Trámite de devolución de cuotas enteradas por error al IMSS.

DEVOLUCIÓN DE CUOTAS ENTERADAS SIN JUSTIFICACIÓN LEGAL

Autor: L.C. Cristina Zoé Gómez Benavides

Integrante de la CROSS Nacional (IMCP)

Fuente: IMCP (Boletín CROSS)

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I. Introducción

La complejidad del cumplimiento de las obligaciones fiscales patronales, correspondida con la facultad que tiene el Instituto Mexicano del Seguro Social (Instituto) de recaudar y cobrar las cuotas obrero-patronales, así como la intervención del factor humano en dichas actividades, propician los principales factores que generan en mayor o menor grado el fenómeno denominado Contribuciones Enteradas sin Justificación Legal (CESJL).

Las obligaciones y facultades mencionadas en el párrafo anterior, demandan la intervención de personal altamente calificado tanto en la parte teórica como en la ejecución de las diversas disposiciones fiscales y legales aplicables en la materia, sin embargo; el hecho de que tanto el sector patronal, como el personal del Instituto referido cuenten con personal calificado, finalmente no elimina la posibilidad de caer en supuesto de CESJL, sino únicamente reduce dicha posibilidad.

En relación al procedimiento de Devolución de las Cuotas Enteradas sin Justificación Legal (DCESJL) puedo afirmar que es un trámite poco aplicado por los patrones y en menor grado aun por los trabajadores, en primera instancia por la falta de estandarización de sus requisitos y en segunda instancia por la mecánica que actualmente se emplea para su ejecución.

Es por todo lo anterior que consideré útil la elaboración del presente artículo técnico en donde de manera inductiva iniciaremos abordando de forma práctica y sencilla los principales aspectos que se debe considerar para tener éxito en los trámites de DCESJL que se gestionan ante el Instituto Mexicano del Seguro Social y para finalizar emitiremos algunas recomendaciones que consideramos pueden ser muy útiles en la modernización y simplificación administrativa de este trámite.

II. Características Generales de las Aportaciones de Seguridad Social

Para entender mejor Quién y Porqué conceptos se tiene derecho a la DCESJL, es imperativo iniciar por describir la naturaleza de las contribuciones de seguridad social y el origen de su financiamiento, por lo que partiré de analizar su definición en la Ley y el Código.

En nuestro país las contribuciones de seguridad social a cargo del Instituto tienen una fuente de financiamiento tripartita (Patrón, Trabajador y Gobierno Federal), de acuerdo con la fracción II del artículo 2 del Código vigente, se definen como a continuación se precisa: «Contribuciones establecidas en la Ley a cargo de personas que son sustituidas por el Estado en el cumplimiento de obligaciones fijadas por ley en materia de seguridad social o las personas que se beneficien en forma especial por servicios de seguridad social proporcionados por el mismo Estado» y aclara que «Cuando sean organismos descentralizados los que proporcionen la seguridad social…, las contribuciones correspondientes tendrán la naturaleza de aportaciones de seguridad social».

En tanto que la fracción XV del artículo 5-A de la Ley del Seguro Social, las define como cuotas obrero-patronales o cuotas: «las aportaciones de seguridad social establecidas en la Ley a cargo del patrón, trabajador y sujetos obligados»; no está por demás precisar que el término de cuotas obrero-patronales o cuotas incluye a las aportaciones del Seguro de Retiro Cesantía en Edad Avanzada y Vejez por definición de Ley.

De igual forma el artículo 6 de Ley, establece que el régimen obligatorio de la Ley del Seguro Social comprende los seguros de riesgos de trabajo, enfermedades y maternidad, invalidez y vida, retiro, cesantía en edad avanzada y vejez y guarderías y prestaciones sociales; de los cuales solo el seguro de riesgos de trabajo, el rubro de retiro el seguro de guarderías y prestaciones sociales son 100% patronales y los demás seguros tienen aportación obrera y del Gobierno Federal, lo cual se deberá tener presente al momento de solicitar su devolución, a menos que se trate de trabajadores que perciban como cuota diaria un salario mínimo.

III. Origen del entero de cuotas sin justificación legal

Existen diversas formas de clasificar las CESJL, dentro de las más aceptadas se encuentran las de frecuencia, donde se catalogan en base a la incidencia con que se presentan las diversas causales; también las podemos agrupar de acuerdo a las facultades y funciones que tiene el Instituto sobre ellas y finalmente tenemos las de causal de origen; es sobre esta última clasificación sobre la que me voy a basar para su estudio; donde como primera fuente encontramos las que provienen de la parte patronal, por errores en el cumplimiento de las obligaciones de determinar, retener y enterar las cuotas a su cargo, dichos procesos no están exentos de caer en el error y dentro de las principales causales de este tipo, se encuentran las siguientes:

a) Clasificación patronal en el seguro de riesgos de trabajo.
b) Afiliación de trabajadores (avisos de inscripción improcedentes de acuerdo al Art. 17 de la Ley).
c) Determinación del SBC.
d) Presentación de avisos afiliatorios (avisos de baja extemporáneos de acuerdo al Art. 37 de Ley)
e) Determinación de prima de riesgo de trabajo
f) Cálculo de la determinación de cuotas (descuento de ausentismo o incapacidades en la determinación de un periodo de pago determinado, trabajador con dos o más patrones, trabajadores con jornada o semana reducida, duplicidad de pago).

Otra fuente es la que se origina de la aplicación indebida de las facultades que la Ley le otorga al Instituto para poder recaudar y cobrar las cuotas, dentro de las que destacan las siguientes:

a) Registro de patrones y demás sujetos obligados.
b) Inscripción de trabajadores asalariados y precisar su base de cotización.
c) Presentación de avisos afiliatorios.
d) Rectificación de clase y prima de riesgo
e) Determinación y cobro de cuotas y sus accesorios legales.
f) Aplicación de infracciones y sanciones.

IV. Derecho a solicitar la devolución de cuotas enteradas sin justificación legal y conceptos procedentes

a) Cuotas y Actualizaciones:

El derecho a solicitar las CESJL y el período por el que deben de ser actualizadas dichas contribuciones, se establece de manera expresa en el artículo 299 de la Ley, mismo que a la letra establece lo siguiente:

«Las cuotas enteradas sin justificación legal serán devueltas por el Instituto, actualizadas conforme a lo previsto en el artículo 17-A, del Código Fiscal de la Federación, desde el mes en que se realizó el pago de lo indebido o se presentó la declaración que contenga el saldo a favor y hasta aquél en que la devolución esté a disposición del contribuyente, siempre y cuando sean reclamadas dentro de los cinco años siguientes a la fecha del entero correspondiente, excepto las provenientes del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez; por lo que se refiere a estas últimas, se estará a lo previsto en las disposiciones legales y reglamentarias respectivas. Tratándose de las otras ramas de aseguramiento, el Instituto podrá descontar el costo de las prestaciones que hubiera otorgado».

Por su parte el antepenúltimo párrafo del artículo 131 del RACERF establece que:

«Cuando las cantidades enteradas sin justificación legal se refieran al Seguro de Retiro Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, El Instituto, previa solicitud del patrón, certificará sobre la procedencia de la devolución de dichas cantidades, las que serán devueltas en la forma y términos que establezcan las disposiciones legales y reglamentarias respectivas», de igual forma precisa que en ningún caso procederá la compensación de la CESJL.

De acuerdo con el artículo 132 del RACERF, en el caso de que la devolución solicitada por el patrón comprenda cuotas obrero-patronales, la devolución que se efectúe a éste, será únicamente respecto de las cantidades pagadas con relación a las cuotas patronales, excepto cuando el patrón compruebe fehacientemente que él realizó el pago íntegro, sin hacer la retención correspondiente a los trabajadores; quedando a salvo los derechos de los trabajadores para ser ejercitados en la forma y términos que legalmente procedan.

Del texto del párrafo anterior podemos concluir que quien tiene derecho a solicitar la devolución de las cuotas será quien en su origen aportó las mismas, por lo tanto el patrón únicamente podrá solicitar la devolución del 100% de las cuotas de los seguros de riesgos de trabajo, retiro y guarderías y prestaciones sociales, así como en el caso de cuotas que correspondan a empleados que perciban como cuota diaria el salario mínimo.

Respecto al concepto de actualizaciones, el artículo 21 del Código precisa que «el fisco federal deberá pagar la devolución que proceda actualizada conforme a lo previsto en el artículo 17-A de este Código, desde el mes en que se realizó el pago de lo indebido o se presentó la declaración que contenga el saldo a favor y hasta aquel en el que la devolución este a disposición del contribuyente.

b) Otras Cantidades Enteradas al Instituto

El artículo 131 del RACERF en su primer párrafo establece que, «El patrón, dentro del plazo establecido en la Ley, podrá solicitar la devolución de las cantidades enteradas al Instituto sin justificación Legal, incluyendo los casos de solicitudes de reembolso conforme al artículo 17 de la Ley…»; lo anterior esta en armonía con el artículo 22 del Código donde se establece que las Autoridades Fiscales devolverán las cantidades pagadas indebidamente y las que procedan conforme a las Leyes fiscales, lo anterior da cabida para poder solicitar cualquier otro concepto que Instituto en uso de sus facultades haya cobrado indebidamente a los patrones, tal es el caso de multas por infracciones y sanciones que establece la Ley.

c) Intereses

El personal del Instituto no incluye intereses dentro del importe de la DCESJL, en virtud que la Ley no establece expresamente que deba de proceder dicho rubro; sin embargo el artículo 22-A del Código establece que, «cuando los contribuyentes presenten una solicitud de devolución de un saldo a favor o de un pago de lo indebido, y la devolución se efectué fuera del plazo establecido en el artículo anterior (Art. 22 Código), las autoridades fiscales pagarán intereses que se calcularán a partir del día siguiente al del vencimiento de dicho plazo conforme a la tasa prevista en los términos del artículo 21 del Código», si aunado a lo anterior consideramos que el segundo párrafo del artículo 9 de la Ley del Seguro Social establece que, «a falta de norma expresa», entre otros ordenamientos el Código Fiscal de la Federación será supletorio cuando su aplicación no sea contraria a la naturaleza propia del régimen de seguridad social que establece esta Ley.

Considero que tanto los patrones como los trabajadores que recurran ante las autoridades competentes para demandarle al Instituto el pago de los intereses correspondientes en términos de los fundamentos legales citados y por simetría fiscal, tendrán éxito en la recuperación de dicho rubro.

V. Requisitos del trámite

Una vez que se ha identificado la parte de Quién y sobre Qué se tiene el derecho a solicitar la DCESJL, seguramente se estará preguntando, ¿Cómo, Cuándo y Dónde, puedo realizar dicho trámite?, para dar respuesta a dichos cuestionamientos nos remitiremos al artículo 131 del RACERF, mismo que establece que podrán solicitarse en la unidad administrativa correspondiente a su domicilio fiscal, en solicitud por escrito y anexando a la misma la documentación que acredite el pago realizado en demasía y su improcedencia.

Por disposición reglamentaria del mismo precepto citado anteriormente, debe anexarse a la solicitud de devolución, todos los datos, informes y documentos que sustenten la procedencia a «satisfacción del Instituto»;

En virtud de las facultades específicas que el Instituto tiene sobre los diversos seguros del régimen obligatorio y voluntario de la Ley, los trámites de solicitud de devolución se han clasificado de la siguiente forma:

Cuotas de demás seguros y sus accesorios, así como demás cantidades enteradas sin justificación legal (Modalidad A.- Formato Cuotas IMSS).- Para la devolución de este tipo de cuotas o demás cantidades enteradas sin justificación legal, deberá realizarse un trámite por cada mes que se pretenda solicitar en devolución y deberá adjuntarse al formato de solicitud de devolución Modalidad A debidamente firmado por el patrón o representante legal la siguiente documentación:

1. Tarjeta de identificación.
2. Identificación oficial del patrón.
3. Poder notarial del representante legal.
4. En su caso certificación de movimientos afiliatorios o certificados de incapacidad.
5. Documentación comprobatoria que acredite el pago realizado en demasía y su improcedencia.

Para mayor información puede copiar la siguiente liga electrónica en el ordenador de su computadora para consultar los formatos requeridos para el trámite:

http://www.imss.gob.mx/tramites/imss02085a

Cuotas provenientes del seguro de Retiro Cesantía y Vejez (Modalidad B.- Formato RCV).-

Para la devolución de este tipo cuotas o demás cantidades enteradas sin justificación legal, deberá realizarse un trámite por cada bimestre que se pretenda solicitar en devolución y deberá adjuntarse al formato de solicitud de devolución Modalidad B, debidamente firmado por el patrón o representante legal, la siguiente documentación:

1. Tarjeta de identificación patronal.
2. Identificación oficial del patrón.
3. Poder notarial del representante legal.
4. En su caso certificación de movimientos afiliatorios o certificados de incapacidad
5. Documentación comprobatoria que acredite el pago realizado en demasía y su improcedencia.

Para mayor información relativa a este trámite, puede copiar la siguiente liga electrónica en el ordenador de su computadora:

http://www.imss.gob.mx/tramites/imss02085b

El derecho a la DCESJL se preserva, siempre y cuando sean reclamadas dentro de los 5 años siguientes a la fecha del entero correspondiente según el Artículo 299 de la Ley.

VI. Plazos de la autoridad para atender las solicitudes de devolución

De acuerdo al segundo párrafo del artículo 131 del RACERF:

“Cuando se solicite la devolución, ésta deberá efectuarse dentro del plazo de cincuenta días hábiles siguientes a la fecha en que se presenta la solicitud con todos los datos, informes y documentos que sustenten su procedencia, a satisfacción del Instituto. Tratándose de devoluciones que se efectúen mediante depósito en cuenta bancaria del patrón, la devolución deberá efectuarse dentro del plazo de cuarenta días hábiles contados en los términos de este párrafo. Tratándose de devoluciones que se efectúen mediante depósito en cuenta bancaria del patrón, la devolución deberá efectuarse dentro del plazo de cuarenta días hábiles contados en los términos de este párrafo».

Cuando las cantidades enteradas sin justificación legal se refieran al Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, el Instituto, previa solicitud del patrón, certificará sobre la procedencia de la devolución de dichas cantidades, las que serán devueltas en la forma y términos que establezcan las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes; al respecto la circular de la CONSAR-20-4 en la regla Decima Novena establece que, el Instituto comunicará a los patrones respecto a la devolución de los recursos indicando las cuentas individuales que no fueron objeto del proceso de devolución y sus casusas, a efectos de dar cumplimiento a los artículos 131 y 132 del RACERF, siendo el plazo de 50 días hábiles los que rigen para efectos de las devoluciones de Retiro Cesantía o Vejez.

Cuando existan errores en los datos contenidos en la solicitud de devolución, aplicando supletoriamente el Quinto párrafo del artículo 22 del Código, el Instituto requerirá al contribuyente lo siguiente, para que mediante escrito y en un plazo de 10 días hábiles aclare dichos datos.

Las autoridades fiscales con el fin de verificar la procedencia de la devolución, podrán requerir al contribuyente, en un plazo no mayor de veinte días hábiles posteriores a la presentación de la solicitud de la devolución, para que en un plazo también de 20 días hábiles cumpla con lo solicitado. Las autoridades fiscales solo podrán efectuar un nuevo requerimiento dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en la que se haya cumplido el primer requerimiento, cuando se refiera a datos, informes o documentos que hayan sido aportados por el contribuyente al atender dicho requerimiento; para el cumplimiento del segundo requerimiento contará con un plazo de 10 días hábiles.

En los casos señalados en los dos párrafos previos se suspende el plazo previsto para la devolución por el tiempo que transcurra entre el día hábil siguiente a que surta efectos de la notificación del requerimiento y la fecha en que se atienda el mismo; de igual forma aplica el apercibimiento que de no atender los requerimientos en los plazos referidos se tendrá por desistido el trámite de solicitud de devolución.

Como resultados de la solicitud de devolución de la Modalidad A (Cuotas IMSS), el Instituto otorgará una nota de crédito por el importe de las cuotas actualizadas; de acuerdo con el último párrafo artículo 131 del RACERF solo cuando el patrón allá causado baja ante el Instituto, podrá solicitar la monetización de la nota de crédito, una vez transcurrido tres meses a partir de la fecha de baja. En caso de tener adeudos con el Instituto, éste le podrá descontar el monto de los mismos.

Derivado de la solicitud de devolución de la modalidad B (Cuotas RCV), el Instituto otorgará al solicitante un cheque por el importe de las cuotas actualizadas.

VII. Principales cáusales de rechazos y áreas de oportunidad

Dentro de las principales causales de rechazo de las DCESJL se encuentran las siguientes:

1. No se anexa documentación comprobatoria que acredite el pago realizado en demasía y su improcedencia.
2. Error en el llenado de los formatos de solicitud de devolución.
3. No se anexa la documentación soporte del patrón o de su representante legal.
4. Falta de aclaración de requerimientos realizados por la autoridad en los plazos establecidos.

Parte de la problemática que este trámite enfrenta, tiene su fundamento en la falta de estandarización de los requisitos que debe contener este trámite, además que el Instituto de manera frecuente excede el plazo que establece el RACERF para efectuar las DCESJL, sobre todo en el caso de las solicitudes de devolución de cuotas tipo B, es por estos motivos que hasta fechas recientes este trámite se encuentra en una fase inicial en su incorporación al registro nacional de trámites de la COFEMER.

Una área de oportunidad de este trámite, consiste en su alto costo administrativo y que no se ha actualizado de acuerdo a la realidad operativa y legal, ya que hoy en día todavía se requiere que el trámite se realice de forma personal, se acredite la personalidad jurídica y registro del patrón ante el Instituto, así como de su representante legal; además que debe de agregarse copias de los documentos que acreditan el pago de la CESJL y su procedencia a satisfacción del Instituto; aun cuando mucha de esta información ya la tiene el Instituto y no se considera que de acuerdo a la fracción VI del artículo 2 de la Ley Federal de los Derechos del Contribuyente, uno de estos derechos consiste en «no aportar los documentos que ya se encuentran en poder de la autoridad actuante».

Por otra parte el uso de los medios electrónicos y digitales pudiera ser una muy buena alternativa para reducir los costos operativos y administrativos tanto del sector obrero – patronal como para el Instituto, esta medida ayudaría a agilizar el plazo en el que la autoridad resuelve este trámite; en la actualidad tanto el SAT, INFONAVIT e inclusive los Organismos de Fiscalización de carácter Estatal, hacen uso de los medios electrónicos y digitales para gestiones similares, por lo que solo faltaría que así lo considere la Unidad de Fiscalización y Cobranza del Instituto para iniciar con la modernización de este trámite.

VIII. Medios de defensa aplicables

En caso de que el Instituto no cumpla con las obligaciones de DCESJL, en materia de conceptos, accesorios o plazos, los patrones y los trabajadores, podrán recurrir a los siguientes medios de defensa:

a) Recurso de inconformidad.- Según el artículo 294 de la Ley, «cuando los patrones y demás sujetos obligados, así como los asegurados o sus beneficiarios consideren impugnable algún acto definitivo del Instituto», podrán hacer uso de este recurso, el cual deberá de interponerse dentro de los 15 días siguientes a la notificación de la resolución, se dirigirá al Consejo Consultivo Delegacional y se presentará directamente en la sede delegacional o subdelegación que corresponda a la autoridad emisora del acto impugnado; su resolución se debe de emitir dentro de los 3 meses siguientes contados a partir de la presentación del recurso, si no se recibe respuesta en el plazo referido se entenderá que la autoridad contesto de forma negativa el recurso (RRI, Art. 37 y 131 del Código).

b) Juicio Contencioso Administrativo o Demanda.- Según el Artículo 295 de la Ley «Las controversias entre los asegurados o sus beneficiarios y el Instituto sobre las prestaciones que esta Ley otorga, deberán tramitarse ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje, en tanto que las que se presenten entre el Instituto y los patrones y demás sujetos obligados, se tramitarán ante el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa». En el caso los patrones podrán recurrir al Juicio Contencioso Administrativo dentro de los 45 días hábiles a que surte efectos la notificación del acto impugnado, el juicio se interpone ante el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa competente, la resolución deberá emitirse dentro de los 60 días siguientes a la fecha de cierre de la instrucción en el juicio; para el caso de la demanda el asegurado o sus beneficiarios deberán recurrir ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje que corresponda a su domicilio.

Paralelamente con el recurso de inconformidad el patrón o el asegurado a quien se le niegue la DECSJL, puede hacer uso del servicio de Queja que ofrece la PRODECON, lo cual puede ayudar a agilizar la resolución del trámite, de no ser así también se puede solicitar el servicio de representación legal de dicha Procuraduría para interponer el Juicio Contencioso Administrativo o Demanda, según corresponda al patrón o trabajador respectivamente.

IX. Conclusiones

Es importante que todos nos apeguemos a la cultura de la legalidad (patrones, trabajadores, así como el mismo Instituto) y exijamos el respecto a nuestras leyes, de no ser así recurrir a los medios de defensa con que contamos para hacer valer nuestros derechos, actualmente contamos con instituciones como la PRODECON que nos puede apoyar para cumplir con este fin, ya sea por medio de una queja o por medio de los servicios de representación legal y defensa, entro otros; también es importante busquemos de manera afanosa que nuestras leyes se adecuen a la realidad en que vivimos; es sorprendente ver como se ha modernizado y agilizado el tema de cumplimiento de las diversas obligaciones fiscales patronales que inciden en la recaudación y cobro de cuotas, sin embargo es cuestionable porque no se ha reducido y simplificado de igual forma, los plazos y requisitos para la DCESJL, así como otros trámites que simplifican el cumplimiento de las obligaciones patronales.

Actualmente el Instituto y buena parte de patrones y trabajadores, cuentan con los medios necesarios para poder realizar este trámite de forma electrónica, si se agrega a la plataforma de trámites digitales opcionales, se reduciría notablemente los costos administrativos de dicho trámite para todos los involucrados.

Considero que de forma conjunta la profesión organizada, el sector patronal, la PRODECON y la Unidad de Fiscalización y Cobranza, podemos hacer un buen equipo para lograr la modernización y simplificación administrativa que este trámite requiere, en beneficio de la competitividad tanto del sector obrero-patronal así como del Instituto; e inclusive también para poder simplificar y modernizar la forma de aplicar las notas de crédito derivadas del trámite en mención.

Glosario de Términos:

Ley: Ley del Seguro Social.
RACERF: Reglamento en Materia de Afiliación Clasificación de Empresas Registro y Fiscalización.
Código: Código Fiscal de la Federación.
Instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social.
CESJL: Contribuciones Enteradas sin Justificación Legal.
DCESJL: Devolución Contribuciones Enteradas sin Justificación Legal.
COFEMER: Comisión Federal de la Mejora Regulatoria.
PRODECON: Procuraduría de la Defensa del Contribuyente.
RRI: Reglamento del Recurso de Inconformidad.
CONSAR: Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro.
RCV: Retiro Cesantía y Vejez.
SAT: Servicio de Administración Tributaria.
INFONAVIT: Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores