Inspecciones Laborales. Prevención y Solución.

Las inspecciones laborales tienen como propósito principal verificar que las empresas cumplan con la normatividad vigente en materia de condiciones de trabajo generales, de capacitación y adiestramiento y de seguridad e higiene.

La autoridad tiene como finalidad el más amplio cumplimiento de las obligaciones patronales contenidas en la Ley Federal del Trabajo (LFT); así como la supervisión del estado óptimo de la seguridad e higiene con base en las Normas Oficiales Mexicanas (NOM’s). Lo anterior, es facilitado mediante el uso de las herramientas tecnológicas para vigilar y verificar el cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.

Por otra parte, se persigue la prevención del trabajo infantil, la existencia de condiciones de discriminación, así como fomentar de la capacitación y adiestramiento de los trabajadores.

Las inspecciones pueden derivarse tanto de una planeación regular, así como de denuncias específicas realizadas por trabajadores o terceros.

Las inspecciones laborales están reguladas principalmente por:

Ley Federal del Trabajo (LFT):

En sus artículos 540 a 550: se establecen las facultades de la autoridad para realizar dichas inspecciones.

1.    Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones el cual define los procedimientos y criterios para la supervisión (Art. 27);

2.    Normas Oficiales Mexicanas: Contienen disposiciones específicas sobre seguridad e higiene en el trabajo; y

3.    Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo: Abarca medidas de prevención y protección de los trabajadores.

Las inspecciones pueden ser realizadas a nivel federal por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) y, en el ámbito local, por las autoridades laborales estatales.

Se pueden llevar de forma simultánea o consecutiva y con diferentes objetivos, es decir: podría, tenerse una inspección federal para verificar condiciones generales de trabajo y una inspección estatal en materia de seguridad e higiene (las cuales son las más recurrentes).

2.   Tipos de inspección y motivos principales

Existen principalmente dos tipos de inspecciones laborales en México:

A. Inspecciones Ordinarias

Son programadas anualmente y buscan evaluar el cumplimiento de la legislación laboral de manera general. Se notifican previamente y abarcan aspectos como:

v  Contratación y condiciones de trabajo;

v  Seguridad e higiene en las instalaciones;

v  Afiliación y cumplimiento con el IMSS e INFONAVIT; y

v  Capacitación y desarrollo de los empleados.

B. Inspecciones Extraordinarias

Se realizan sin previo aviso cuando existen situaciones de riesgo, accidentes laborales graves, denuncias o incumplimientos evidentes.

Algunos de los motivos que pueden derivar en una inspección extraordinaria incluyen:

v  Accidentes laborales o condiciones de peligro (Incremento de la prima en el seguro de riesgos de trabajo);

v  Terminaciones laborales recientes y atípicas debido al cierre de proyectos empresariales;

v  Denuncias por violaciones a derechos humanos o laborales (en medios informativos o redes sociales, lo cual es cada vez más frecuente);

v  Incumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social, derivado de compartir bases de datos de otras autoridades (IMSS, INFONAVIT, SAT); y

v  Casos de discriminación por género o trabajo infantil.

En fechas recientes ha cobrado mayor importancia para los inspectores, el llevar a cabo las revisiones bajo los parámetros establecidos en los protocolos de inspecciones para prevenir y detectar la trata de personas en los centros de trabajo, para prevenir y erradicar el trabajo infantil, así como llevar a cabo la inspección laboral con perspectiva de género.[1]

3.   Principales aspectos que revisa la autoridad.

Durante una inspección laboral, la autoridad revisa distintos aspectos clave, entre los que destacan:

1.      Condiciones generales de trabajo;

2.      Contratos laborales vigentes (individuales o colectivos);

3.      Jornada laboral que no exceda los máximos permitidos por la ley (consecuencias penales);

4.      Pagos de salarios y prestaciones conforme los salarios mínimos vigentes; 

5.      Seguridad e higiene en el trabajo;

6.      Cumplimiento de las NOMs aplicables (ejemplo: NOM-019-STPS sobre comisiones de seguridad e higiene);

7.   Señalización de seguridad y rutas de evacuación;

8.   Seguridad social y obligaciones fiscales (propios y de proveedores REPSE);

9.      Registro de los empleados ante el IMSS (Proveedores REPSE);

10.   Cumplimiento de cuotas del INFONAVIT y Fonacot;

11.   Pago de impuestos laborales;

12.   Capacitación y adiestramiento;

13.   Planes de formación y constancias de capacitación;

14.   Evaluación de habilidades laborales;

15.   Inclusión y no discriminación;

16.   Políticas de igualdad de género y respeto a la diversidad;

17.   Prohibición del trabajo infantil y trabajo forzoso;

18.   Registros y documentación laboral tales como un Reglamento Interior de Trabajo debidamente actualizado y contrato colectivo registrado;

19.      Contratos vigentes y completos de sus proveedores especializados (REPSE);

20.      Recibos de pago y fórmulas de cálculo de salarios;

21.      Documentos que acreditan la participación de las utilidades del ejercicio; y

22.         Implementación del Manual que evidencie la prevención y erradicación de la violencia laboral.

4.   Estrategias para prevenir sanciones y atender una inspección

Las empresas pueden evitar sanciones si adoptan una postura proactiva. Algunas estrategias clave incluyen:

ü Mantener la documentación actualizada y completa (expediente de defensa): Tener al día contratos laborales, recibos de nómina y reglamentos internos;

ü Cumplimiento de pagos y prestaciones. Asegurar que se paguen correctamente aguinaldo, vacaciones, prima dominical y PTU;

ü Aplicar medidas de seguridad e higiene: Implementar programas de prevención de accidentes y riesgos laborales;

ü Establecer protocolos internos para evitar que los trabajadores no excedan sus jornadas laborales más allá de las permitidas por la legislación laboral; para evitar un tema de explotación laboral;

ü Capacitar a empleados y supervisores. Educar a los trabajadores sobre sus derechos y medidas de seguridad; y

ü Colaborar con la autoridad.  Proporcionar la información requerida en tiempo y forma y evitar obstrucciones durante la inspección.

5.   Sanciones por incumplimiento

Las sanciones por incumplimiento varían según la gravedad de la falta. Algunas de las principales sanciones incluyen:

§  Multas de 50 hasta 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMAs) por trabajador afectado (art.992 LFT);

§  Clausura temporal o definitiva de las instalaciones en casos de riesgo grave; y

§  Responsabilidad penal en casos de negligencia que resulten en daños a los trabajadores o se excedan las jornadas laborales permitidas por Ley.

6.   Conclusiones y puntos finos

1.    Las inspecciones laborales en México son un mecanismo esencial para garantizar el cumplimiento de las leyes de trabajo y seguridad social. Con una estrategia de prevención y cumplimiento, es posible convertir las inspecciones en una oportunidad para mejorar las condiciones laborales y fortalecer la competitividad empresarial;

2.    En la actualidad, el cumplimiento normativo laboral se ha visto nutrido por una diversidad de ordenamientos que ha hecho más complejo el mantenerse actualizado para enfrente este tipo de inspecciones, y principalmente como se señaló anteriormente, cuando son llevadas a cabo de forma simultánea o consecutiva a nivel federal o estatal;

3.    Las obligaciones de terceros que se han trasladado a las empresas, hacen aún más complejo el cumplimento, ya que los patrones no deben solamente preocuparse por su propio cumplimiento, sino por el de sus proveedores;

4.    Como ejemplo señalamos los siguientes puntos de atención que deben de tomarse en cuenta frente a una posible inspección;

ü Estado migratorio y laboral de los extranjeros que laboran o visitan la empresa;

ü Cumplimiento de la NOM-037-STPS-2023 para efectos del teletrabajo;

ü Revisión de las condiciones de los contratos y jornadas laborales para que no deriven en un delito de explotación laboral;

ü Pago de PTU. (documentación fiscal y contable);

ü Documentación corporativa vigente: acta constitutiva, modificaciones, poderes, objeto social actualizado y específico (para evitar contingencias REPSE con proveedores);

ü Comisiones de reglamento, PTU, seguridad e higiene, cuadro general de antigüedades, capacitación y adiestramiento y convenio vacacional con empleados; y

ü Estado de contratos celebrados con proveedores especializados (REPSE) vigentes y no vigentes, su clasificación, así como la, documentación para verificar su cumplimiento (IMSS, INFONAVIT, SAT).

Quedamos a sus órdenes para ayudarles a implementar un PLAN INTEGRAL DE PREVENCIÓN LABORAL, FISCAL y CORPORATIVA; con el objetivo de cumplir en tiempo y de forma correcta, con la legislación vigente.

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