Los libros sociales -Socios y accionistas, Actas de asamblea y variaciones de capital-
Los libros sociales
Autor: Paola Palencia
Es una obligación de toda Sociedad que cuente con los libros en los cuales registre su actuar en el transcurso de vida de ésta, ya que a través de estos libros sociales, conocemos los movimientos corporativos de una Sociedad, como por ejemplo el incremento de capital social, el ingreso o retiro de algún socio-accionista, etc., por lo que dichos libros se convierten como al equivalente de un “diario personal” ya que en éstos se registra toda la historia de la Sociedad.
Los libros sociales, se dividen en tres:
- De Actas de Asamblea.
- De variaciones de capital social.
- De socios-accionistas.
El libro de actas de asamblea es el más importante de una Sociedad, ya que ahí se plasman los acuerdos y/o Actas de Asambleas celebradas por la Sociedad a partir de su constitución, esto en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 36 del Código de Comercio, mismo que a continuación se reproduce:
“Artículo 36.- En el libro o los libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.”
A manera de dar cumplimiento con la obligación de llevar el Libro de Actas de asamblea, se deberá hacer constar en éste por lo menos una Asamblea General Ordinaria cada año, y deberán ser firmadas por el presidente y por el secretario de la Asamblea, y en caso de aplicar, también por el comisario.
Cuando por cualquier circunstancia no pudiere asentarse el acta de una Asamblea en el libro respectivo, deberá ésta protocolizarse ante Fedatario Público, así mimo las actas de Asambleas Extraordinarias deberán ser protocolizadas ante Notario e inscritas en el Registro Público de la Propiedad y de Comercio que le corresponda.
Ahora bien, en cuanto al libro de variaciones de capital social, se deberá inscribir en éste, todo aumento, disminución o modificación interna del Capital Social de la Sociedad, especificando claramente la manera y proporción de dicha variación.
Y para finalizar, el libro de socios-accionistas, (denominado también libro de acciones), en este libro se deberá registrar todos y cada uno de los socios accionistas que formen parte de la empresa, ya que de acuerdo a lo dispuesto en la Ley General de Sociedades Mercantiles, la Sociedad considerará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito como tal en el libro respectivo.
La presente obligación nace al igual que el Libro de Actas de Asamblea, en el momento que se constituye la Sociedad, ya que es ahí cuando se debe de registrar a los accionistas; además de que cada vez que un nuevo miembro ingrese a la Sociedad como socio-accionista o en cada retiro, se deberá asentar el registro correspondiente en el libro.
Es importante para toda sociedad contar con los tres libros sociales que las diversas disposiciones legales señalan, así como importante es mantenerlos de forma actualizada, ya que éstos también forman parte integrante de la contabilidad de la empresa.
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