¿Por qué es importante almacenar la Factura Electrónica? -XML-
¿Por qué es importante almacenar la Factura Electrónica?
En el Código Fiscal de la Federación (CFF), artículos 28 y 30, se establece la obligación de almacenar los comprobantes fiscales digitales.
¿Qué dicen estos artículos?
Artículo 28: Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales están obligadas a llevar la contabilidad deberán observar las siguientes reglas:
Destacamos el párrafo cuarto de este Artículo:
"En los casos en los que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, por los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas, así como la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales".
Artículo 30: Las personas obligadas a llevar la contabilidad deberán conservarla en el lugar a que se refiere la fracción III del Artículo 28 de este Código a disposición de las autoridades fiscales.
Destacamos el párrafo cuarto de este Artículo::
"Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT)".
Los artículos 28 y 30 del CFF establece la obligatoriedad de almacenar los comprobantes fiscales digitales y la Miscelánea precisa el formato en el cual se deben almacenar los mencionado comprobantes.
En el caso de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2012 establece las siguientes reglas relacionadas con el almacenamiento de los comprobantes fiscales digitales, tanto CFD como CFDI:
Almacenamiento CFDI
Regla I.2.7.1.1 Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.
Almacenamiento CFD
Regla I.2.8.3.1.10 Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo CFF, los contribuyentes que emitan y reciban los CFD a que se refiere la Regla I.2.8.3.1.12 deberán almacenarlos en los términos de la regla I.2.7.1.1, debiendo además cumplir con laso requisitos y especificaciones a que se refieren los rubros I.B e I.C del Anexo 20.
Los contribuyentes deberán mantener actualizado el medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad, así como tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, en sistema informático de consulta que permita a estas últimas, localizar los CFD expedidos y recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos.
Los CFD emitidos en los sistemas electrónicos de sucursales o establecimientos se generan exclusivamente a partir del registro electrónico contenido en el sistema de facturación o punto de venta, debiendo de mantener almacenados temporalmente los CFD y los registros electrónicos que les dieron origen y transmitirlos dentro del término que señala la regla II.2.6.5, Fracción II, segundo párrafo dejando evidencia de la fecha y hora de transmisión. El almacenamiento temporal se deberá hacer, como mínimo, por un plazo de tres meses.
Fuente: CFF, Artículo 28 y 30; RMF 2012, Reglas I.2.7.1.1, I.2.8.3.1.12, II.2.6.2.5.
En resumen, a través del CFF y la RMF, la autoridad establece claramente la obligación de almacenar los comprobantes fiscales digitales, tanto CFD y CFDI, en su formato XML.
Cuando se analiza la parte fiscal del almacenamiento fiscal del CFD y CFDI, no podemos tener una visión parcial de si son válidas las representaciones impresas o no, es necesario entender que existen diferentes aristas. En cuanto a almacenamiento digital se refiere: si es obligatorio el formato XML, si se deben validar, si es suficiente. con las representaciones impresos no…
Fuente: http://contpaqisoftwarefacilycompleto.blogspot.mx
Nota de ElConta.Com:
En lo personal considero que la representación impresa es igual de válida para la deducción fiscal, que el archivo digital XML y ya hemos tratado ese tema en este excelente post del Maestro Miguel Chamlaty, con la diferencia de que para esto es necesario tener los argumentos necesarios para hacerlos valer al momento de que la autoridad fiscal te cuestione…
Recordemos que hoy por hoy, este tema de la deducción de comprobantes fiscales es un tema un tanto complejo debido a la múltiple cantidad de presentaciones que un comprobante fiscal puede tener, llámese factura impresa (De las de antes), Factura CBB, CFD ó CFDI. Y hasta sin facturas…. recordemos que también podemos deducir mediante nuestro estado de cuenta bancario.
Mi consejo es el siguiente: Si nuestro proveedor emite facturas electrónica, entonces para cantidades mayores a 3 mil pesos EXIGIR el PDF acompañado de su respectivo XML , para cantidades menores obtener la factura impresa (PDF) y SI ES POSIBLE también el xml…
Y por favor colegas, YA NO EXIJAN archivo XML a sus proveedores que les entreguen facturas CBB, recuerden que este esquema NO es de factura electrónica !! #sevenmal
¿Por cierto, quieres un buen lugar para resguardar todos tus archivos electrónicos (obviamente incluyendo tus xml recibidos y/o emitidos)?
Te invito a considerar a DROPBOX del cual ya te hable hace tiempo en este otro post. Te garantizo que después de usarlo en el manejo de tu información NADA será igual ;)
buenas tardes, tengo una pregunta.
si se llegan a perder los archivos xml y pdf, el Sat esta facultado a penalizar a esa empresa por la perdida de información?
en donde puedo validar esto?
saludos.
@José Contreras:
Pues… estaría Ud. deduciendo gastos sin tener los comprobantes fiscales :-?
Pero bueno… le queda la opción de deducir por medio de su estado de cuenta ;) https://elconta.mx/2010/09/26/estados-de-cuenta-como-comprobantes-fiscales/
Saludos.
La validación del PDF sirve para ver que realmente exista un «permiso» para expedir esos comprobantes.
Otra cosa, al editar un XML y validarlo, el resultado será que el sello es inválido, toda vez que los datos escritos no coinciden ni con la cadena, razón por la cual el sello será inválido.
Es un tanto complejo la validacion de un PDF, porque,¿como puedes validar que los datos de un PDF sean los que estan en el xml?.
La cuestion la expondre en un simple ejemplo.
El Validador representaciones impresas de CFD no te valida si la factura esta expedida a tu nombre. Bien podrias editar el xml de una para adecuarlo a otra cosa y solo entregas el PDF, el cual el SAT solo te valida numero y año de aprobacion, RFC del emisor, etc. Pero no valida nada del receptor. Cosa que si se hace en el xml.
Buenas tardes!……….
Si de verdad se ven mal los contadores que exigen los XML de los CBB. Me tocó un caso con una persona que entregué un facturador (de mi autoría) en excel, y los contadores a los que les entregó el comprobantes querían el XML, aún y cuando les envié fundamento y varias explicaciones, los señores nomás no quisieron aceptar la explicación y seguían tercos con el XML, y según es una empresa grande en la ciudad de Tijuana.