El fraude en las empresas, sus elementos de gestación y como prevenirlo.
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EL FRAUDE, SUS ELEMENTOS DE GESTACIÓN Y PREVENCIÓN
Autor: CPC Javier Ulises Romero Pérez
Despacho: www.romeroquezada.com
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El fraude ha sido un factor importante de riesgo para las empresas, y quien lo comete identifica en si mismo una carencia material o financiera que busca resolver; presión por el cumplimiento de metas en la empresa, ya sean presupuestales, financieras o de generación de utilidades.
En un fraude de naturaleza criminal, se incluyen los siguientes elementos adicionales:
El perpetrador tomó bienes o efectivo que le pertenecen a otros. Lo hizo sin la voluntad del dueño o con su anuencia para beneficio de la empresa. También puede ser con la intención de privar al dueño permanentemente del uso del efectivo o los bienes.
Todos y cada uno de los elementos de fraude tienen que demostrarse para poder asegurar una investigación criminal de fraude.
Limitaciones
- No puede garantizarse que la investigación encuentre todas las instancias de fraude.
- No hay garantía que la investigación culmine en una investigación criminal contra el perpetrador.
- Representación falsa de un hecho, realizada con intención y conocimiento con el propósito de engañar, para que la victima lo crea y confíe en su veracidad, causando daños o pérdidas.
Investigación del Fraude
Preparar un cuadro que indique los posibles áreas de exposición a fraudes, cómo se perpetra, las debilidades en controles internos claves, la actitud de la dirección, posibles métodos para esconder el fruto de fraude, características operacionales, récords de contabilidad, y relaciones con otros (por ejemplo, demoras en proveer información requerida).
• Motivaciones a cometer fraude
• Avaricia y ego alto que le obliga a mantener apariencias de profesional exitoso.
• Presión producto de necesidades reales: enfermedad, divorcio, etc.
• Vicios: uso de drogas, alcohol, etc.
• Presiones en el trabajo o en la casa.
• Falta de interés porque el cargo ya no representa un reto.
• Detectar los cambios en el estilo de vida.
La AMBICIÓN merece un punto y aparte; se trata de un factor muy serio. La ambición ha sido sin duda un motor impulsor del desarrollo humano y también una de las causas de las grandes desgracias y crímenes en la historia de la humanidad. La ambición compite con la necesidad como causa del fraude administrativo y como causa fundamental y casi única en la emisión de información financiera fraudulenta.
Para detectar el fraude y tener una conciencia alerta de él es necesario hacer una descripción de los cambios en el estilo de vida en aquellos empleados con posibilidad de cometer fraude.
• Describir los cambios, si los hubo, en empleados en cargos claves. No existe un comportamiento en particular que sea indicio de fraude, lo que podría ser un indicador, es el cambio de temperamento, por ejemplo, alguien que es siempre
amable puede volverse muy agresivo.
Síntomas relacionados al control interno
• Identifique por ejemplo, desviaciones con respecto a las políticas existentes, ignorancia y negligencia respecto de las políticas por parte de la dirección, gerentes y aquellos en cargos de responsabilidad administrativa.
• Reducción en los bienes de la organización o ajustes injustificados.
• Incremento o reducción considerable en los balances de una cuenta.
• Exceso de compras.
• Montos registrados en los libros de contabilidad que no concuerdan con los bienes existentes.
• Muchas cuentas por cobrar vencidas.
• Excesivos cargos para facturas vencidas.
• Reembolso de gastos que no son razonables.
• Elaboración de puntos importantes que pudieran indicar fraude
• Quejas y reclamos recibidos que puedan ser indicio de posibles fraudes. Estas quejas y reclamos puede provenir de empleados, clientes, proveedores, o de otras fuentes.
• Banderas rojas indicadores de fraude.
• Falta de documentos.
• Falta de acceso a los registros.
• El control de los cheques recibidos no cuadra con los depositados.
• Depósitos en tránsito lentos en llegar al banco o aumento de los depósitos no identificados.
• Diferencias entre informes manuales y los registros contables. Las cuentas de mayor no cuadran con los auxiliares.
• Quejas de clientes o proveedores.
• Respuesta al riesgo
• Cambios en el enfoque general de la auditoria para responder a los riesgos de fraude identificados.
• Diseño y realización de procedimientos de auditoría para manejar los riesgos
• identificados.
• Diseño y realización de procedimientos para manejar el riesgo de que la administración pase por alto los controles.
Análisis de operaciones simuladas. Libro recomendado.
Revisar las entradas del diario y otros ajustes para la evidencia de posibles errores consecuencia del fraude
Revisar las estimaciones de contabilidad en busca de sesgos.
Evaluar la razón fundamental del negocio para las operaciones inusuales importantes.
Recolección de evidencia
• Consulta informativa.- Investigación que se realiza para conseguir información acerca de los hechos y los pormenores que el auditor no posee.
• Consulta de evaluación.- Consulta que ayuda a corroborar o contradecir la información previa obtenida.
• Consulta interrogativa.- Investigación que se utiliza para determinar si el entrevistado engaña u omite de manera intencionada información importante que conoce sobre hechos, eventos o circunstancias.
Durante las entrevistas asegurarse de entrevistar al menos sospechoso primero y por último al posible perpetrador. Dejar muy en claro que de antemano sabe las respuestas a las preguntas que va a formular – (aunque no todas) – sorprenda al perpetrador con dos piezas claves de evidencia para que entienda que debe cooperar inmediatamente.
• Los auditores deberán tener habilidad en el uso de la consulta, evaluar las señales verbales y no verbales conforme escuchan al entrevistado. Las señales verbales pueden indicar el nerviosismo del entrevistado, la falta de conocimiento, e incluso el engaño. Además de observar las señales verbales, el uso de la consulta permite que el auditor observe el comportamiento no verbal.
• Los auditores forenses tienen que obtener evidencia para apoyar una investigación relacionada con un crimen económico, asunto que a menudo conlleva mucho tiempo y esfuerzo.
• En términos judiciales, la evidencia puede ser de cualquier tipo, solamente requiere estar vinculada con los asuntos tipificados por la ley.
• Por consiguiente, va mucho más allá́ de la evidencia tradicional de auditoría.
Evidencia directa.- Es aquella que prueba la existencia del hecho sin ninguna inferencia o presunción. Se da en el caso de quien tiene conocimiento de los hechos por medio de sus sentidos y jura para verificar los hechos en disputa. Puede tomar la forma de admisiones o confesiones hechas en o fuera de tribunales.
Evidencia circunstancial.- Es aquella que tiende a probar la existencia del hecho principal mediante la inferencia. Los tribunales la reconocen como un medio legítimo de prueba.
En muchos casos es la única disponible cuando se trata de combatir el fraude y el crimen económico.
Evidencia documental.- Es aquella que está contenida por escrito y en documentos, diferenciándola claramente de la evidencia oral. La regla de evidencia, que aplica solamente a la evidencia documental, es que la mejor prueba del contenido de un documento es el documento mismo.
Evidencia secundaria.- Es aquella que no satisface la mejor regla de evidencia y se le entiende como sustituto de la evidencia documental. Es el caso de las copias de los documentos, si bien puede ser de naturaleza muy variada (fotografías, fotocopias,
escaneado, transcripciones, cronogramas, resúmenes, notas, diarios, papeles de trabajo, memorandos, registros oficiales, etc.)
Mejores prácticas para prevención de fraude y su detección
• Los mecanismos más efectivos ante los fraudes son: un sólido sistema de control interno, un buen gobierno corporativo, y un código de ética definido.
La responsabilidad principal de establecer y conservar controles es de la administración.
• Verificación de antecedentes laborales y aplicación de pruebas de confianza.
• Revisión al control interno de manera continua (COSO).
• Capacitación de los auditores en temas anti-fraude.
• Diseño y promoción de un programa anti-fraude.
• Seguridad de los sistemas de información.
• Establecer códigos de conducta y ética.
Conclusión
La adecuada administración de un sistema de control interno y una política antifraude permitirá:
• Identificar puntos fuertes y débiles de la compañía y determinar su adecuada respuesta a los riesgos.
• Información y documentación sobre resultados en la investigación de fraudes comentidos en la empresa.
La necesidad, ambición, oportunidad y falta de conciencia como condiciones propicias para el fraude producirán un gigantesco fraude de emisión fraudulenta de estados financieros. Por lo tanto es necesario generar un ambiente de ética profesional y conciencia como elementos de prevención de fraude.
Fuente: IMCP Guadalajara
(Boletín técnico Octubre 2016)
CPC JAVIER ULISES ROMERO QUEZADA
Egresado de la Universidad de Guadalajara. Es socio del Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. y del Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara, Jal. A.C. donde ha ocupado diferentes Presidencias de Comisiones de trabajo y normativas, fué Presidente del Consejo Directivo en 1988, Presidente de la Junta de Honor, es miembro de la Comisión de Investigación Profesional del Colegio.
Ha sido catedrático del ITESO y participa como expositor de cursos impartidos por el Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara, A.C. y Colegios de la Zona Centro Occidente del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
