Coronavirus #COVIDー19mx Recomendaciones legales para empresas.
A nivel internacional se está viviendo una crisis de salud generada por un virus identificado como (COVID-19) del cual se conoce muy poco, y que es de fácil propagación; lo cual ha llevado a que las autoridades de salud de varios paises estén tomando medidas sanitarias generales para proteger la salud de la población. Por otro lado, el COVID19, también está teniendo impacto en las empresas y sus operaciones comerciales, legales y fiscales, hechos que deben ser tomados en cuenta, y prevenirse.
1. Impacto Laboral
Sin lugar a dudas, el hecho de que dentro de una fuente de trabajo se identifique a un trabajador con síntomas propios del COVID19, conlleva una serie de acciones preventivas que pueden frenar o llegar a interrumpir las operaciones de una empresa.
El hecho de poner en cuarentena a uno o más trabajadores contagiados por el virus o bien cerrar la instalación de un centro trabajo por tiempo indeterminado, como ha pasado en algunos paises, conlleva a que las empresas en México deben tener implementado un plan de acción preventivo.
Como punto de partida, debe de existir un protocolo de higiene y detección temprana de posibles brotes de la enfermedad, y las políticas laborales respecto a la ausencia de los trabajadores: a fin de evitar temas de despidos injustificados por faltas a laborar, así como abusos por parte de los trabajadores enfermos.
Por otro lado, en la medida de lo posible y cuando las actividades de las empresas lo permitan, se pueden implementar políticas y programas de trabajo a distancia (Home Office).
En caso de que por motivos de salud general se llegue a decretar una alerta sanitaria o una cuarentena obligatoria; será necesario tener un plan de contingencia, a fin de mantener un estrecho contacto con los trabajadores y en su caso llegar a un acuerdo en cuanto a la forma de cubrir los salarios y su monto, debido a posibles circunstancias económicas extraordinarias.
Otro tema relevante, a considerar es que si alguno o algunos de los empleados clave de una empresa como los encargados de las área de (nómina, tesorería o recursos humanos) o bien si los representantes legales llegaran a enfermar; se deberá de contar con el apoyo y capacitación de otros empleados o apoderados legales adicionales,que puedan realizar de manera provisional las funciones necesarias; a fin de no afectar las operaciones clave de las empresas, durante la etapa de una posible suspensión de operaciones.
2. Obligaciones legales
En caso de que una empresa se vea afectada en sus operaciones cotidianas por la falta de personal o el cierre de una o más de sus instalaciones, pudiera dar lugar a que no cumpla con sus obligaciones como proveedor de bienes o servicios de la forma que se tenga contratada con sus clientes; por lo cual, es conveniente que se tenga una estrecha comunicación con los proveedores y clientes. Es recomendable anticiparse a cualquier problema y de mutuo acuerdo llegar a una solución favorable para todas las partes involucradas.
En los contratos que próximos a celebrarse, es conveniente establecer cláusulas excluyentes de responsabilidad, generadas por cuestiones de salubridad general, o casos fortuitos o de fuerza mayor, vinculados con el tema de salud del COVID-19.
Es importante que en aquellos casos en que existan contratos en donde se tenga negociado claúsulas penales por incumplimiento de contrato o pactado intereses moratorios, es aconsejable acercarse con sus contrapartes y acordar prórrogas u otras opciones para no caer en una casual de incumplimiento por hechos extraordinarios.
La “Teoría de la Imprevisión” conocida en el derecho como cláusula “REBUS SIC STANTIBUS”, permitena las partes contratantes, la revisión de las obligaciones y contratos cuando, por circunstancias sobrevenidas, se modifica sustancialmente el equilibrio económico de un contrato, y a una de las partes le resulta imposible o muy gravoso su cumplimiento.
3. Aspectos Fiscales
Dentro de las empresas se debe de tener implementado un protocolo preventivo para cumplir con las obligaciones fiscales que se tengan que cumplir en tiempo y forma, para evitar incurrir en sanciones o multas innecesarias o la cancelación de los sellos digitales, acorde con las nuevas reformas al Código Fiscal de la Federación, vigentes a partir de enero de 2020.
Por lo anterior, es recomendable que se tenga personal de apoyo capacitado disponible para cumplir con las obligaciones fiscales, en caso de que la persona encargada de dichas responsabilidades esté incapacitada o en cuarentena, y no tenga acceso a las herramientas tecnológicas y/o acceso a los portales bancarios para cumplir con las obligaciones fiscales de las empresas.
La misma recomendación se debe de tomar en cuenta, en materia de enviar los avisos relacionados con las obligaciones en materia prevención de lavado de dinero, ante la Unidad de Inteligencia Financiera.
“La prevención es la mejor medicina”
4. Conclusiones
1. Las empresas pueden verse afectadas en su operación e ingresos, en caso de que sus empleados o directivos puedan llega a enfermar por causa del COVID-19;
2. Es recomendable tener un plan de acción que permita a las empresas tomar decisiones correctas y oportunas; a fin de sobrellevar de la mejor manera posible el proceso de control sanitario que se pueda llegar a implementar, para prevenir o controlar el COVID-19;
3. Las empresas deben de establecer los protocolos internos necesarios, para poder cumplir en la medida de lo posible, con sus obligaciones laborales, fiscales y legales en general, para no afectar sus operaciones futuras.
Esperamos que esta información les sea de ayuda.
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