Que hacer y que NO hacer en la contabilidad de las PyME´s

Si eres propietario de una pequeña o mediana empresa (PyME) y deseas optimizar tus operaciones, esta es una lista de que hacer y que NO hacer en tu contabilidad que te ayudará a ahorrar dinero y tiempo valioso.

Veamos primero lo que NO HACER y rectifícalo ahora:

La insistencia de hacerlo por ti mismo

La mayoría de los propietarios de empresas pequeñas y nuevas empresas cometen este error común de querer llevar su contabilidad por ellos mismos. A menos que su experiencia contable sea suficiente, la mayoría de los empresarios posponen esta tarea y terminar con un enorme atraso al final de cada mes. El motivo de hacerlo por si mismo frecuentemente es por querer tener el control sobre la forma de gestionar sus finanzas y evitar los gastos indebidos, pero recuerda, todos esto sucede a costa de desviar su atención central que debe ser la generación de ingresos en sus actividades empresariales y pierden un tiempo valioso, (se estima que los negocios medianos gastan en torno al 20% de su tiempo en la contabilidad). 

Así que, ¿por qué salir perdiendo cuando se tienen mejores opciones como contratar a un buen contador dedicado, automatizar o contratar quien te lleve la contabilidad?

Todo-en-uno de la contabilidad (una libreta para todo)

La mayoría de las pequeñas empresas entrar en este hábito de no clasificar los ingresos y gastos y terminar teniendo un solo libro de entradas del diario (para todo). Esto dará lugar a la falta de claridad en cuanto a la actividad empresarial comience a ser mayor. Por ejemplo, si mantienes una cuenta específica para las cuentas por cobrar y está regularmente en lucha para pasar cantidades a la cuenta de las deudas incobrables, muestra la ineficiencia en su proceso de recuperación de cartera :-?.

El no registrar los pequeños gastos

Muchos gastos de pequeña cuantía pasan desapercibidos o simplemente no se registran, ya que creemos que no tiene impacto o que "al SAT ni le va a importar". Estos pequeños gastos (no deducibles) en un período de tiempo se acumulan y crean un gran agujero para el equilibrio de tus cuentas, si no le haces caso a estos "recibos sin importancia" pueden llegar a ser cruciales a la hora de pagar impuestos.

Sostener la contabilidad sobre una hoja de Excel

Las pequeñas empresas llevan todas su contabilidad en una hoja de Excel, ya que efectivamente facilita las cosas y hasta se ahorran el uso de papel. Pero recuerda que tu negocio crece así que quiéranlo ó no esta hoja de Excel terminará siendo un monstruo inmanejable.

Cosas que hacer en este momento:

Reconcíliate con tu cuenta bancaria

Práctica el hábito de saber cuanto tienes realmente en efectivo y cuanto en tu cuenta bancaria, contra lo que tus números contables dicen. Esta práctica tiene que ser seguido cada mes o al menos cada trimestre para evitar esas discrepancias que puedan resultar fatales.

Mantén copias de seguridad de tus datos contables y financieros

Usar aplicaciones web basadas en la contabilidad que se ocupan de la copia de seguridad de datos. No sólo tienen la virtud de poder accederse desde cualquier lugar, sino que también el sistema se encarga automáticamente de los datos de copia de seguridad. (Google Docs, mi preferido Mesh de Microsoft, DropBox, etc)

Generación de informes

Una de las funciones vitales de la contabilidad es seguir nuestro crecimiento empresarial, pero pocas veces nos vemos de esa manera. La contabilidad por último nos ayudará a seguir nuestros objetivos financieros establecidos y corregirnos si vamos fuera de la pista. Aquí es donde los informes financieros son útiles.

El uso de software

Para muchos de los trabajadores independientes, una contabilidad automatizada y/o programa de software de impuestos ofrece el justo medio entre la contratación de un profesional de contabilidad y hacer él mismo sus libros en una hoja de cálculo.

Existen algunos programas de contabilidad muy populares que están diseñados para satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas, algunos son :

* ContPaq (recomendado)
* Control 2000
* Aspel (recomendado)

(Hay otros muchos disponibles en línea, así que, puedes dar clic aquí y ver algunos otros ejemplos en la web.)

Si decides utilizar un paquete de software de contabilidad, asegúrate de leer y seguir cuidadosamente las instrucciones.

Muchos paquetes de software ofrecen un período de prueba gratuito, que puede ser una buena manera de saber utilizar lo que realmente se necesita en el paquete.

Outsourcing (Contratando a terceros)

Aquí es donde el efecto es todo, no se requiere mucha sapiencia para reconocer los beneficios de la subcontratación de los controles contables-fiscales. Recuerda que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no son contadores profesionales y tratando de ser LO QUE NO SON se les va en pérdidas de tiempo, dinero y esfuerzos. La contratación de un despacho hace la contabilidad mucho más fácil, estrictamente profesional y sobre todo te da el lujo de centrarse en sus actividades propias del negocio. Siempre es más sabio que depender de contadores expertos en lugar de ser poco profesional con la contabilidad. Tu puedes contratar a un contador hasta por tan solo algunas horas al día ;-)

Basado en: Dos and Don’ts of Small Business Bookkeeping

Imagen:  www.sandiegojewishworld.com

---