Los 5 Errores mas comunes en la nómina y pagos de impuestos.
En la práctica, hemos notado que sigue habiendo errores involuntarios en el cálculo y entero de las contribuciones de seguridad social a pesar de los avances tecnológicos y del conocimiento cada vez mayor que se tiene en las empresas acerca de las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables.
Ciertamente, esos errores han ido cambiando y disminuyendo en forma importante a raíz de la obligatoriedad de los dictámenes para efectos del seguro social (2003-2004) a la fecha. (Nota de ElConta: El dictamen IMSS ya no es obligatorio..)
En este espacio nos hemos dado a la tarea de recopilar esas desviaciones que más comúnmente detectamos recientemente durante las auditorias y revisiones recurrentes en esta materia, las cuales se resumen a continuación:
1. No existe sistema de nóminas automático en el mercado. Aunque existen excelentes sistemas de nóminas y muy amigables, se requiere su constante actualización y supervisión para asegurarnos de su adecuado funcionamiento. Es común cuando encontramos errores el escuchar del cliente: “El sistema lo determina automáticamente” o “Pensé que el sistema iba a cambiar ese dato automáticamente. Afortunadamente esos errores se pueden evitar si se alimenta y supervisa adecuadamente su sistema.
2. En los últimos años, la adición de distintos turnos ha creado confusiones en el cálculo de las contraprestaciones que se determinan en función a la jornada de trabajo como pueden ser vacaciones, horas extras, o cualquier otra prestación que se otorgue en función a la jornada laboral. Este error es muy común y ha existido siempre, pero lo hemos visto con mayor frecuencia últimamente con las distintas jornadas que se manejan, pues es muy común encontrar jornadas diarias menores a ocho horas, cuyas prestaciones son calculadas en función a las ocho horas. Ese error no implica diferencias en el pago de las cuotas obrero-patronales, sin embargo pudiera generar conflictos con los empleados, pues no están siendo correctamente retribuidos.
3. Aunque la mayoría de las compañías medianas y grandes actualmente realizan confrontas de la información de su sistema de nóminas contra la liquidación del SUA y las emisiones del IMSS e INFONAVIT, aun se siguen encontrando errores en nombres y números de seguro social, amortizaciones de créditos de INFONAVIT, etc., los cuales en ocasiones no son debidamente corregidos.
4. La reducción del personal administrativo se está haciendo notar. En los últimos años de recesión, la austeridad ha sido una tendencia en las empresas y algunas han reducido su personal en varias áreas sin ser la excepción el área de finanzas y de recursos humanos. Últimamente estamos viendo las consecuencias de ello como pueden ser la falta de control interno en el proceso de la nómina o los errores en los cálculos de impuestos y aportaciones de seguridad social en general.
5. Últimamente el INFONAVIT ha aumentado su actividad fiscalizadora en materia de amortizaciones de créditos de vivienda de los trabajadores determinando diferencias bimestralmente a los patrones como responsables solidarios. Debemos tener presente que actualmente cerca de la mitad de la planta productiva cuenta con un crédito de INFONAVIT.
La buena noticia es que todos estos errores tienen solución y pueden ser corregidos y mejor aun, prevenidos si se detectan a tiempo. Comuníquese con sus asesores quienes podrán ayudarle. A continuación encontrará algunas recomendaciones para mejorar su control interno y minimizar esos errores involuntarios:
1. Revisar las partidas variables bimestralmente ya sea interna o externamente.
2. Verificar los enteros de las amortizaciones de los créditos de INFONAVIT bimestralmente.
3. Efectuar confrontas mensuales y bimestrales entre el sistema de nóminas, el SUA y las emisiones del IMSS e INFONAVIT independientemente del tamaño de la empresa. Dar seguimiento a cualquier inconsistencia.
4. Recordar que si existen diferentes turnos en su empresa, las contraprestaciones que se pacten en función de la jornada deben ser calculadas correctamente, no siempre en función a ocho horas diarias.
5. Tome en cuenta que su equipo de trabajo puede funcionar adecuadamente aun con una administración delgada, si su personal está debidamente capacitado y entrenado y es supervisado correctamente mediante un adecuado control interno.
6. No espere hasta el final del año o hasta la auditoria para verificar el correcto pago de sus aportaciones de seguridad social.
Por cualquier duda o comentario en relación con estos errores, siéntase en libertad de contactarnos.
* Socio de Impuestos al Capital Humano de Ibáñez Soltero Gómez Paz y Monroy, S.C.
Vía: http://www.contadoresbc.org/
