Materialidad y fecha cierta. Porque cuando el SAT llega, el contrato en el cajón ya no alcanza…
Cuando el SAT llega, el contrato en el cajón ya no alcanza…
En 2026 cambió de forma importante la manera en que las empresas deben entender su documentación fiscal.
Ya no estamos hablando solamente de conservar CFDI, pólizas contables, contratos y transferencias bancarias “por si algún día llega una auditoría”. La reforma fiscal vigente incorporó una disposición particularmente relevante: el artículo 29-A, fracción IX, del Código Fiscal de la Federación establece que los CFDI deben amparar operaciones existentes, verdaderas o actos jurídicos reales. Los comprobantes que no cumplan este requisito pueden considerarse falsos para efectos fiscales.
Además, el artículo 49 Bis del CFF introdujo un procedimiento especial de visita domiciliaria para aquellos casos en que la autoridad presume que un contribuyente está emitiendo este tipo de comprobantes. El procedimiento puede concluir en un máximo de 24 días hábiles y la propia orden puede disponer la suspensión de la emisión de CFDI desde su entrega o notificación.
Por eso el expediente documental dejó de ser únicamente un asunto del contador.
Ahora también es un problema de continuidad operativa y administración de riesgos.
Pero hay que distinguir dos conceptos que frecuentemente se confunden:
- materialidad
- y fecha cierta.
Un CFDI y un contrato ya no cuentan toda la historia
La materialidad busca demostrar que detrás del comprobante fiscal hubo una operación real. Dependiendo de la naturaleza de la operación, esto puede implicar acreditar quién prestó el servicio, qué se hizo, dónde, cuándo, con qué recursos, qué resultado produjo, cómo se entregó, quién lo recibió y cómo se pagó.
En una compra de mercancía podrían ser relevantes, entre otros elementos, órdenes de compra, cotizaciones, entradas de almacén, documentos de transporte, fotografías, inventarios y comprobantes de pago.
En un servicio, el expediente podría incluir propuestas, contratos, órdenes de trabajo, correos electrónicos, reportes, entregables, bitácoras, evidencia fotográfica, archivos producidos y aceptación del cliente.
No existe un “documento mágico” que por sí solo demuestre materialidad. Ni siquiera el contrato…
Y aquí aparece el segundo problema: la fecha cierta.
¿Qué significa que un contrato tenga fecha cierta?
La Suprema Corte de Justicia de la Nación estableció en la jurisprudencia 2a./J. 161/2019 (10a.) que los documentos privados que se presentan a la autoridad fiscal con motivo del ejercicio de facultades de comprobación deben cumplir con el requisito de fecha cierta para alcanzar la eficacia probatoria correspondiente frente a terceros.
Tradicionalmente, un documento privado adquiere fecha cierta, entre otros supuestos, cuando:
- se inscribe en el registro público correspondiente;
- se presenta ante un fedatario público; o
- fallece alguno de sus firmantes.
Esto tiene una consecuencia empresarial muy importante.
Dos empresas pueden haber firmado válidamente un contrato privado y éste producir obligaciones entre ellas. Sin embargo, frente a un tercero como la autoridad fiscal, puede existir una discusión adicional sobre desde cuándo puede demostrarse de manera objetiva que ese documento existía.
Por eso no basta con imprimir hoy un contrato que dice “15 de febrero de 2024”.
La pregunta probatoria es diferente: ¿cómo demuestra la empresa que ese documento efectivamente existía desde aquella fecha y no fue elaborado posteriormente?
¿Entonces hay que llevar todos los contratos al notario?
No.
Eso sería costoso, poco práctico y, en organizaciones con cientos o miles de operaciones, difícilmente escalable. Lo correcto es aplicar un enfoque basado en riesgo.
Para determinadas operaciones, la intervención de un fedatario puede ser especialmente conveniente: financiamientos relevantes, operaciones entre partes relacionadas, regalías, reestructuras corporativas, préstamos de socios, adquisiciones importantes, contratos de larga duración, determinados arrendamientos y operaciones cuyo eventual desconocimiento pueda representar una contingencia fiscal material.
Y existe otra precisión importante: no siempre es necesario protocolizar íntegramente el contrato para obtener fecha cierta.
La jurisprudencia reconoce que la presentación de un documento privado ante un fedatario puede otorgarle fecha cierta a partir de ese momento. Incluso existen precedentes en los que una copia certificada por fedatario acredita que el documento ya existía cuando fue presentado para su reproducción y certificación.
El punto clave es temporal:
formalizar hoy no convierte retroactivamente en cierta la fecha escrita hace dos años.
La certeza comienza, en principio, desde el acontecimiento que permite objetivamente acreditar la existencia del documento.
¿Y qué pasa con los documentos firmados electrónicamente?
Aquí existe una alternativa particularmente interesante para las empresas.
La Firma Electrónica Avanzada (FEA) tiene efectos jurídicos equivalentes a la firma autógrafa y está diseñada, entre otras cosas, para proporcionar autenticidad, integridad y no repudio respecto del documento electrónico. Los artículos 7 y 8 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada reconocen expresamente estas características.
Pero identificar al firmante no responde necesariamente a otra pregunta:
¿Desde cuándo puede acreditarse frente a terceros que ese archivo existía en esa forma?
Para eso resulta especialmente relevante la NOM-151-SCFI-2016 y la constancia de conservación de mensajes de datos.
El Código de Comercio dispone que los comerciantes deben conservar los documentos en los que consten contratos, convenios y obligaciones y, tratándose de mensajes de datos, exige que la información se mantenga íntegra e inalterada y pueda ser consultada posteriormente.
La NOM-151 desarrolla precisamente los mecanismos técnicos para esa conservación.
Y aquí aparece un criterio especialmente importante.
PRODECON, mediante el Criterio Sustantivo 28/2020/CTN/CS-SASEN, sostuvo que un documento electrónico privado puede adquirir fecha cierta cuando se encuentra validado con la firma electrónica avanzada de las partes y cuenta con una constancia de conservación de mensajes de datos conforme a la NOM-151.
Es importante hacer una precisión jurídica: se trata de un criterio de PRODECON y no de una jurisprudencia obligatoria de la Suprema Corte.
Aun así, constituye una referencia técnica y jurídica muy relevante para diseñar una política documental digital.
FEA + NOM-151: una alternativa para operaciones de alto volumen
Para una empresa que celebra cientos o miles de contratos, anexos, órdenes, convenios o aceptaciones cada año, este esquema puede convertirse en una herramienta de administración documental mucho más escalable.
La lógica podría ser:
- operaciones ordinarias: documentación electrónica, Firma Electrónica Avanzada y conservación certificada conforme a NOM-151;
- operaciones de riesgo elevado: analizar adicionalmente intervención notarial, inscripción registral u otra formalidad aplicable;
- operaciones críticas o sujetas por ley a una determinada formalidad: cumplir necesariamente con esa formalidad.
No debe olvidarse que el corredor público también puede actuar como fedatario en diversos actos mercantiles, pero su competencia no es idéntica a la del notario y tiene límites, particularmente respecto de ciertos actos relacionados con inmuebles y actos de naturaleza no mercantil.
¿Y los contratos firmados en el extranjero?
Este tema adquirió especial actualidad en 2026.
En enero de este año se publicó una tesis aislada de Tribunal Colegiado, registro digital 2031684, que sostiene que los contratos privados celebrados en el extranjero a los que se pretendan dar efectos fiscales en México deben cumplir con el requisito de fecha cierta conforme al derecho mexicano.
Al tratarse de una tesis aislada, no debe confundirse con jurisprudencia obligatoria, pero constituye una señal relevante para grupos multinacionales y empresas mexicanas que documentan financiamientos, servicios, licencias, regalías u operaciones intercompañía mediante contratos celebrados fuera del país.
Pero cuidado: fecha cierta no significa materialidad
Ésta es probablemente la conclusión más importante.
Un notario puede acreditar que determinado documento existía en una fecha.
Una Firma Electrónica Avanzada puede fortalecer la identificación del firmante, la integridad del documento y el no repudio.
Una constancia NOM-151 puede proporcionar evidencia técnica sobre la existencia e integridad temporal de un archivo electrónico.
Pero ninguno de esos elementos demuestra, por sí solo, que el servicio realmente se prestó o que la operación efectivamente ocurrió.
Para eso sigue siendo necesario construir el expediente de la operación.
- Contrato.
- CFDI.
- Transferencia bancaria.
- Complemento de pago, cuando corresponda.
- Órdenes de compra.
- Cotizaciones.
- Correos.
- Reportes.
- Entregables.
- Bitácoras.
- Fotografías.
- Entradas de almacén.
- Documentación logística.
- Personal involucrado.
- Infraestructura.
Y, sobre todo, una conexión lógica entre todos esos elementos.
Eso es lo que transforma una carpeta llena de documentos en una verdadera trazabilidad de la operación.
En 2026, cinco días pueden ser demasiado pocos para empezar a buscar documentos
El artículo 49 Bis del CFF permite que, dentro del procedimiento especial para verificar CFDI presuntamente falsos, el contribuyente aporte pruebas durante la visita o dentro de los cinco días hábiles siguientes. El procedimiento completo debe concluir en un máximo de 24 días hábiles.
Cinco días pueden ser suficientes para entregar un expediente que ya existe.
Difícilmente serán suficientes para reconstruir correctamente uno que nunca se integró.
Ésa es la verdadera enseñanza para administración, dirección financiera, contraloría y áreas fiscales: la defensa documental se construye cuando ocurre la operación, no cuando llega la auditoría.
La empresa debería clasificar sus operaciones por riesgo, definir qué documentación debe integrarse para cada tipo de gasto, utilizar herramientas de conservación electrónica certificada cuando resulten adecuadas y reservar las formalidades notariales o registrales para aquellas operaciones cuya importancia jurídica, fiscal o patrimonial realmente lo justifique.
Porque en 2026 el problema ya no es solamente tener un CFDI. El verdadero desafío es poder demostrar, con documentos creados oportunamente y conectados entre sí, que detrás de ese CFDI existió una operación real.
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