Registros contables -Lo más básico que debes saber-

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Introducción

a) Conocer las características de cada negocio, así como sus necesidades de información.

b) Establecer un catálogo de cuentas y cerciorarse de su uso correcto.

c) Elaborar formas a través de las cuales se pueda concentrar la información de las operaciones realizadas.

d) Diseñar e implantar un sistema de registro, ya sea manual o en forma electrónica, adecuado para el registro y control de las transacciones.

Esquemas de mayor

El Balance General y el Estado de Resultados son el resultado de las operaciones practicadas por un comerciante. Sin embargo, falta por ver la forma en que estas operaciones modifican los valores del Activo, Pasivo, Capital y Resultados

La fórmula contable básica: Activo = pasivo + capital contable No es suficiente para el administrador de un negocio, ya que no proporciona el detalle necesario de la integración de los Activos, Pasivos y Capital contable.

Por lo tanto, se debe utilizar una cuenta individual para cada tipo de activo, pasivo, capital o patrimonio, ingresos y gastos, por ejemplo, para bancos, clientes, almacén, edificio, préstamos bancarios, capital social, ventas, costo de ventas, etc., para conocer cuánto tienes en cada clasificación.

La cuenta es la unidad básica de registro de la contabilidad. Esquemáticamente, la cuenta se representa en forma de "T".

El lado izquierdo de la cuenta se llama debe. El lado derecho de la cuenta se llama haber. Las operaciones se registran en la cuenta y son conocidas como asientos.El asiento hecho del lado del debe se llama cargo o débito. El asiento hecho del lado del haber se conoce como abono o crédito.

El saldo de la cuenta es la diferencia entre los cargos y los abonos. Si la suma de cargos es superior a la suma de los abonos, el saldo será deudor. Si por el contrario, la suma de abonos es superior a la de cargos, el saldo será acreedor, es decir, sólo puede quedar un saldo.

El sistema contable se basa en la teoría de la partida doble, la cual se sustenta en el principio de causa y efecto. Dicha teoría permite que el sistema contable se mantenga en equilibrio.

La teoría de la partida doble se puede enunciar de la siguiente manera: a todo cargo o suma de cargos corresponde un abono o suma de abonos por la misma cantidad.

Esta teoría se fundamenta en la ecuación básica de la contabilidad.

Activo = pasivo + capital contable

ó mejor dicho:    Activo = pasivo + (capital social ± resultados)

Para explicar la regla de la partida doble, vamos a recordar las fuentes de recursos y sus aplicaciones en una balanza. A todo lo que le pertenece a la empresa, es decir, al activo le daremos un signo + (positivo) y para reconocer de dónde obtuvo la empresa el dinero, a las reclamaciones posibles le damos un signo (negativo).

1) Un cargo en el activo va a significar un aumento del mismo, mientras que un abono significará una disminución del activo. Por eso, se dice que todas las cuentas del activo deben tener saldo deudor.

2) En el pasivo un cargo va a implicar una disminución y un abono, un aumento. Al decir que le debes al banco, tienes más obligaciones por pagar (pasivo). Por eso todas las cuentas del pasivo tienen saldo acreedor.

3) Para el capital contable, un cargo va a significar una disminución; por ejemplo, costos, gastos y un abono, un aumento, ejemplo, capital aportado o ventas del negocio, productos financieros. Es decir, las cuentas de Capital y los ingresos tienen saldo acreedor y los costos y gastos, saldo deudor.

Catálogo de cuentas

El conjunto de cuentas que se manejan en un negocio se llama catálogo de cuentas. Es importante tener un catálogo de cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle.

Recordemos que la contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un catálogo adecuado a la operación del negocio.

Para el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, esto es indispensable ya que, de no contar con un catálogo y un código, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se le programa. En sistemas de registro directo (máquinas de contabilidad) o manuales, también es necesario porque facilita el trabajo para tener un orden y una identificación numérica de las cuentas.

Un catálogo de cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza; cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de costos, cuentas de gastos. Esto facilita su localización, al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen.

Libros de contabilidad

El comerciante, de conformidad con la Ley, está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad, que permita identificar las operaciones individuales y sus documentos comprobatorios con los registros contables.

Cada operación que realice debe ser clasificada, con base en el catálogo de cuentas, para ser registrada en las cuentas que corresponden.

La Ley nos indica que las operaciones de un negocio se deben registrar en libros, ya sea manualmente, o en forma electrónica.

De conformidad con las leyes y reglamentos, se deberá conservar los libros, registros,documentos y archivos de la empresa durante 10 años cuando menos.

Si tu negocio está constituido como una sociedad anónima, debes registrar las operaciones del negocio en:

El Libro diario.

El Libro mayor.

El Libro de inventarios y balances.

Si tu negocio está constituido como contribuyente menor, de acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta, deberás registrar tus operaciones en el libro de entradas y salidas.

Fuente: www.nafin.com