Adiós al certificado digital del IMSS: la e.firma del SAT será la nueva llave para los trámites patronales.

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Adiós al certificado digital del IMSS: la e.firma del SAT será la nueva llave para los trámites patronales

El Instituto Mexicano del Seguro Social aprobó un cambio importante en la forma en que las personas empleadoras y sujetos obligados podrán identificarse y realizar actos por medios electrónicos ante el Instituto.

Mediante el Acuerdo ACDO.AS2.HCT.290626/176.P.DIR, aprobado por el H. Consejo Técnico del IMSS en sesión ordinaria del 29 de junio de 2026, se establece la implementación de la Firma Electrónica Avanzada, e.firma, emitida por el Servicio de Administración Tributaria, como el único certificado digital válido dentro del nuevo esquema para la realización de actos electrónicos ante el Instituto.

El cambio también contempla la eliminación del Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y de su certificado digital expedido por el propio IMSS.

Para patrones, empresas, responsables de nómina y despachos contables, esto representa mucho más que una modificación técnica.

La e.firma del SAT se convierte en la llave electrónica ante el IMSS

El acuerdo establece que las personas empleadoras o sujetos obligados que opten por realizar actos ante el IMSS mediante medios de comunicación electrónicos podrán firmarlos utilizando su e.firma.

Estos actos producirán los mismos efectos legales que los documentos presentados con firma autógrafa y tendrán el mismo valor probatorio que les otorguen las disposiciones aplicables.

Esto refuerza todavía más la importancia que la e.firma tiene como mecanismo de identificación electrónica de personas físicas y morales frente a las autoridades.

Ya no debe visualizarse únicamente como una herramienta necesaria para presentar declaraciones o realizar trámites ante el SAT.

Su vigencia, custodia y correcta utilización adquieren ahora una mayor relevancia también en materia de seguridad social.

Adiós al NPIE y al certificado digital del IMSS

Uno de los puntos más relevantes del acuerdo es la derogación del uso del Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y de su certificado digital expedido por el IMSS.

Durante años, este mecanismo ha formado parte de la operación cotidiana de empresas y despachos para realizar diversos movimientos y trámites electrónicos relacionados con los registros patronales.

El nuevo modelo busca sustituir ese sistema por el uso exclusivo de la e.firma emitida por el SAT.

Además, se dejan sin efectos los Acuerdos 43/2004 y 533/2006, publicados en el Diario Oficial de la Federación en 2004 y 2007, respectivamente.

⚠️ También cambia la representación legal

Este quizá sea uno de los puntos que mayor atención merece por parte de los despachos contables.

Cuando una persona empleadora o sujeto obligado, ya sea persona física o moral, autorice a otra persona para realizar actos en su nombre y cuenta como:

• representante legal;
• administrador;
• apoderado;
• o cualquier otra denominación equivalente,

la vinculación deberá realizarse exclusivamente mediante el Escritorio Virtual del IMSS.

Además, el representante deberá autenticarse utilizando su propia e.firma y la operación deberá ser firmada conjuntamente con la persona representada, utilizando ambos sus respectivas e.firmas.

Esto introduce una diferencia importante respecto de algunas prácticas que durante años han sido comunes en empresas y despachos.

No se trata simplemente de entregar al contador los archivos .cer, .key y la contraseña de la e.firma para que opere indistintamente en nombre del contribuyente.

El nuevo esquema apunta hacia una representación electrónica formalmente vinculada dentro del propio sistema del IMSS.

La e.firma no es una simple contraseña

Este cambio también debería provocar una revisión de los controles internos de las empresas.

La e.firma tiene consecuencias jurídicas importantes y no debería administrarse como si fuera una contraseña más de acceso a una plataforma.

Las empresas deberían revisar desde ahora cuestiones como:

• ¿Cuándo vence la e.firma de la empresa?
• ¿Quién conserva actualmente los archivos .cer y .key?
• ¿Quién conoce la contraseña de la llave privada?
• ¿La e.firma del representante legal está vigente?
• ¿Qué personas realizan actualmente movimientos ante el IMSS?
• ¿Las representaciones están correctamente documentadas?
• ¿Existe acceso y configuración adecuada en Escritorio Virtual?

Para los despachos que administran decenas o cientos de registros patronales, este cambio podría requerir incluso nuevos controles administrativos.

Un expediente básico podría incluir:

RFC → registro patronal → vigencia de e.firma → representante autorizado → vinculación en Escritorio Virtual → responsable del trámite.

Hay 90 días naturales para realizar la transición

El acuerdo establece un periodo de transición de 90 días naturales, contado a partir de su publicación en el Diario Oficial de la Federación, para que las personas empleadoras y sujetos obligados puedan migrar al uso exclusivo de la e.firma.

Además, el acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el DOF.

Esto significa que no estamos ante una eliminación inmediata del esquema anterior sin periodo de adaptación.

Sin embargo, tampoco conviene dejar la revisión para el último momento.

Durante este periodo las empresas deberían verificar la vigencia de sus certificados, revisar representantes y preparar sus procedimientos internos.

Ojo: el acuerdo se refiere a actos realizados electrónicamente

También es importante evitar interpretaciones exageradas.

El propio acuerdo señala que el uso de la e.firma aplica respecto de los actos que las personas empleadoras o sujetos obligados opten por realizar mediante medios de comunicación electrónicos.

Por ello, no sería correcto convertir esta disposición en una afirmación general de que absolutamente cualquier trámite ante el IMSS deberá efectuarse con e.firma.

El alcance debe analizarse conforme al tipo de trámite y al medio mediante el cual se realice.

¿Qué deberían hacer los patrones desde ahora?

Aunque existe un periodo de transición, este es un buen momento para revisar:

• vigencia de la e.firma;
• situación de representantes legales;
• accesos al Escritorio Virtual;
• registros patronales administrados;
• procedimientos utilizados actualmente;
• custodia de certificados y contraseñas;
• y responsables internos de los movimientos afiliatorios.

Especialmente los despachos contables deberían identificar aquellos clientes cuya e.firma esté próxima a vencer o cuyos representantes todavía no estén preparados para operar bajo el nuevo esquema.

Un cambio que va más allá del IMSS

La modificación confirma una tendencia que los contribuyentes y contadores debemos tomar cada vez más en serio:

la e.firma se está consolidando como una verdadera identidad digital frente a las autoridades.

Esto puede generar simplificación administrativa al evitar certificados distintos para diferentes instituciones, pero también aumenta la responsabilidad asociada con su custodia.

Perder el acceso, permitir que venza o compartir indiscriminadamente una e.firma puede tener consecuencias operativas cada vez mayores.

Para los contadores, el cambio representa también una oportunidad para profesionalizar la forma en que administramos la representación de nuestros clientes.

Tal vez sea momento de dejar atrás la práctica de:

“Pásame tu e.firma y yo hago todo”.

Y avanzar hacia un esquema más seguro:

el contribuyente conserva su identidad electrónica y el profesional actúa mediante una representación debidamente vinculada y autorizada.

El cambio del IMSS no solamente modifica un certificado digital.

También puede modificar la manera en que patrones, representantes legales y despachos contables gestionamos la identidad electrónica de los contribuyentes.