¿Quién Administra tu Contrato? ¿Nadie?

¿Quién Administra tu Contrato?

Autor colaborador: Carlos García

Web del autor: contrakto.com.mx

Twitter: ContraktoMx

Una vez que tienes un contrato bien redactado, que protege tus intereses y que te permite dormir tranquilo… la siguiente pregunta es ¿Quién lleva la administración de tu contrato?

¿Qué es la administración de contratos?

Negociar y redactar un buen contrato es el paso uno;

Firmarlo es el paso dos;

Administrarlo es paso tres.

Todos sabemos que un contrato se forma por cláusulas y son éstas las que detallan los acuerdos entre las partes.  En muchas ocasiones y sobre todo cuando el contrato tiene vigencia por un cierto tiempo (a diferencia de los contratos instantáneos), las partes están obligadas a realizar acciones o a satisfacer obligaciones durante la vigencia del contrato e incluso, a veces, después de su terminación.

Aquí es donde el “administrador del contrato” toma gran relevancia.

El administrador del contrato es la persona que está al pendiente de que los derechos y las obligaciones establecidas en el contrato se lleven a cabo de conformidad con lo acordado por las partes.

Me ha tocado ya en varias ocasiones darme cuenta cuenta de contratos que estan muy bien hechos, que establecen los derechos y obligaciones de cada parte y hasta los procedimientos detallados para ejercer dichos derechos y cumplir con las obligaciones pero la falla viene después de la firma del contrato porque, muchas veces, el documento simplemente se archiva y nadie se preocupa por revisar los procedimientos establecidos, ni por reclamar los derechos que le correspondan, etc.

Es mas, en estos casos, todo el tiempo y el esfuerzo que se le haya puesto a la negociación y redacción del documento simplemente pierde valor ya que si nadie esta al pendiente de lo establecido en el contrato, entonces muchas veces las partes terminan haciendo solo lo que les conviene o lo que no les causa mayor inversión de tiempo o recursos.

… y me atrevo a decir que, cuando se esta negociando el contrato, la idea de las partes no es que todos esos acuerdos se archiven y nadie los recuerde.

El abogado redacta pero el empresario administra

Siempre he dicho que un abogado es quien debe redactar los contratos (con el debido apoyo de las áreas operativas de la empresa) pero…

¿Quién debe administrarlo?

Generalmente el abogado que redactó el contrato no es quien lo administra en el día a día, ya que los abogados normalmente no estamos involucrados en las operaciones cotidianas de la empresa.

Me refiero a la realización de pedidos, del registro de las cuentas por cobrar y por pagar, del pago y cobro de dichas cuentas, de la tramitación de los seguros o fianzas (cuando se requieran), de la formulación de reportes de avances de obra/trabajo/servicios, de la realización de instalaciones y/o de servicios dentro o fuera de garantía, etc.

Para todo lo anterior es importante designar a una o varias personas (abogados o no) que se encarguen y tengan como responsabilidad dar el seguimiento adecuado a que los derechos y las obligaciones establecidas en el contrato se cumplan.

Incluso, el administrador del contrato es la persona que, en caso de incumplimiento de la contraparte, tendría la obligación de avisar al abogado de la empresa para que, en conjunto, se tomen oportunamente las decisiones pertinentes.

También es importante mencionar que la administración de un contrato debe ir muy de la mano con el área jurídica ya que, generalmente, lo que haga o deje de hacer el administrador del contrato afectará – legalmente – al contrato y, tal vez, a los derechos y/o acciones disponibles para las partes.

Un ejemplo real…

Hace poco me toco estar involucrado en un tema en donde un fabricante de un maquinaria se retrasó y no entregó a mi cliente el equipo adquirido.

El contrato establecía que, en caso de incumplimiento del vendedor, el comprador tendría que notificarle por escrito al vendedor dicho incumplimiento para que, a partir de la notificación, empezara a correr un plazo de 15 días naturales para que el proveedor se pusiera al corriente.

Adicionalmente, la notificación del cliente era el detonante para que se empezará a computar una pena convencional diaria en contra del vendedor.

Como te podrás da cuenta, gracias a que el administrador del contrato – en este caso el gerente operativo de la empresa compradora –  estuvo al pendiente de las obligaciones del vendedor, pudimos presentar al día siguiente del incumplimiento, la notificación conforme al contrato y, efectivamente, cuando el vendedor entregó el equipo, se le descontó elmonto de la pena convencional.

¡Si no hubiera habido un administrador del contrato, tal vez no se hubiera hecho la notificación y el vendedor no hubiera podido ser penalizado!

Así como este caso, existen muchos otros…

¿Quién administra tus contratos?

¿Consideras importante dicha administración?

Platícame en la sección de comentarios mas abajo.

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