Los presupuestos, una función básica que toda entidad económica debe de considerar como parte de su función financiera.
Importancia de los presupuestos.
CPC. RODOLFO ARTURO KELLY ALVAREZ
• Presidente de la Comisión de Finanzas y Normas de Información Financiera del Instituto Colegio de Contadores Públicos de Sinaloa, A.C.
• rkelly@kellyconsultores.com
“Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia”
La elaboración del presupuesto es una función básica que toda entidad económica debe de considerar como parte de su función financiera.
En la elaboración del presupuesto debe de considerarse o tomarse en cuenta la participación de todas las áreas de la entidad, desde la más elemental como puede ser la presupuestación de los artículos de limpieza hasta las inversiones en activos fijos, pasando evidentemente por la nómina y sus agregados (IMSS, INFONAVIT, etc.).
Una de las características básicas del presupuesto es que es flexible, esto es, debe de ser monitoreado a fin de poder modificar, cuando sea necesario, las cifras de este, ejemplos de esto pueden ser los cambios en los precios de los combustibles, modificaciones en las condiciones laborales como pueden ser disposiciones en la Ley Federal del Trabajo que nos obliguen a contratar personal adicional para cumplir con limitaciones en el número de horas laborables.
El periodo del presupuesto es generalmente de un año y debe ser elaborado con la anterioridad suficiente para que todas las áreas de la entidad, mismas que deben intervenir en su elaboración, lo conozcan y ajusten en lo que se considere conveniente y por supuesto, lo más importante, todas las áreas se comprometan con su cumplimiento.
Entre las ventajas de contar con un presupuesto podemos considerar las siguientes:
1. Tener una línea de acción clara para cada una de las áreas de la empresa que permita evaluar su desempeño.
2. Asigna responsabilidades a las personas encargadas de la operación de cada área.
3. Marca un rumbo a seguir de manera coordinada entre todas las áreas de la entidad.
4. Permite la evaluación periódica del desempeño de la entidad.
Entre las limitaciones de los presupuestos podemos considerar las siguientes:
1. Se basan en estimaciones, las condiciones económicas y sociales como inflación e inseguridad tiene impactos en los precios de los insumos y la demanda de bienes y servicios.
2. Debido a lo anterior el presupuesto requiere actualización a medida que se presentan los cambios, esto significa que el presupuesto es flexible.
3. Requiere seguimiento por parte de las unidades responsables de su ejecución.
Respecto de esta última limitación debemos considerar que las desviaciones respecto de lo presupuestado pueden tener poca o mucha importancia, pero lo que si tiene mucha importancia es el hecho de que las desviaciones deben de ser detectadas a la brevedad posible para poder ajustar los importes plasmados en el presupuesto, este periodo de tiempo transcurrido entre que suceden las desviaciones, se analizan y se tomen decisiones al respecto es lo que algunos autores llaman “tramo de control”, mientras mas corto sea ese periodo de tiempo mejor para la entidad.
El presupuesto comprende básicamente dos secciones,
a) el presupuesto de operación y
b) el presupuesto financiero.
El presupuesto de operación inicia con el presupuesto de ventas, seguido del presupuesto de producción, de compras de materia prima o compras de inventario, de mano de obra y de gastos indirectos, gastos de administración, gastos de venta.
El presupuesto financiero comprende la elaboración de los estados financieros presupuestados con base en lo presupuestado en el de operación y sería el Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Resultados y Estado de Situación Financiera.
La coordinación general de la elaboración del presupuesto usualmente depende del área de finanzas, misma que debe de asignar los diferentes roles a cada una de las áreas involucradas.
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