El plazo de conservación de la contabilidad – Parte I –

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PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LA CONTABILIDAD

PARTE I

Plazo de conservación

En el artículo 30 del Código se establece que las personas obligadas a llevar contabilidad con base en las leyes fiscales, deberán conservarla en su domicilio fiscal a disposición de las autoridades fiscales, durante un plazo de cinco años, contado este último a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ella relacionadas.

Al respecto, el artículo 34 del Reglamento del Código indica que el  contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos.

El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el RFC y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de domicilio fiscal, en el cual deberá conservar su contabilidad durante el plazo que establece el artículo 30 del Código (cinco años).

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Forma de computar el plazo de conservación

Es importante señalar que el plazo para conservar la contabilidad y la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales fue ampliado de cinco a 10 años, a partir del 1o. de enero de 1992, mediante la Ley que Establece, Reforma, Adiciona y Deroga Diversas Disposiciones Fiscales, publicada en el DOF el 20 de diciembre de 1991; sin embargo, conforme el artículo segundo, fracción VI, de las disposiciones transitorias de la ley referidas, los plazos de conservación de la contabilidad por los años de 1992 a 1995 se establecieron como a continuación se indica:

Plazo de conservación conforme a las disposiciones vigentes hasta 1997

Conforme a las disposiciones fiscales vigentes hasta el 31 de diciembre de 1997, los contribuyentes deberán conservar su contabilidad correspondiente a los ejercicios de 1992 a 1997, en el caso de que la declaración se haya presentado en la fecha límite que señalan las disposiciones fiscales, conforme se muestra en los cuadros siguientes:

Para personas morales:

Para personas físicas:

Plazo de conservación conforme a la opción que otorgan las disposiciones vigentes a partir de 1998

La fracción X del artículo segundo de las disposiciones transitorias del Código para 1998, vigente a partir del 1º de enero de dicho año y hasta el 31 de diciembre de 2003, señala que la contabilidad de los ejercicios que enseguida se citan pudo conservarse durante el plazo en que, de conformidad con el artículo 67 del Código, se extinguen las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, contado a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ella relacionada, es decir, cinco años, siempre que antes de la fecha citada, las autoridades discales no hayan iniciado el ejercicio de sus facultades de comprobación.

En esto caso, el plazo de conservación de la contabilidad fue como sigue:

Para personas morales:

Para personas físicas:

Plazo de conservación conforme a las disposiciones vigentes a partir del 2004

Por lo que se refiere a la contabilidad de los ejercicio de 2004 y posteriores, como se mencionó al inicio de este Capítulo, se deberá conservar durante un plazo de 5 años, contado a partir de la fecha en que se presenten o deban presentarse las declaraciones con ella relacionadas.

Por lo tanto, si una persona moral presenta el 31 de marzo de 2014, su declaración anual del ejercicio de 2003, deberá conservar la declaración de dicho ejercicio hasta el 31 de marzo de 2019.

Como observa en los comentarios anteriores, se presentan las fechas hasta las cuales los contribuyentes deben conservar su contabilidad, considerando que las declaraciones anuales se presentaron en las fechas límite establecidas por las disposiciones fiscales; sin embargo, en la práctica se dan otros supuestos:

1.- Las declaraciones anuales se presentan con anterioridad a los plazos límites señalados en las disposiciones fiscales. En este caso, el término para conservar la contabilidad correrá a partir de esa fecha.

Ejemplo:

Una persona moral presentó su declaración anual del ejercicio de 2013, el 18 de enero de 2014, por lo que deberá conservar su contabilidad de dicho año, hasta el 18 de enero de 2019.

2.- Las  declaraciones anuales se presentan con posterioridad a los plazos límites señalados en las disposiciones fiscales. En este supuesto, el término para conservar la contabilidad correrá a partir de la fecha en que debieron haberse presentado las declaraciones anuales.

Ejemplo:

Una persona física presentó su declaración anual del ejercicio de 2013, el 20 de junio de 2014; por lo tanto, deberá conservar la contabilidad de dicho ejercicio, hasta el 30 de abril de 2019, ya que la fecha límite en que debió de haberse presentado la declaración anual de 2013, fue el 30 de abril de 2014.

3.- En nuestra opinión, en el caso de que se haya presentado una declaración complementaria, modificando los datos de la declaración original, el plazo de conservación de la contabilidad correrá a partir de la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración original.

Ejemplo­:

Una persona física que presentó su declaración anual de 2013, el 1o. de abril de 2014, y que con posterioridad presenta una declaración complementaria, el 18 de junio del mismo año, deberá conservar su contabilidad hasta el 1o. de abril de 2019, ya que la fecha de presentación de la declaración original de 2013 fue el 1o. de abril de 2014.

Otros temas pendientes que trataremos en una siguiente entrega:

• Contabilidad y documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolongan en el tiempo
• Documentación por los conceptos por los que se haya promovido algún recurso o juicio
• Conservación de actas constitutivas y otra documentación
• Opción de conservar información contable en discos ópticos

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