Integración de expediente laboral -Requisitos-
INTEGRACIÓN DE UN EXPEDIENTE LABORAL
Héctor Adrián Guerrero Arzaga *
Autor colaborador
Uno de los puntos importantes en el proceso de contratación de un empleado es el integrar correctamente su expediente laboral, tener un control adecuado de este así como mantenerlo actualizado con toda la información del empleado; en la mayoría de los casos, en empresas pequeñas o en inicio de operaciones, esto es descartado o no se le presta la atención suficiente, pero como veremos a continuación, una integración correcta del expediente nos puede evitar muchos dolores de cabeza.
Según el Diccionario de la Real Academia Española, Expediente significa:
“Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones administrativas, y también de las judiciales en los actos de jurisdicción voluntaria”
Por lo tanto, la integración del expediente laboral, es un proceso en el cual se deben de recabar todos los papeles correspondientes a un trabajador, preferentemente en forma cronológica, cuidando hasta el mínimo detalle para prevenir problemas futuros; siendo el mejor momento para solicitar la papelería indicada el inicio de la relación laboral.
Y al término de la relación laboral, se deben de recabar las cartas de renuncia y cualquier otro documento que ampare la liquidación laboral, esto para evitarnos algún problema con la Junta de Conciliación Y Arbitraje, ya que en el artículo 784 de la LFT nos menciona lo siguiente:
Artículo 784. La junta eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios este en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre:
I. Fecha de ingreso del trabajador;
II. Antigüedad del trabajador;
III. Faltas de asistencia del trabajador;
IV. Causa de rescisión de la relación de trabajo;
V. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos del artículo 37 fracción i y 53 fracción iii de esta ley;
VI. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa de su despido;
VII. El contrato de trabajo;
VIII. Duración de la jornada de trabajo;
IX. Pagos de días de descanso y obligatorios;
X. Disfrute y pago de las vacaciones;
XI. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;
XII. Monto y pago del salario;
XIII. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y
XIV. Incorporación y aportación al fondo nacional de la vivienda.
Si queremos tener una base para saber que documentos integrar en nuestro expediente o solicitarle al trabajador en el momento de su ingreso y durante su vida laboral con nosotros, aparte de lo indicado en el punto anterior, podemos tomar como base el Manual de Procedimientos para la Integración de los Expedientes de los Servidores Públicos del Tribunal Electoral, el cual en su apartado III. Lineamientos Generales nos indica lo siguiente:
Todos los servidores públicos del Tribunal Electoral deberán contar con un expediente laboral.
– La Secretaría Administrativa a través de Recursos Humanos deberá integrar los expedientes de los servidores públicos que laboren en el Tribunal Electoral, asimismo instrumentará acciones para mantenerlos actualizados y para asegurar su conservación y resguardo.
– Recursos Humanos, a través de Control y Registro, resguardará todos los expedientes personales de los servidores públicos del Tribunal Electoral, tanto del personal activo con plaza presupuestal y de honorarios asimilados a salarios, así como de quien causó baja, los cuales deberán encontrarse en archiveros específicos para su preservación y clasificación; asimismo estarán divididos en dos secciones: activos e inactivos (bajas) y ordenados alfabéticamente por apellido paterno, materno y nombre.
La conservación, guarda y custodia de los expedientes de personal será conforme a lo establecido en los Lineamientos de Organización y Administración de Archivo que para tal efecto emita el Tribunal Electoral.
– Control y Registro será responsable de actualizar y/o expurgar la documentación de los expedientes del personal, así como realizar el inventario anualmente de los mismos.
– Control y Registro tomará como base la documentación que obre en los expedientes de los servidores públicos para elaborar las hojas y constancias de servicios.
– El expediente de un servidor público, invariablemente comprenderá dos apartados:
a. Personal.- El cual se integrará con la documentación personal que entregue el servidor público al ingresar a laborar al Tribunal Electoral y con aquella que remita para actualizar sus datos personales así como académicos; y
b. Laboral.- El cual se integrará con los documentos generados por la relación laboral entre el servidor público y el Tribunal Electoral.
– El Apartado Personal del expediente de un servidor público deberá contener lo siguiente:
- Copia fotostática del Acta de Nacimiento.
- Copia fotostática del Acta de Nacimiento de descendientes, en su caso.
- Copia fotostática de la Cédula de Registro Federal de Contribuyentes, en su caso.
- Currículum Vitae.
- Copia fotostática de hoja de servicio de los empleos anteriores, cuando así proceda.
- Copia fotostática de la Cartilla del Servicio Militar Nacional, en su caso.
- Copia fotostática de Comprobante de Domicilio.
- Copia fotostática de Constancia de Estudios.
- Copia fotostática de Título.
- Copia fotostática de Cédula Profesional.
- Otros comprobantes de estudio que respalden la experiencia y/o conocimientos del servidor público.
- Copia fotostática de Licencia de Manejo, (para puesto de chofer).
- Copia fotostática de Cédula Unica de Registro de Población (CURP).
- Copia del documento para obtener el número de cuenta bancaria, para el depósito de nómina.
- Copia fotostática de Credencial de Elector.
- Original del Cuestionario para la Integración de Expediente.
Asimismo, el servidor público proporcionará los originales y copias de la documentación para realizar la compulsa de las mismas y éstas se integrarán en su expediente laboral, devolviendo los originales al candidato.
– El Apartado Laboral del expediente de un servidor público deberá contener lo siguiente:
- Original del Oficio-Propuesta.- Carta Compromiso.
- Original del Formato Movimientos de Personal.
- Copia del Nombramiento.
- Original del acuse de recibo de la credencial de identificación como trabajador del Tribunal Electoral.- Original del Contrato de honorarios, cuando así proceda: (personal contratado bajo el régimen de honorarios asimilados a salarios).
- Copia del oficio para registrar asistencia, en su caso.
- Licencias médicas (Incapacidad) o certificado médico expedido por el ISSSTE u otra instancia médica.
- Copia fotostática del acuse de la declaración patrimonial, cuando así corresponda.- Copia de las sanciones, cuando así proceda.
- Copia de oficio Aviso de Comisión por Curso.- Licencias con o sin goce de sueldo.
- Hoja de cálculo de finiquito.
- Acta de abandono de empleo, o
- Renuncia.
- U otro documento que se genere como resultado de la relación laboral.
– La Dirección de Administración de Riesgos con base en sus atribuciones de controlar y proporcionar de manera oportuna los seguros y prestaciones de seguridad social que en forma institucional el Tribunal Electoral, debe otorgar a todos sus servidores públicos de estructura; será el responsable del control, guarda y custodia de los siguientes documentos que formarán parte del Apartado Laboral del expediente de un servidor público:
- Copia fotostática del alta y baja ante el ISSSTE u otra dependencia.
- Copia de los avisos de modificación de salarios.
- Hoja de liberación.
- Consentimiento del Seguro de Vida Individualizado.
- Consentimiento del Seguro de Separación Individualizado (Mandos Medios y Superiores).
- Consentimiento del Fondo de Reserva Individualizado.
- Consentimiento de Seguro de Gastos Médicos Mayores.
- Copia de CURP.
Esto es lo que maneja el Tribunal Electoral para integrar sus expedientes, pero como podemos observar esta muy completo, además de esto, si agregamos un reglamento interior del trabajo que cumpla con lo dispuesto en el Capítulo V en los artículos 422 al 424 de la Ley Federal Del Trabajo y lo vamos actualizando conforme el empleado vaya tomando cursos o capacitándose, tendremos un archivo del trabajador que satisfaga nuestras necesidades y nos evite futuros problemas con el personal.
Como se mencionó, en el artículo 784 de la LFT la obligación de desvirtuar los hechos imputables es de el patrón y en la misma LFT en los artículos 517,518, 519 y 804 nos indica el tiempo que debemos de conservar la documentación de los trabajadores y la información que nos solicitaría la Junta en caso de existir alguna controversia:
Artículo 804 LFT. El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:
i. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable;
ii. Listas de raya o nomina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;
iii. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
iv. Comprobantes de pagos de participación de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos, asi como las primas a que se refiere esta ley; y
v. Los demás que señalen las leyes.
Los documentos señalados por la fracción i deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados por las fracciones ii, iii y iv durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral, y los mencionados en la fracción v, conforme lo señalen las leyes que los rijan.
Articulo 517 LFT. Prescriben en un mes:
i. Las acciones de los patrones para despedir a los trabajadores, para disciplinar sus faltas y para efectuar descuentos en sus salarios; y
ii. Las acciones de los trabajadores para separarse del trabajo.
En los casos de la fracción i, la prescripción corre a partir, respectivamente, del dia siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa de la separación o de la falta, desde el momento en que se comprueben los errores cometidos, o las pérdidas o averías imputables al trabajador, o desde la fecha en que la deuda sea exigible.
En los casos de la fracción ii, la prescripción corre a partir de la fecha en que se tenga conocimiento de la causa de separación.
Artículo 518 LFT. Prescriben en dos meses las acciones de los trabajadores que sean separados del trabajo.
La prescripción corre a partir del día siguiente a la fecha de la separación.
Artículo 519 LFT. Prescriben en dos años:
i. Las acciones de los trabajadores para reclamar el pago de indemnizaciones por riesgo de trabajo;
ii. Las acciones de los beneficiarios en los casos de muerte por riesgos de trabajo; y
iii. Las acciones para solicitar la ejecución de los laudos de las juntas de conciliación y arbitraje y de los convenios celebrados ante ellas.
La prescripción corre, respectivamente, desde el momento en que se determine el grado de la incapacidad para el trabajo; desde la fecha de la muerte del trabajador, y desde el día siguiente al en que hubiese quedado notificado el laudo de la junta o aprobado el convenio. Cuando el laudo imponga la obligación de reinstalar, el patrón podrá solicitar de la junta que fije al trabajador un término no mayor de treinta días para que regrese al trabajo, apercibiéndolo que de no hacerlo, podrá el patrón dar por terminada la relación de trabajo.
La integración del expediente, no es simplemente no es solamente recabar los documentos más esenciales y enviarlo al archivero; es todo un proceso que se inicia desde la contratación del trabajador y termina con los documentos necesarios para amparar el finiquito de la relación laboral. Es necesario recordar que entre más completo y apegado a las disposiciones legales vigentes, más fácil será afrontar cualquier acto legal en contra de nosotros o de la empresa.
* Héctor Adrián Guerrero Arzaga
Socio Asociación Nacional De Fiscalistas.NET
S.O.S. Solución Total S.C
Depto. Auditoría.
Twitter: @GroAdrian
www.elrincondeltsu.blogspot.com
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