Atención con la revisión de tu Contabilidad Electrónica.

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REVISIÓN DE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Autor colaborador:

L.C. Emmanuel Guerrero Romero

Encargado de Auditoría

Domínguez, Reséndiz, Cuevas y Asociados, S.C.

Desde que nació la obligación de enviar contabilidad electrónica mensualmente al SAT, han surgido muchas dudas de su correcta implementación, ya que se mezclan tanto la parte electrónica (la correcta implementación del sistema), así como la parte operativa del usuario (la agrupación de acuerdo a los códigos agrupadores).

Incluso el tema más importante es cuando las empresas tienen su propio sistema contable desarrollado, ya que tienen que confiar plenamente en lo que se ha desarrollado y no se tiene la certeza de que los archivos sean generados de manera correcta.

De igual manera aunque se haya comprado un sistema para cumplir con todos los requisitos, para enviar la contabilidad electrónica dependiendo de su instalación y aplicación hemos detectado muchas variantes en el mismo.

Hay que recordar que para cumplir con todos los requisitos del sistema contable de acuerdo a la regla 2.8.1.6 de la RMF vigente, son 5 archivos que el sistema de contabilidad tiene que generar correctamente en formato XML y son:

Catálogo de cuentas (Envío obligatorio)
Balanza mensual (Envío obligatorio)
Pólizas contables (Envío a requerimiento de la autoridad)*Se tienen 15 días para presentar
Reporte auxiliar de folios fiscales (Envío a requerimiento de la autoridad) *Se tienen 15 días para presentar
Auxiliar de cuentas (Envío a requerimiento de la autoridad)*Se tienen 15 días para presentar

En la práctica se han encontrado algunas deficiencias como son:

Implementación del sistema:

Cuando se agregan nuevas cuentas, el sistema no alerta que se tienen que agrupar estas nuevas cuentas.
Envío sin cuadrar la balanza de comprobación, porque el sistema no procesa adecuadamente los datos, sobre todo cuando hay datos en negativo.
Programas incompletos, es decir, no cumplen con los 5 archivos que la autoridad pudiera requerir, así como que se pueden generar y no cumplir con todos los requisitos técnicos.
Generación de pólizas contables incompletas, es decir, no cumple con todos los requisitos de técnicos la generación de pólizas.

Parte Operativa:

Cuando se agregan nuevas cuentas puede ser necesario agregar el código agrupador o no (de acuerdo a cada agrupación).
No se registran y provisionan los impuestos mensualmente, de acuerdo al Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
No se adjunta (vinculan) de manera correcta, los comprobantes fiscales digitales conforme lo marca el RCFF y la RMF, esto generaría la obligatoriedad de tener listo o generar un nuevo archivo que se llama “Reporte Auxiliar de Folios Fiscales” (situación que hay que prevenir), ya que no es tan rápido el tener listo éste tipo de archivos.
- - En los comprobantes de compras/gastos del extranjero, también se tiene que hacer referencia a éste.
  - En el registro contable, al momento de cobro y pago es obligatorio registrar el método de pago (Cheque, Transferencia, etc.) e incluso poner datos adicionales como número de cheque, la cuenta bancaria del emisor y receptor.

Por todo lo antes expuesto es necesario que exista una revisión a detalle en la parte “técnica” de la generación de los archivos que mensualmente se están enviando al SAT, ya que normalmente las empresas tienen un cuidado especial cuando se envía la declaración anual, ya que en ella iban datos del balance y estado de resultados, pero ahora al enviar la balanza de manera mensual, la autoridad lo convierte en un balance y un estado de resultados y lo que hace la autoridad es:

Verifica que los cargos y abonos del estado de resultados sean coherentes con la empresa (Comprobantes emitidos, recibidos).

Que las retenciones expresadas en la balanza al cierre del mes, sean las que se pagaron en esos meses.
Incluso ahora con la nueva versión de los CFDI 3.3, verificará con los impuestos efectivamente cobrados y trasladados.

Finalmente la autoridad en éste año la autoridad también obligará a migrar a la nueva versión 1.3 de archivos de la contabilidad electrónica, situación que puede aprovechar para generar las infracciones que tiene contempladas desde el año 2016 en el CFF y que en la actualidad no las ha hecho efectivas.