La tecnología y la información financiera contable

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C.P. y M.A. Virginia Kalis Letayf
Departamento Académico de Contabilidad ITAM
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Este artículo es un resumen del panel: “El rol de la información financiera y contable en la nueva economía”, presentado en la XXVIII Conferencia Interamericana de Contabilidad, integrado por Rafael Funes, Martín Folino y Carlos Allende.

Las Tecnologías de Información (TI) son una gran oportunidad para las empresas, pues gracias a éstas pueden obtener una ventaja comparativa y un mejor empleo de sus recursos. Asimismo, son de gran ayuda para la generación de información, incluida la contable y financiera, que son fundamentales para la toma de decisiones. Por lo tanto, contar con un sistema confiable, seguro, accesible y sencillo que sustente las operaciones del negocio, es una parte indispensable en una organización que busca su adaptación al nuevo entorno económico.

Hoy, el empleo de las tecnologías se ha vuelto una función estratégica y no sólo una herramienta de uso esporádico, ya que la productividad y resultado de las empresas depende, en gran medida, del buen uso de las TI.

Existen, hoy, dos vertientes en la nueva economía: por un lado, las TI han cambiado la forma en que vivimos, permitiéndonos tener una mayor comunicación, por lo que es importante aprovechar las oportunidades que se nos presentan ante estos cambios, y, por el otro, la nueva economía, que se desarrolla posterior a la crisis que se derivó a partir de los problemas financieros en EE.UU., debido a que la información financiera no era del todo confiable, así como de algunos manejos no muy claros de algunas instituciones; en este sentido, las tecnologías de información debieron haber sido elementos que notificaran estos comportamientos, de manera oportuna.

El mundo multipolar es una realidad económica que observamos en nuestros días, ya sea a nivel personal u organizacional. Hoy, los países emergentes, entre ellos Brasil, Rusia, India, China, Corea del Sur y México, forman 49% del GDP del mundo, lo cual refleja que el balance del poder económico empieza a modificarse, comenzando estos países a tener una mayor relevancia y, como resultado de ello, una mayor complejidad. Por ejemplo, ahora se cuenta con reuniones del Grupo de los 20 (G-20), cuando antes eran del G-8, pues nuevas naciones se han unido para lograr una estandarización que permita tener un mejor entendimiento, comercio y flujo de capitales. En el ámbito contable, es posible observar esta integración en las International Financial Reporting Standards (IFRS).

Se tiene en este momento una liberación del comercio, que se refleja con la integración de China al World Trade Organization; asimismo, el impacto y tamaño de las multinacionales es significativo, pues se cuenta con alrededor de 70 multinacionales de los países emergentes en el Fortune 500, cuando hasta 1995 eran sólo 20; es importante recalcar que 65% de los asociados de estas empresas se localizan fuera de su país de origen, por lo que la globalización es algo perceptible.

Otro elemento, que es un agravante de la complejidad en nuestros días, es la tecnología como elemento de información, pues ha contribuido a acortar las distancias, así como a una liberación del comercio y servicios, mostrando las grandes movilizaciones de capital.

Como resultado de lo anterior, observamos los siguientes factores: Un cambio en las condiciones del cliente, una clase media en desarrollo, cambios en los consumidores y sus hábitos; una guerra de talento, pues existe un pool geográfico para su elección; la aplicación de recursos y sustentabilidad, cómo se decide y se aplica el uso, asignación y aprovechamiento de los recursos; por último, la innovación, la cual genera mayores necesidades y cambios con rapidez.

Los flujos de capitales nos muestran estos cambios en el traspaso directo de inversiones a los países emergentes; asimismo, se aprecia que los países emergentes empiezan a ser los que invierten en países desarrollados, observándose un flujo multidireccional, aunado a las fusiones y adquisiciones sin fronteras, así como fijar la atención en el desarrollo de mayores regulaciones.

La Inteligencia de Negocios (IB, por sus siglas en inglés), es la capacidad de obtener y analizar datos externos e internos para el conocimiento y valor de la organización, para la toma adecuada de decisiones. En estudios recientes se muestra que 77% de las empresas están renovando sus capacidades de planeación y de realización de presupuestos, ya sea implementando nuevas tecnologías de información o rediseñando sus procesos de planificación, así como sus organizaciones. Observamos que se está tomando en cuenta la complejidad del contexto, buscando mejores capacidades para pronosticar el futuro. Por lo tanto, es importante la habilidad de una organización para generar información tanto interna como externa, para poder realizar las adaptaciones adecuadas y necesarias, para una mejor toma de decisiones.

Un elemento importante para afrontar esta complejidad es mediante la flexibilidad de planificación, por medio de la tecnología y de la información, generando elementos de escenarios que nos permitan un monitoreo, realización de presupuestos y planificación mucho más certero y preciso. La posible predicción de los resultados es una parte fundamental en una organización, pues es crítico para el valor del capital y de las acciones.

La tecnología es un habilitador que nos permite tener las capacidades mencionadas, ya que existe una creciente dependencia de la información en los sistemas. En efecto, la tecnología nos permite cambiar el negocio, pues por medio de estos sistemas tenemos una mayor capacidad de toma de decisiones.
La información, la tecnología, sus procesos y los incentivos forman en su conjunto un modelo de gestión de desempeño organizacional que mejora la toma de decisiones. Porque en la actualidad se necesita tomar un rol estratégico en un mundo global, complejo y cambiante, para lo cual se requiere de una adaptación continua.

La continuidad en el negocio es fundamental para que la información contable y financiera pueda sustentar su persistencia ante situaciones extraordinarias, ya que ante estos acontecimientos, se tiene una pérdida de productividad; es decir, una disrupción en el negocio, misma que en un punto en el tiempo se puede recuperar si se cuenta con las medidas para ello.

El impacto de ingresos por hora promedio, a nivel mundial, por estar fuera de negocio es alrededor de 200 dólares por empleado por hora, lo cual impacta en la productividad de la organización, en la incapacidad de reconocer operaciones, en la reputación y en retrasos en los ingresos; todo esto como resultado de no contar con un adecuado plan ante la presencia de situaciones extraordinarias.

La continuidad del negocio se puede garantizar mediante la tecnología, ya sea por medio de la recuperación basada en cinta, que es cuando se cuenta con un respaldo de la información fuera del lugar donde se opera para que ante cualquier suceso, se pueda implementar, de nuevo, el ambiente de trabajo para continuar con la operación. En el mejor de los casos, se busca contar un una replicación síncrona, en donde la información que hoy mismo se genera se respalda, con lo cual ante un problema podemos obtener la información del respaldo, reduciendo el tiempo de recuperación y la pérdida de información es mínima. Cabe resaltar, la necesidad de contar con proveedores de tecnologías de información que sustenten la transportación de la información de un lugar a otro.

Es inevitable la planeación para que se identifiquen los distintos factores y procesos que se afectan ante cierta contingencia para garantizar la marcha del negocio por medio de un plan de continuidad de negocios de la compañía, buscando la mejora de éste, pues es un proceso continuo que se debe refinar y revisar, por lo que es conveniente que se pruebe mediante la simulación de situaciones y de escenarios.

Además, hay que contar con una adecuada comunicación, formando equipos que conozcan los pasos a seguir antes de que ocurra una emergencia.

A nivel mundial, 80% de las empresas no están preparadas para garantizar la continuidad de su negocio. Por lo que invertir en capacitación, planeación e infraestructura para que el negocio siga puede ser la diferencia en una situación de crisis, tanto para nuestros clientes, proveedores y nuestra organización.
Los proyectos de instrumentación de aplicaciones empresariales han demostrado ser proyectos de alto riesgo. En un estudio realizado por la empresa McKinsey, comisionada por la Asociación Mexicana de la Industria de Tecnologías de Información (AMITI), acerca de cuál es el impacto de la inversión en las empresas en términos de dos variables: la inversión en mejora de los procesos de negocio y operación de la empresa o en la inversión de las TI. El resultado del estudio favoreció a la primera variable, ya que cuando sólo se invierte en tecnologías de información se mejora 2% la productividad. En comparación, cuando se invierte en mejorar la forma en la cual se manejan las cosas, mejora 8% la productividad. Sin embargo, cuando ambas se alinean, la mejora es de 20%.

Lo que sucede es que las tecnologías de información son una herramienta que no permite realizar las cosas de una nueva forma, por lo que se requiere de un proceso de adaptación, intentando realizarlas como el nuevo sistema lo solicita. Se observa el proceso contrario en los proyectos de instrumentación de aplicaciones, pues lo que en ocasiones se busca es realizar las cosas como se hacían, tratando de que el sistema se adapte a ello.

Por lo tanto, hay una enorme oportunidad si alineamos estas variables para obtener una mayor productividad. Pues un mejor resultado depende más de la efectividad de lo que
hacemos y en la reducción del gasto en la ejecución de las tareas, que de la eficiencia. Es decir, primero se requiere ser efectivo y luego eficiente.

Las aplicaciones empresariales son una herramienta de software y hardware que deben entregar resultados confiables, por medio de la creación de estructuras de información seguras, construyendo alrededor de las aplicaciones y herramientas procesos confiables, no asumir que la aplicación va a realizar todo, sino sólo realizará una parte de trabajo, pues en realidad el proceso lo realizan las personas, las cuales deben ser confiables. Finalmente, esto nos lleva a construir organizaciones confiables, en donde el flujo operativo y de información sea el correcto, para que se logre la eficacia. Por lo tanto, se debe cambiar la forma en que se piensa que deben ser los procesos en un mundo con TI.
Las organizaciones deben esperar de sus aplicaciones empresariales la posibilidad de operar en tiempo real, que estén alienadas con los procesos de operación y de negocio de la organización y que sean flexibles para adaptarse a los cambios; que los procesos se sincronicen, que la operación sea continua, controlada y ordenada; que haya facilidad para rehacer las operaciones, que la inversión en tecnología accesoria sea nula; que la información sea confiable y oportuna.

La función del contador, como generador del registro de la información contable de la empresa está cambiado; en la actualidad, 100% de las transacciones operativas de una organización se pueden automatizar, pues las transacciones de las empresas son repetibles a pesar de contar con múltiples variantes, por lo que la función contable se debe transformar en una función de análisis sobre la información que proporcionan los sistemas.

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