Lineamientos para cancelar facturas no utilizadas

Lineamientos para la cancelación y conservación de comprobantes fiscales impresos

Una de las principales obligaciones de los contribuyentes en México es expedir comprobantes fiscales que amparen las operaciones que realicen. Estos comprobantes están sujetos a una serie de requisitos formales cuyo cumplimiento es esencial para efectos de deducción de erogaciones y acreditamiento de impuestos trasladados.

Uno de los requisitos que las leyes prevén para los comprobantes es que los mismos estén foliados consecutivamente previo a su utilización, lo que implica que cada uno de ellos es único e insustituible. Si a esto se le agrega la obligación establecida en el Artículo 45 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (CFF), publicado el 7 de diciembre de 2009 en el Diario Oficial de la Federación, de conservar las copias de los mismos, se tiene que el contribuyente requiere de controles eficaces en el manejo y conservación de los mismos.

En la cotidianeidad de los negocios es común toparse con situaciones tan elementales en las que los comprobantes se dañan, como pueden ser el atasco del documento en la impresora, una falla de impresión, un error en el llenado del mismo, o bien, situaciones ajenas fuera del control del contribuyente como inundaciones o incendios que dejan inservibles dichos documentos.

Ante esta situación los lineamientos fiscales exigen que los comprobantes que no se utilicen sean cancelados. Al efecto, el Artículo 45 referido establece en su cuarto párrafo que “cuando no se usaren en su totalidad los comprobantes, o bien, se recuperen como resultado de una devolución, se conservarán los sobrantes o devueltos anotando en ellos la palabra ‘cancelado’ y la fecha de cancelación”.

En el citado artículo no se hace referencia expresa al caso en que los comprobantes hayan quedado dañados o inservibles, pero se entiende que esta situación queda regulada al hacer referencia a que “cuando no se usaren en su totalidad los comprobantes”.

Ahora bien, otro de los requisitos de los comprobantes es que “deberán ser utilizados por el contribuyente, en un plazo máximo de dos años (…). La fecha de vigencia deberá aparecer impresa en cada comprobante. Transcurrido dicho plazo se considerará que el comprobante quedará sin efectos para las deducciones o acreditamientos previstos en las Leyes fiscales”, así lo dispone el Artículo 29-A penúltimo párrafo del CFF.

Este requisito propicia que al término de dicha vigencia los contribuyentes queden con comprobantes que aún no han utilizado y que ya no se podrán utilizar. En este caso surge la duda de si los comprobantes pueden conservarse sin la necesidad de que se anote la palabra “cancelado” en todos ellos.

La duda surge porque el mismo artículo 29-A señala que transcurrido dicho plazo se considera que el comprobante queda sin efectos fiscales; es decir, se puede entender que el documento queda cancelado de facto, pero por otra parte, el hecho de que no contengan la palabra “cancelado” podría entenderse como un incumplimiento del requisito establecido en el Artículo 45 del Reglamento.

No hay regla que precise el proceder en este caso, por lo que habrá que atender al criterio aplicable a cada caso; sin embargo, una práctica recomendable para evitar cualquier posibilidad de infracciones en esta materia, será el anotar “cancelado” en estos comprobantes, lo cual se puede hacer mediante un sello para agilizar el proceso.

Agosto 13, 2010
En: Fiscal
Fiscalia – C.I.F.

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Original de:(se requiere suscripción)

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