportados en la DIM.
• Desfase de registro de una nomina contra lo declarado, por ejemplo las nominas de los últimos días del ejercicio fiscal.

CONSIDERACIONES EN RELACION AL PROCEDIMIENTO APLICADO POR EL IMSS, ANTES DETALLADO.

En nuestra opinión y con lo conocido a la fecha consideramos lo siguiente:

1. En cuanto a la comparación de las personas que se detallan en la DIM y las que se consignan en el SINDO, estimamos que es un dato que puede ser útil para determinar a las personas que no están registradas en el IMSS como sujetos de aseguramiento, por lo que también podemos decir que puede haber una explicación de la posible diferencia, sin que esto quiera indicar que la misma involucra una omisión, por lo que el procedimiento de aclaración seguramente permitirá determinar lo conducente.

2. En relación la comparación relativa a los días cotizados al IMSS, partiendo de las fechas de inicio y termino consignadas en la DIM, consideramos que aun cuando es alcanzable encontrar la explicación de la no coincidencia, involucra cargas de trabajo representativas para los patrones, ya que el diseño de la información de las dos bases de datos que se utilizan, no están diseñadas para que exista coincidencia entre ellas, por lo que habrá que considerar lo anterior, aun cuando es posible llegar a obtener una justificación de la diferencia que siempre habrá de existir.

3. En cuanto a las diferencias que naturalmente habrán de existir entre la base de cotización que se calcula con los datos de la DIM y la que se obtiene considerando la información por período que contiene el SINDO, opinamos que tratar de explicar esas diferencias resulta materialmente imposible o cuando menos de un alto grado de dificultad, que pudiera derivar en que los patrones opten por aceptar la existencia de una diferencia e inclusive llegar a pagar cuotas, que en ningún caso tendrán la certeza de que resultan procedentes, pero que posiblemente eviten lo que ya es una position tradicional de cierto tipo de patrones, que buscan evitar que el IMSS ejerza su facultad de comprobación, lo que puede traducir al programa en un proceso de recaudación mas no del restablecimiento de los derechos de los trabajadores.

Lo antes expresado resulta, de que las reglas para consignar la información que se muestra en la DIM puede ser demostrable sin lugar a dudas ya que es una información que directamente se obtiene de la nomina, los pagos a trabajadores subordinados no considerados en dicha nomina as! como de los pagos a personas físicas, pero cuando se trata de evidenciar que las cantidades consignadas en la nomina corresponden al salario base de cotización y a su vez a la base de cotización y a los días cotizados al IMSS, es cuando hay que considerar las reglas que establece la Ley del Seguro Social para construir esos datos, para poder llegar a explicar la corrección del dato, pero nunca la coincidencia de los montos, debido a la aplicación de esas reglas, por lo que en el siguiente apartado hacemos un recorrido de las causas que hay que tomar en cuenta al tratar de explicar una posible diferencia.

Cabe señalar que hasta esta fecha todos los esfuerzos que han llevado a tratar de evaluar la posible corrección de los datos que se consignan en la nomina y a su vez en los registros contables con la base determinada con los elementos que se declaran al IMSS (salario diario base de cotización y días cotizados) siempre han topado con el hecho de que se debe aceptar una posible diferencia, la cual es imposible de precisar, pero siempre caemos en un problema de razonabilidad, y si esto actualmente lo hemos hecho a nivel global, con el nuevo programa de fiscalización que aplica el IMSS, esto se multiplica ya que el mismo aprovechando las ventajas tecnológicas se lleva a cabo a nivel de cada uno de los trabajadores, por lo que el resultado final será un galimatías.

A continuación se detallan los conceptos que generan la imposibilidad de hacer comparables los datos que se consignan en la nomina, en su caso, los pagos efectuados a trabajadores fuera de nomina, y en los registros contables (elementos con que cuentan los patrones para tratar de justificar las diferencias que normalmente existirán) con lo consignado en la información plasmada en los avisos afiliatorios, que para los comentarios del presente documento, serían los del SINDO, pero si adicionalmente lo llevamos a la comparación con lo que se declara en la DIM, en cuyo caso es lo percibido por los trabajadores, se enfrentaran las siguientes situaciones:

Salario fijo o la parte fija de un salario mixto:

a. Las partes que se adicionan al factor de integración se acumulan a el sueldo diario conocido, pero que si al pagarse dichas partes el sueldo diario se incremento, no hay coincidencia entre lo integrado y lo pagado. (Por ejemplo: Aguinaldo y Prima Vacacional)

b. El valor de descuento en la nomina de las faltas e incapacidades; normalmente se incluye la parte proporcional del séptimo día, y para efecto de la base de cotización se toman solo días completos.

c. las bajas de trabajadores presentadas extemporáneamente al IMSS; el importe pagado de la fecha de baja hasta la presentación del aviso afiliatorio no tiene correspondencia en la nomina.

d. En caso de existir ausencias de los trabajadores por mas de 7 días; el excedente representa base de cotización, pero no hay pago en la nomina.

e. El pago de prestaciones como serían las vacaciones y la prima correspondiente, no siempre se efectúan dentro del ejercicio fiscal. El pago en otro ejercicio serla una causa de diferencia.

f. Que las partes expresamente exceptuadas de integrar al salario, estén registradas adecuadamente, para poder identificar la parte exenta y la parte que es base de integración al salario, por ejemplo; horas extras, premio de asistencia, premio de puntualidad, y despensa.

Salario variable o la parte variable de un salario mixto:

a. El salario base de cotización siempre será determinado a partir del segundo período de cotización (bimestre), con base en los ingresos del período anterior (bimestre), lo cual provoca un desfasamiento de los períodos a comparar.

b. Cuando se contrata a un trabajador de este tipo de salario, el salario base de cotización del aviso de inscripción genera una base estimada, por lo que nunca podrá ser igual al salario realmente pagado durante el primer período (bimestre) de pago.

c. Cuando existan bajas de trabajadores, que no coincidan con el ultimo día del período siguiente, invariablemente se genera que la parte variable se pierda por los días que no se cotice en ese periodo; o cuando el trabajador cause baja dentro del período de acumulamiento de los elementos variables del salario, entonces se perderán todas las partes variables percibidas ya que al cambiar el bimestre de cotización, ya no se reportaran estas por no estar vigente el trabajador.

d. Que los cortes de los períodos de nomina, cuando estos son por períodos semanales, decenales o catorcenales, generan promedios que no en todos los casos pueden resultar exactos si se considera que los períodos de pago corresponden a meses naturales.

e. De los puntos que se detallaron para los salarios fijos, aplican para los variables, los identificados como: b, c, d, y e.

POSIBLE CONCILIACION DE LAS BASES EN COMENTARIO.

De acuerdo a nuestra experiencia y practica profesional, en el programa en comentario hemos tratado de aplicar el procedimiento que resulta de la comparación de dos datos a una fecha determinada, que conocemos como conciliación, lo que permite confirmar que ambos datos que en principio contienen importes diferentes, mediante el proceso mencionado, pudiéramos llegar a igualarlos, por lo que a continuación mencionamos los elementos que habría que considerar, con la intención de demostrar que explicar las diferencias que existen es un trabajo que estimamos imposible, sobre todo porque hay que considerar que parar lograr acercarnos a un dato valido el procedimiento tendría que aplicarse por cada trabajador, sin embargo es conveniente tener el panorama de dicho procedimiento, que a continuación trataremos de explicar:

A. Base de cotización que resulta de la DIM.

Debemos considerar que se trata de datos anualizados, con la finalidad de validar que el impuesto anual sobre la renta de los ingresos obtenidos por las personas físicas son correctos, por lo que el punto de partida para el Programa en comentario es conocer los importes gravados para ese impuesto y los exentos para el mismo fin, por lo que para el trabajo que se pretende llevar a cabo, dichos importes ya sumados, deben clasificarse en elementos que son base de cotización para efectos del IMSS, de los que no lo son, que serla el primer dato que tendría que conocer el patrón (en la practica es posible obtener esta información al comentar con el personal de la subdelegación correspondiente, pero siempre existiendo la problemática del concepto «otros ingresos» que será considerado por el IMSS como integrable, por lo que será un dato a considerar para el fin que se pretende) para trabajar sobre una base confiable.

No obstante lo anterior trataremos de esquematizar el procedimiento que se aplicarla para la conciliación que se comenta, procediendo como sigue:

Importe obtenido de la DIM que es base de cotización para el IMSS.

A continuación deberá sumarse lo siguiente,

• Importe correlativo a los días pagados anualmente, cuando en la nomina no se consideran los 365 días del año.
• Los montos de las partes proporcionales no devengadas por los trabajadores en el caso de ausentismo, vigilando que en todo caso no rebasen siete días por cada uno de los meses en que se presenta dicho ausentismo.
• Cuando se trate de conceptos cuya naturaleza es variable, el monto de lo percibido durante el bimestre noviembre-diciembre del ejercicio anterior, siempre y cuando no existan movimientos de baja en el periodo enero-febrero del ejercicio a conciliar, en cuyo caso deberá restarse el monto que no se devengue atendiendo a los días de este ultimo periodo que ya no se coticen para efectos del IMSS.
• En su caso, cuando existan excedentes de los conceptos que inicialmente están exentos, como son: premio de asistencia, premio de puntualidad, despensa y horas extras, en los cuales pueden existir excedentes a los límites previstos en el artículo 27 de la Ley del seguro social, en cuyo caso el importe excedente deberá adicionarse, ya que estamos partiendo de los conceptos que son base de cotización.

Posteriormente deberán restarse al importe antes mencionado:

• El monto del aguinaldo y la prima vacacional, as! como cualquier otro concepto que tenga la naturaleza de elemento fijos y cuyo calculo se haya integrado por cada día de salario que percibe el trabajador, cuando dicho salario se modifique en una fecha posterior al 2 de enero y que para efectos de pago habrá de considerarse el salario vigente, pero que para su integración al salario base de cotización se hará a partir de la fecha en que entren en vigor el cambio de salario, conforme lo establece el artículo 53 del Reglamento de la ley del seguro social en materia de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización (RACERF). Igualmente deberá restarse el importe de esos conceptos cuando en el ejercicio que se esta revisando no se hayan cubierto a los trabajadores.
• El monto de las ausencias sin pago de salario (sin considerar los periodos de incapacidad amparados por certificados expedidos por el IMSS) cuando rebasen siete días en cada periodo mensual.
• De los conceptos de naturaleza variable, deberá verificarse que en cada uno de los periodos bimestrales, comprendidos en el periodo marzo a octubre del ejercicio en análisis, que no existan bajas que den lugar a que parte del importe percibido ya no sea base de cotización por existir un menor numero de días a cotizar en el siguiente bimestre.
• De los conceptos de naturaleza variable, deberá sumarse el monto percibido durante el bimestre noviembre-diciembre del ejercicio en análisis y dicho importe deberá restarse.
• También de los conceptos de naturaleza variable, en cuyo caso se trate de trabajadores que fueron registrados en el IMSS durante algunos de los bimestres que conforman el ejercicio en análisis, deberá sumarse el monto percibido por el trabajador en el primer bimestre de que se trate y dicho importe deberá restarse a la base de cotización.
• Importe que corresponda a los casos de sujetos que no deben registrarse en el IMSS (esto independientemente de que pudiera tratarse de personas risicas, que posteriormente se evaluaría su procedencia).
• Importe que corresponda a los montos que exceden al tope de cotización superior que establece la Ley del Seguro Social por cada periodo de pago.

El resultado representa el importe a comparar con el monto que derive de la operación equivalente obtenido de la base de cotización según SINDO, que a continuación se explica.

B. Base de cotización que resulta del SINDO.

Este representa el segundo dato a obtener para poder llevar a cabo la conciliación que se pretende, por lo que hay que señalar que para contar con el primer dato, en el IMSS se procede a multiplicar el salario base de cotización que se consigna en los avisos afiliatorios por el numero de días a cotizar de acuerdo a la vigencia de ese salario, por lo que al Importe obtenido del SINDO, es base de cotización para el IMSS.

Para poderlo hacer comparable este importe con el que resulto de aplicar lo detallado en el apartado A antes descrito, se debe proceder como sigue:

Restar lo siguiente:

• El importe que corresponda a los días cotizados al IMSS que resulte de considerar los días que se cubrieron a ese Instituto por bajas presentadas extemporáneamente, misma operación tendría que efectuarse por las modificaciones de salario resultante de partes variables que se hayan presentado también extemporáneamente.
• Por los conceptos de naturaleza variable que corresponda a los días que se cotizaron en el bimestre en que se genero el alta de los trabajadores de que se trate, el importe que resulte de multiplicar el salario probable base de cotización por los días que corresponda a ese primer bimestre.
• Importe que corresponda a los trabajadores en litigio laboral, que por criterio de la empresa no se dan de baja en la fecha de conclusión de la relación laboral.
• Importe que resulte de las inconsistencias que se presenten por trabajadores que no son trabajadores del patrón que esta aclarando las diferencias, por errores en la operación de avisos afiliatorios.

El importe resultante es el dato que puede ser comparado con el resultado obtenido en el apartado A.

CONCLUSIONES:

1. La comparación que esta aplicando el IMSS, en nuestra opinión, es aplicable en cuanto a los trabajadores que se incorporan en la DIM, siendo además factible encontrar una explicación a los días que pudieran resultar de considerar los datos de esa declaración con los resultantes del SINDO, pero llegar a una explicación de la diferencia que necesariamente existirá de los cálculos resultantes de ambas bases de datos, es materialmente imposible, por lo que con un alto grado de dificultad pudiera pensarse en llegar a conciliar estos datos.
2. Se esta afectando de manera relevante a la confiabilidad del Dictamen, cuando se trata de empresas dictaminadas, al afirmarse que hay diferencia en las cuotas a pagar, sin considerar la opinión del CPA, ya que no se agota primeramente la revisión secuencial del mismo.
3. Cuando se trata de empresas no dictaminadas, no le están dando validez al dictamen ya que invitan a los patrones a corregirse, sin plantear la posibilidad de que se dictaminen.
4. Los oficios de invitación no precisan claramente en que consisten las diferencias, luego entonces, tiene que mediar el acercamiento con la autoridad a efecto de entender lo que requieren de información para aclarar estas y si la invitación no es clara o suficiente, incrementa la dificultad en encontrar explicaciones, sobre todo, considerando que en nuestra opinión, la base de cotización no es comparable.
5. Cada Subdelegación solicita Información diferente, por lo que serla conveniente que se entregara el análisis preparado por el IMSS, con lo que se facilitarla entender como se determinaron las posibles diferencias y en consecuencia exista certeza de lo que se busca explicar. Pero aun as! no se resolverla la problemática de las bases de cotización que se están comparando, sobre las cuales reiteramos nuestra opinión de la imposibilidad de aclararlas.
6. La carga de trabajo para encontrar explicación a las diferencias, salvo las que se refieren al numero de trabajadores cuando se trate de patrones con un numero bajo de estos, seguramente será significativa si no se cuenta con elementos informáticos para apoyar la revisión y aun con estos será materialmente imposible encontrar la justificación, sobre todo en empresas con trabajadores de salario variable o mixto, que posiblemente sea el mayor numero de casos.

C.P.C. Crispín García Viveros

Miembro de la Comisión Representativa del IMCP

ante Organismos de Seguridad Social