Tres razones por las que un ERP falla en su implantación.

Autor colaborador: Roberto Mendoza Guzman

Sitio web: vantelconsulting.com

En la actualidad los sistemas ERP se han vuelto muy comunes entre las empresas medianas, sin embargo desde ya varios años grandes corporativos trasnacionales han ocupado estos sistemas, ellos han pagado alta la factura de ser pioneros en esto y es que es algo tan necesario para las organizaciones que prácticamente no se entiende la operación misma sin tener en uso uno de estos sistemas. Sin embargo es común encontrar algunas razones por las que un ERP falla en su implantación, las cuales explicaremos en este articulo.

Ahora mismo los sistemas ERP se han echo mas accesibles para muchas empresas, pymes, emprendedores que inician sus propios negocios y desean contar con los beneficios de un sistema como estos, el poder tener la información integradas desde una compra, inventarios, ventas, cobranza, contabilidad, nominas, etc… es un gran valor que sin lugar a duda aporta dinamismo, competitividad y mejora las funciones hacia dentro de las organizaciones.

Sin embargo no todo es color de rosa, a la hora de adquirir un sistema ERP nos enfrentamos con varios retos, normalmente esta tarea se asigna al Contador, al gerente de TI o al mismo director de la empresa, sin embargo cada uno tiene una perspectiva diferente de la empresa, sin lugar a dudas el contador desea que su contabilidad marche en orden, sin adentrarse tanto en la operación de las otras áreas, incluso podría estar dispuesto usar directamente los módulos manuales de Contabilidad y no integrar los módulos con tal de cerrar sus libros, las personas de TI por el contrario pudieran verse tentados a procurar que los usuarios finales básicos del sistema como es un punto de venta pueda operar el sistema, sin embargo pasa que descuidan áreas sensibles como administracion, Contabilidad, aspectos fiscales y de control interno que a la larga causan problemas y que vuelven al sistema poco fiable. Mientras que la dirección desea que el ERP haga todo, esta a la expectativa que ese maravilloso sistema permita depender menos del personal y como en los folletos menciona, el ERP hace todo por usted, aunque en teoría tiene algo de razón para llegar ahí se necesita todo un proceso de implantación del mismo.

Dicho lo anterior existen 3 razones por las cuales un ERP no puede llegar a funcionar a la hora de ponerlo en marcha. Las cuales enlistamos a continuación:

• El proveedor del Software instala el sistema y simplemente se va, esto es mas común de lo que uno desearía, desafortunadamente existen muchas empresas de software que tienen toda la capacidad técnica para poder hacer y programar un ERP pero desconocen aspectos de Control Interno, Normas Contables y Procesos específicos de las empresas.
• No existe un plan de trabajo en la implantación del ERP dentro de la organización. Esto sucede cuando la persona encargada de llevar a cabo el proyecto tiene poca experiencia en este tipo de proyectos, o cuando no se tiene claro el flujo de operación de la empresa, ya que antes de implantar un sistema de este tipo es necesario hacer un análisis profundo de las operaciones, procesos, funciones y aspectos específicos a la empresa que puedan permitir hacer un proyecto cronológicamente estructurado que de certidumbre al proceso de la implantación.
• Resistencia al cambio por parte de la Organización, normalmente al momento de querer cambiar procesos, adecuar el flujo de operaciones a mejores practicas existe un grado de resistencia al cambio, ya que el romper paradigmas de trabajo implica sacar de la zona de confort a varios colaboradores de la organización, esto es una etapa casi natural dentro de la implantación de cualquier sistema ERP, sin embargo es responsabilidad del consultor en la implantación el poder sortear dichas barreras mediante un acercamiento con los colaboradores, un análisis de las dificultades que para ellos representa la adopción de nuevas formas de trabajo y adaptando en caso de ser necesario los esquemas propuestos, de ahí la importancia de contar con consultores experimentados al momento de dar inicio a un proyecto de esta naturaleza.

La implantación de un ERP brinda un gran aporte al flujo de operaciones de cualquier empresa, es por eso que hoy en día son cada vez mas empresas grandes, medianas o pequeñas que se interesan en adquirir uno, sin embargo es cierto que muchos casos los procesos de implantación no son los adecuados provocando que no se aproveche al máximo el potencial de este tipo de herramientas.

Autor: LC Roberto Mendoza Guzmán

Twitter: @robbmen