El protocolo familiar… ¿qué sí y qué no considerar?
Mario Rizo
El protocolo familiar… ¿qué sí y qué no considerar?
Conoce los diez consejos básicos para su elaboración
Autor: C.P.C. y M.I. José Mario Rizo Rivas
Blog del autor: mariorizo.com
Firma Salles Sainz Grant Thornton
“Contar con una guía, como el protocolo familiar, para afrontar las posibilidades que puedan presentarse, es una forma de prevenir la incertidumbre y los conflictos del futuro”
Dejar a la deriva los límites y relaciones entre empresa y familia es un error común. Peor aún, se convierte en un riesgo para la sobrevivencia. ¿La mejor herramienta para combatirlo? Un protocolo familiar claro, consensuado y realista.
El protocolo familiar es un documento que recoge los acuerdos de una familia empresarial.
Su objetivo principal es definir las bases, normas y reglamentos que regulan todos aquellos aspectos en donde se relacionan la familia y la empresa. El propósito es que, dejando las reglas claras, se evitará conflictos futuros entre los participantes.
Desarrollarlo, no es sencillo. Se requieren acuerdos para establecer una guía de conductas: es un proceso de demanda, discusión y debate. Sin embargo, la experiencia indica que quienes se disponen a encarar su realización parten de una confianza recíproca y buscan consolidar los lazos. Así que, tanto el resultado como el proceso en sí, resultan enriquecedores. Entonces, ¿cómo lo elaboramos?
1.- Define la estrategia
El objetivo inicial es identificar y consensuar con todos los miembros en qué etapa de desarrollo se encuentran la empresa y la familia; cuál es la visión y cuál la misión que comparten, qué objetivos buscan a largo plazo y cuáles valores inspiran su conducta. Contar con esta definición ayuda a comprometerse con un destino compartido, a sentir que el esfuerzo personal suma al grupo empresario-familiar.
2.- Establece cómo participarán los familiares
Es básico determinar el nivel de acción de aquellos miembros que son propietarios actuales y de los que podrían tener acciones en la empresa a futuro.
Un punto clave consiste es decidir cuál será la participación de los parientes políticos: si podrán ser dueños del capital ya se por vía de herencia o por compra de participaciones societarias, si participarán en el directorio de la sociedad, si trabajarán en la empresa familiar. O si esas tres alternativas o alguna de ellas queda vedada a quienes no forman parte de la familia consanguínea.
3.- Fija las pautas para el trabajo
El protocolo debe especificar detalles sobre cómo incorporarse y desenvolverse en la empresa. Es decir, contemplar a qué edad puede incorporarse un miembro de la familia y si para hacerlo, requiere experiencia laboral, un título de grado o estudios específicos. También debe establecerse qué horarios y sanciones por incumplimiento existen para los familiares, además de detallar si seguirán un plan de carrera al interior de la empresa.
4.- Especifica las retribuciones
Debe quedar claro qué servicios o productos serán suministrados por la empresa a los miembros de la familia. Los ejemplos clásicos son la medicina prepagada, los teléfonos celulares, el uso de automóviles o de un espacio vacacional. Si hay elementos que también son utilizados por quienes no se desempeñan en la empresa, es posible que resulte necesario replantear de dónde proviene la contribución. Por lo tanto, en lugar de atribuirlo a la empresa familiar, es conveniente entenderlo como un aporte de la familia empresaria.
5.- Determina espacios para tomar decisiones
Una característica generalizada en las pymes es la falta de los espacios para el debate y decisión: la discrepancia entre los integrantes de la familia suele vivirse dramáticamente, y tiene como consecuencia la toma de resoluciones desarticuladas.
El protocolo puede especificar cómo, de manera práctica, desarrollar reuniones productivas que permitan un intercambio de ideas, más un mecanismo para asegurar la implementación de las decisiones adoptadas y la evaluación de los resultados.
6.- Acuerda los beneficios
¿Empresarios ricos con empresas pobres? O, ¿empresas ricas con empresarios pobres?
En las empresas familiares existen dos clases de historias: o personas muy austeras que se limitan en sus gastos para reinvertir todo lo que está a su alcance, o personas interesadas en engrosar su patrimonio personal hasta el punto de descapitalizar a la empresa.
Estos extremos debe regularse en el protocolo familiar. Es decir, armonizar los intereses y deseos de los propietarios de la empresa, y las necesidades de la organización en materia de reinversión y reservas.
7.- Delimita las transferencias de las participaciones societarias
En el momento en que algún miembro de la familia quiere transferir su participación en la empresa se abre un mundo de alternativas: ¿debe darse prioridad a los demás familiares?, ¿los socios tienen alguna obligación de comprar la parte del que decide vender? O en el escenario en que aparezca un comprador para toda la empresa, ¿existe una pauta que torne obligatoria la venta a todos los socios?
Contar con una guía, como el protocolo familiar, para afrontar las posibilidades que puedan presentarse, es una forma de prevenir la incertidumbre y los conflictos del futuro.
8.- Concreta cómo prevenir y resolver conflictos
La atención de los problemas internos es un elemento clave, pues lidiar con éstos a lo largo del tiempo mina las pautas de la sana convivencia societaria. De una manera u otra, cuando existen conflictos se hace más difícil gobernar la empresa y el clima se enrarece tanto, que hasta puede reflejarse en la pérdida del control de las decisiones empresariales.
Para evitar mayores daños, el protocolo tiene que incluir un mecanismo práctico para resolver las diferencias, como las herramientas de mediación y conciliación, soportadas en estructuras orgánicas internas.
9.- Puntualiza cómo abordar nuevos negocios
La función del protocolo también es abordar los escenarios de la expansión y evolución empresarial. Más que todo, contar con la certeza de cómo actuar ante éstos.
Así, debe establecer las pautas para la consideración y aprobación de nuevos negocios, además de los procesos de asociación con terceros. Qué criterios y requisitos mínimos se demandarán. Si en estas pautas se respetan las diferencias, y dan espacio para que los miembros de la familia expongan sus perspectivas, se favorecerá la unidad familiar y el sentido de pertenencia.
10.- Aclara las relaciones entre familiares y colaboradores
Cada empresa cuenta con una organización y estructura particular, sin embargo, en un negocio que es familiar, hay que especificar con claridad qué jerarquía puede o debe alcanzar un colaborador externo sin que se afecte la armonía de la empresa.
El protocolo debe esbozar la política de relacionamiento con los no familiares y puntualizar si éstos pueden integrarse a la dirección de la empresa o ocuparse como gerente general. En algunas empresas hay gerentes o mandos medios, no familiares, con quienes es imprescindible coadyuvar para retener talentos y generar el mejor clima laboral posible.
En el mundo de los negocios, el dinamismo es característico, lo fundamental es contar con herramientas para enfrentarlo. Establecer las reglas claras y respetarlas, es la mejor opción para transitar hacia la institucionalización de una empresa familiar: ¡la clave de un modelo de éxito!
C.P.C. y M.I. José Mario Rizo Rivas | Socio Director Oficina Guadalajara
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