Como contador, para la Declaración Anual de PF ¿debes tener la e.firma de tus clientes?

Como contador, para la Declaración Anual de PF

¿Debes tener la e.firma de tus clientes?

Autor: Alejandra Ortega

Sitio web:  www.mifiel.com

La e.firma (firma electrónica avanzada, anteriormente llamada FIEL) es una herramienta de identificación digital emitida por el SAT, que está ligada a la persona que la tramita mediante datos biométricos¹, y que permite firmar documentos con la misma validez legal que la firma autógrafa². Empezó siendo conocida por ser un requisito en trámites con el SAT, pero su uso no se limita a temas fiscales: también sirve para autentificar clientes y firmar documentos digitales (utilizando plataformas como Mifiel).

A diferencia de la firma autógrafa, la e.firma cuenta con la ventaja del no repudio, que establece que la firma contenida en documentos electrónicos garantiza la autoría e integridad del documento, y que dicha firma corresponde exclusivamente al firmante³. Es decir, cuando una persona firma electrónicamente no puede negar haber firmado el documento.

Debido a sus características jurídicas, contar con la e.firma de alguien es como tener una hoja en blanco firmada. Probablemente tú tienes la e.firma de tus clientes para poder hacer sus declaraciones y en este punto te estás preguntando qué deberías hacer.

En este artículo te mostraremos cómo realizar una declaración anual sin tener que acceder a la e.firma de tu cliente. Siguiendo estas prácticas, tu cliente no se verá expuesto, ni tú tampoco, a las consecuencias jurídicas perjudiciales en el caso de que tu computadora y las e.firmas que contenga se vean comprometidas.

Cambios en la plataforma del SAT

¿Sabías que actualizaron la plataforma del SAT y que ahora es más fácil realizar cualquier trámite sin tener la e.firma de tu cliente?

Previamente era necesario tener acceso a la e.firma para realizar la mayor parte de los procesos del SAT. Sin embargo, las modificaciones que se hicieron facilitan el proceso. Estos son los principales cambios:

• Es posible realizar la declaración de tu cliente sin la necesidad de usar su e.firma. Solamente sube la información y guárdala, de esta manera tu cliente puede firmar y enviarla.
• Ahora puedes ingresar al portal del SAT con la contraseña CIEC, y una vez dentro puedes realizar la mayoría de los trámites sin usar la e.firma.
• Desde el 2015 ya no necesitas utilizar la e.firma para realizar las facturas. Ahora se generan con el CSD.

Cómo realizar la declaración anual de persona física sin tener la e.firma de tu cliente

Antes de comenzar el trámite cabe mencionar que, sin importar el régimen fiscal al que pertenezca tu cliente (sueldos y salarios, honorarios, arrendamiento de inmuebles, actividades empresariales e intereses), es necesaria su e.firma cuando, siendo persona física, tenga las siguientes características:

• El saldo a favor sea mayor a 50,000 pesos.
• El saldo a favor esté entre 10,000 y 50,000 pesos y no se haya seleccionado alguna CLABE ya precargada en el aplicativo del SAT.

Para realizar el trámite dentro de la plataforma del SAT, lleva a cabo las siguientes indicaciones:

1.- Selecciona en el menú de Declaraciones ‘DeclaraSAT’.

2.- Ingresa con el RFC y CIEC del cliente.

3.- Selecciona la opción ‘Presentar declaración’.

4.- Ingresa toda la información solicitada.

5.- Una vez capturada la información y antes de enviar, el portal nos da la opción de obtener una vista previa de la información. Selecciona el botón ‘Revisar’ para corroborar que tu cliente presenta las características anteriormente mencionadas (sobre los saldos) con las cuales es obligatorio la e.firma.

Si tu cliente no presenta estas características puedes enviar la declaración anual sin ella.

6.- En caso de que las presente, deberás seleccionar el botón ‘Guardar’.

7.- Contacta a tu cliente para que ingrese al portal del SAT, firme y envíe la declaración.

*Los trámites de cambio de domicilio y aumento y disminución de obligaciones que tienen que realizarse en una sola operación usando la e.firma, recomendamos que sean hechos por el cliente, apoyados por ti presencialmente o bien por una guía/tutorial que más adelante te compartiremos, para que, a su vez, las puedas editar y compartir con tus clientes.

No todo es color de rosa: ¿qué puedo hacer si necesito la e.firma de un cliente?

Sabemos que no todos los clientes están familiarizados con la tecnología y que hay un gran desconocimiento sobre los trámites del SAT, esto provoca que los contribuyentes sean renuentes a realizar los trámites por cuenta propia, lo que te obliga a tener en tu poder la e.firma de tus clientes. Sin embargo, al hacerlo expones al cliente y te expones a ti a que, en caso de caer en manos ajenas las contraseñas y la e.firma, puedan cometerse actos a nombre de tu cliente, pudiendo tú correr el riesgo de ser demandado y de que se comprometa tu integridad profesional.

Así que, en caso de no poder evitar tener en tu posesión contraseñas y e.firma, en un siguiente artículo te contaremos lo importante que es como contador manejar con seguridad la e.firma de tus clientes y las mejores prácticas para hacerlo, con consejos tanto para principiantes como para expertos.

Sobre el autor

Mifiel es un servicio que permite usar la firma electrónica avanzada en la firma de documentos. Al ser expertos en el tema, fomentamos el uso seguro de la e.firma como una herramienta para la identificación y autenticación en línea.

Para más información, ingresa a www.mifiel.com o contáctanos al teléfono (33) 2001 4485.

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¹ Durante el proceso de trámite de la FIEL, el SAT recaba datos biométricos de identidad como una fotografía, huella dactilar, captura del iris y firma autógrafa, con la finalidad de garantizar el vínculo entre un certificado y su titular.

² De acuerdo a la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA).

³ Artículo 7, fracción V, de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

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